【熱門】文件管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
文件管理制度1
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
x-x.x-xx
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的`應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度2
1. 制定詳盡的資本金管理政策：明確各環(huán)節(jié)的規(guī)則，提供操作指南。
2. 建立監(jiān)控系統(tǒng)：實(shí)時(shí)跟蹤資本金的`流入流出，確保透明度。
3. 定期審計(jì)：內(nèi)外部審計(jì)相結(jié)合，確保資本金管理的合規(guī)性。
4. 培訓(xùn)與教育：提升員工對(duì)資本金管理的理解和執(zhí)行能力。
5. 完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)調(diào)整管理策略。
6. 激勵(lì)與約束機(jī)制：通過獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)員工遵守資本金管理制度。
本制度旨在為企業(yè)提供一套全面、實(shí)用的資本金管理框架，通過規(guī)范化的管理，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。在實(shí)施過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境。
文件管理制度3
傳染病管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 保障患者安全：防止交叉感染，保護(hù)患者權(quán)益。
2. 保護(hù)醫(yī)護(hù)人員：降低醫(yī)護(hù)人員感染風(fēng)險(xiǎn)，確保醫(yī)療隊(duì)伍穩(wěn)定。
3. 維護(hù)公共健康：有效控制傳染病傳播，減輕社會(huì)公共衛(wèi)生負(fù)擔(dān)。
4. 提升醫(yī)院聲譽(yù)：顯示醫(yī)院專業(yè)能力和負(fù)責(zé)任的態(tài)度，增強(qiáng)公眾信任。
5. 法規(guī)遵守：符合國家相關(guān)法律法規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
文件管理制度4
1. 制定詳細(xì)的操作手冊：編寫詳盡的文件收發(fā)管理手冊，涵蓋所有流程和規(guī)定，供員工參考。
2. 引入電子化系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，建立電子文件管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件收發(fā)，提高效率。
3. 定期審計(jì)：設(shè)立專門的審計(jì)機(jī)制，定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
4. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)意見，持續(xù)優(yōu)化文件收發(fā)流程。
5. 培訓(xùn)與考核：將文件管理納入員工培訓(xùn)計(jì)劃，通過考核確保員工理解和遵守制度。
文件收發(fā)管理制度的'建立和執(zhí)行，需要全體員工的共同參與和努力，只有這樣，才能真正發(fā)揮其在企業(yè)管理中的積極作用，推動(dòng)企業(yè)健康、有序發(fā)展。
文件管理制度5
計(jì)量管理制度目的與編制依據(jù)
1.1為規(guī)范公司的計(jì)量管理，保證計(jì)量器具的準(zhǔn)確可靠，充分發(fā)揮計(jì)量管理對(duì)公司生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量、安全、成本管理的保障作用，特制定本制度。
1.2本制度的編制依據(jù)為：
《中華人民共和國計(jì)量法》（1985）
《中華人民共和國計(jì)量法實(shí)施細(xì)則》（國家計(jì)量局，1987）
《中華人民共和國強(qiáng)制檢定的工作計(jì)量器具明細(xì)目錄》（國家計(jì)量局，1987）《質(zhì)量手冊》（××××公司，20xx年）
《測量和監(jiān)視裝置控制程序》（南××××公司，20xx年）
2主題內(nèi)容
本制度規(guī)定了計(jì)量器具購置、領(lǐng)用、維護(hù)、檢定以及計(jì)量技術(shù)檔案管理的基本流程和工作要求，明確了有關(guān)部門、崗位的計(jì)量管理職責(zé)。
3范圍
本規(guī)定適用于公司生產(chǎn)、生活、倉儲(chǔ)裝置使用的A、B類計(jì)量儀表（壓力表、真空表、溫度計(jì)、流量計(jì)、酸度計(jì)等）、生產(chǎn)與倉儲(chǔ)衡器（磅秤、電子臺(tái)秤等）以及分析技術(shù)部檢測儀器、玻璃計(jì)量儀器的管理。
4職責(zé)
4.1質(zhì)量保證部（以下簡稱“質(zhì)保部”）負(fù)責(zé)組織本制度的編制、修訂，設(shè)備動(dòng)力部（以下簡稱“設(shè)動(dòng)部”）、分析技術(shù)部、生產(chǎn)部、采購部、研發(fā)部、倉庫和其他有關(guān)部門參與上述工作。
4.2設(shè)備動(dòng)力部（以下簡稱“設(shè)動(dòng)部”）負(fù)責(zé)公司所有計(jì)量器具的管理，分析技術(shù)部、生產(chǎn)部設(shè)置兼職計(jì)量員，協(xié)助設(shè)動(dòng)部管理本部門使用的計(jì)量器具。質(zhì)保部負(fù)責(zé)對(duì)上述工作的監(jiān)督。
4.3計(jì)量器具使用部門負(fù)責(zé)本部門計(jì)量器具的維護(hù)，保持計(jì)量器具在有效檢定期內(nèi)的精密度和可靠性。設(shè)動(dòng)部、質(zhì)保部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
4.4本制度經(jīng)公司管理程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，由行政部頒布實(shí)施。質(zhì)保部負(fù)責(zé)將本制度及其修訂版本報(bào)行政部備案。
5計(jì)量器具的等級(jí)分類
5.1 A類計(jì)量器具
國家規(guī)定強(qiáng)制檢定的用于貿(mào)易結(jié)算、安全防護(hù)和環(huán)境檢測的計(jì)量器具，包括機(jī)械臺(tái)秤及其砝碼，電子臺(tái)秤，蒸汽流量計(jì)，污水流量計(jì)，自來水（含工業(yè)水、生活水）流量計(jì)，電度表，電子天平，分光光度計(jì)，玻璃液體溫度計(jì)(質(zhì)檢用)，臺(tái)式酸度計(jì)，壓力表。5.2 B類計(jì)量器具
用于原料和產(chǎn)品檢驗(yàn)、內(nèi)部物料轉(zhuǎn)移的計(jì)量器具以及生產(chǎn)裝置上的部分計(jì)量器具，包括各種規(guī)格的移液管及容量瓶，數(shù)字熔點(diǎn)儀，自動(dòng)旋光儀，凝固點(diǎn)儀，電位滴定儀，旋轉(zhuǎn)粘度計(jì)，雙金屬/熱電阻/熱電偶溫度計(jì)，工業(yè)酸度計(jì)、氣相色譜儀、液相色譜儀等。
5.2.3 C類計(jì)量器具
公司使用的除A、B類計(jì)量器具以外的其他計(jì)量器具（如玻璃液位計(jì)、水池標(biāo)尺等）。計(jì)量器具的采購與領(lǐng)用管理
6.1采購/入庫管理
6.1.1各部門購置計(jì)量器具時(shí)，應(yīng)明確該器具的計(jì)量精度與量程，根據(jù)其使用場合的具體要求選型。計(jì)量器具請(qǐng)購單應(yīng)準(zhǔn)確填寫需采購的計(jì)量器具的名稱、量程、計(jì)量精度、防爆要求等技術(shù)數(shù)據(jù)。設(shè)動(dòng)部對(duì)請(qǐng)購部門的選型提供技術(shù)支持。
5.1.2采購部購置計(jì)量器具時(shí)，必須選擇持有合法有效的《制造計(jì)量許可證》的供應(yīng)商，所采購的計(jì)量器具上應(yīng)有該許可證的標(biāo)志，并有產(chǎn)品合格證或合格印，A、B類計(jì)量器具應(yīng)配備使用說明書和相關(guān)技術(shù)資料。設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)驗(yàn)收上述標(biāo)志、合格證或合格印，并在驗(yàn)收單上簽字。
5.1.3采購部憑倉庫和設(shè)動(dòng)部共同簽發(fā)的驗(yàn)收單辦理入庫和報(bào)銷手續(xù)。沒有產(chǎn)品合格證（或合格印）、生產(chǎn)許可標(biāo)志或生產(chǎn)許可標(biāo)志不合格的A、B類計(jì)量器具，倉庫不得辦理入庫和報(bào)銷，由采購部負(fù)責(zé)退貨。
5.2領(lǐng)用管理
5.2.1 A、B類計(jì)量器具的領(lǐng)用部門必須在設(shè)動(dòng)部辦理登記和設(shè)置統(tǒng)一編號(hào)手續(xù)。倉庫在確認(rèn)設(shè)動(dòng)部簽發(fā)的'計(jì)量器具領(lǐng)料單后方可發(fā)貨。
5.2.2 A、B類計(jì)量器具使用部門應(yīng)將所領(lǐng)用計(jì)量器具的產(chǎn)品合格證和使用說明書的原件交設(shè)動(dòng)部保管（可保留復(fù)印件）。設(shè)動(dòng)部根據(jù)領(lǐng)料單和上述文件建立計(jì)量器具管理臺(tái)帳和每件計(jì)量器具的原始技術(shù)資料檔案（見本規(guī)程第8.1節(jié)）。C類計(jì)量器具的產(chǎn)品合格證和使用說明書由使用部門負(fù)責(zé)保存。
6計(jì)量器具/檢測儀器的使用與維護(hù)管理
6.1使用管理
6.1.1設(shè)動(dòng)部對(duì)所有在用A、B類計(jì)量器具（含檢測儀器，下同）設(shè)置統(tǒng)一編號(hào)。計(jì)量器具使用部門應(yīng)確保所使用的全部計(jì)量器具均在規(guī)定的量程和精度范圍內(nèi)使用，且使用環(huán)境符合計(jì)量器具使用要求。
禁止超量程、超精度和在超出允許環(huán)境的條件下使用計(jì)量器具。
6.1.2計(jì)量器具使用者必須了解計(jì)量器具的性能、原理，掌握正確的使用方法。分析技術(shù)部負(fù)責(zé)編制本部門使用的A、B類計(jì)量器具的使用說明書，設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)編制其他A、B類計(jì)量器具的使用說明書，并協(xié)助使用部門培訓(xùn)和考核。計(jì)量器具使用部門不得安排未經(jīng)培訓(xùn)和未通過考核的人員獨(dú)立操作使用A、B類計(jì)量器具，其測量數(shù)據(jù)不可作為貿(mào)易結(jié)算、工藝、質(zhì)量、安全、環(huán)境檢測等方面的依據(jù)。設(shè)動(dòng)部應(yīng)保存A、B類計(jì)量器具使用部門的培訓(xùn)考核記錄（或復(fù)印件）備查。
6.1.3計(jì)量器具每次使用前，使用者均應(yīng)檢查其狀態(tài)是否正常。凡使用說明書要求自檢的計(jì)量器具每次使用前均必須自檢，并由使用者記錄自檢結(jié)果。要求自檢的計(jì)量器具未經(jīng)自檢即使用或自檢記錄缺失均屬質(zhì)量違章行為。
6.1.4計(jì)量器具使用中出現(xiàn)量值反常、數(shù)據(jù)不穩(wěn)定以及失靈，失準(zhǔn)等異常情況時(shí)，使用人員應(yīng)立即停止使用并向上級(jí)報(bào)告。使用部門應(yīng)及時(shí)通知設(shè)動(dòng)部安排檢定、維修，并更換計(jì)量器具。禁止使用有明顯故障的計(jì)量器具。使用人員不得擅自拆卸、修理計(jì)量器具。
6.1.5因選型、使用、維護(hù)不當(dāng)造成計(jì)量器具損壞、報(bào)廢和由此引發(fā)的各類事故按公司有關(guān)規(guī)定調(diào)查處理。
6.2維護(hù)管理
6.2.1計(jì)量器具使用人員應(yīng)按照使用說明書的要求進(jìn)行維護(hù)操作。計(jì)量器具在安裝、拆卸和使用過程中應(yīng)防止硬器、銳器的碰撞，避免劇烈振動(dòng)，避免與禁忌物質(zhì)的接觸，保持計(jì)量器具的清潔和良好的工作狀態(tài)。
6.2.2非定點(diǎn)使用的計(jì)量器具（如機(jī)械臺(tái)秤、電子臺(tái)秤等）每班使用后都應(yīng)按照使用說明書的要求進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)清除沾染的化工物料。使用部門應(yīng)將非定點(diǎn)計(jì)量器具的使用和清潔狀況列入交接班檢查內(nèi)容。
6.2.3設(shè)動(dòng)部每月至少組織一次對(duì)公司計(jì)量器具的使用與維護(hù)狀況的全面現(xiàn)場檢查，并通知質(zhì)保部和計(jì)量器具使用部門參加。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正計(jì)量器具使用、維護(hù)中的錯(cuò)誤，停用超過有效檢定周期的計(jì)量器具，制止違章操作，并檢查結(jié)果錄入《計(jì)量器具現(xiàn)場檢查表》（見附件一）。
6.2.4計(jì)量器具現(xiàn)場檢查的重點(diǎn)為A、B類計(jì)量器具的狀況，參檢人員均應(yīng)在檢查記錄上簽字確認(rèn)檢查結(jié)果，并協(xié)助使用部門處理檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。質(zhì)保部重點(diǎn)追蹤檢查中所發(fā)現(xiàn)問題的糾正以及預(yù)防措施的落實(shí)狀況。
6.3轉(zhuǎn)移、停用與報(bào)廢管理
6.3.1定點(diǎn)使用的計(jì)量器具轉(zhuǎn)移工作場所或計(jì)量器具停用時(shí)，其使用部門提前三個(gè)工作日通知設(shè)動(dòng)部備案。設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)編制《計(jì)量器具停用通知單》（見附件三），由設(shè)動(dòng)部經(jīng)理、質(zhì)保部經(jīng)理共同簽發(fā)。停用的計(jì)量器具由使用部門負(fù)責(zé)從使用點(diǎn)拆下或設(shè)置顯著的停用標(biāo)識(shí)，防止被誤用。
6.3.2設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)檢查、確認(rèn)計(jì)量器具轉(zhuǎn)移后工作場所的適用性和停用計(jì)量器具的拆卸、封存情況，并及時(shí)錄入計(jì)量器具管理臺(tái)帳。
6.3.3設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)計(jì)量器具報(bào)廢的技術(shù)審核。計(jì)量器具無修復(fù)價(jià)值或因品質(zhì)不良無法有效使用時(shí)，使用部門在辦理報(bào)廢手續(xù)時(shí)由設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)技術(shù)確認(rèn)。屬于固定資產(chǎn)的計(jì)量器具按固定資產(chǎn)管理程序?qū)嵤﹫?bào)廢。因其質(zhì)量問題報(bào)廢的計(jì)量器具設(shè)動(dòng)部確認(rèn)后應(yīng)通知采購部，并協(xié)助采購部與供應(yīng)商交涉。
6.3.4報(bào)廢的計(jì)量器具禁止使用，由使用部門負(fù)責(zé)實(shí)施有效封存（轉(zhuǎn)移出使用場所，拆卸關(guān)鍵部件并設(shè)置明顯的“報(bào)廢”標(biāo)識(shí)）或拆卸后交設(shè)動(dòng)部處理。設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)報(bào)廢計(jì)量器具臺(tái)帳的注銷，并妥善保存相關(guān)資料。
7周期檢定管理7.1周期檢定標(biāo)準(zhǔn)
7.1.1公司A、B類計(jì)量器具均應(yīng)進(jìn)行周期檢定，檢定不合格的計(jì)量器具不得使用。A、B類計(jì)量器具送檢率應(yīng)分別達(dá)到100％和95％，計(jì)量器具檢定合格率應(yīng)≥95％。
7.1.2設(shè)動(dòng)部依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際狀況，負(fù)責(zé)編制各類計(jì)量器具的周期檢定標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)使用部門確認(rèn)和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為計(jì)量器具進(jìn)行周期檢定的依據(jù)。分析技術(shù)部計(jì)量器具周期檢定標(biāo)準(zhǔn)由分析技術(shù)部自行編制。質(zhì)保部協(xié)助并監(jiān)督計(jì)量器具周期檢定標(biāo)準(zhǔn)的編制和修訂。
7.2周期檢定計(jì)劃編制與實(shí)施
7.2.1設(shè)動(dòng)部根據(jù)管理臺(tái)帳和周期檢定標(biāo)準(zhǔn)，編制計(jì)量器具的周期檢定計(jì)劃，并在檢定有效截止日期前20個(gè)工作日向計(jì)量器具使用部門提交《計(jì)量器具/檢測儀器周期檢定通知單》（見附件二）。通知單應(yīng)標(biāo)明所需檢定的計(jì)量器具的編號(hào)、安裝使用地點(diǎn)、有效期截止時(shí)間、計(jì)劃送檢日期和計(jì)劃完成檢定日期。
7.2.2計(jì)量器具使用部門接到檢定通知單后，應(yīng)合理安排檢定對(duì)象及其相關(guān)裝置的運(yùn)行或使用計(jì)劃，及時(shí)停止使用，并最晚在有效期截止時(shí)間前3個(gè)工作日將計(jì)量器具拆卸并清潔后交設(shè)動(dòng)部。在計(jì)量器具送檢期間因生產(chǎn)、生活或安全管理需要不能停車的裝置，使用部門應(yīng)提前申請(qǐng)采購或領(lǐng)用備用計(jì)量器具。需要檢定單位現(xiàn)場檢定的計(jì)量器具應(yīng)由使用部門在檢定日期的前一個(gè)工作日完成檢定準(zhǔn)備。
7.2.3設(shè)動(dòng)部根據(jù)周期檢定計(jì)劃和檢定通知單，負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的檢定單位，及時(shí)實(shí)施周期檢定，盡可能縮短計(jì)量器具和相關(guān)設(shè)備因檢定造成的停用時(shí)間。分析技術(shù)部計(jì)量器具的檢定由該部門自行聯(lián)系，并告知設(shè)動(dòng)部。
7.2.4所有檢定合格的計(jì)量器具均應(yīng)有檢定單位頒發(fā)的檢定合格證。設(shè)動(dòng)部將檢定合格的計(jì)量器具送還使用部門時(shí)，應(yīng)按規(guī)定將合格證（或復(fù)印件）粘貼在計(jì)量器具上或保留在計(jì)量技術(shù)檔案中。
7.2.5周期檢定不合格的計(jì)量器具由設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)設(shè)置醒目的“不合格器具”標(biāo)識(shí)，存放至機(jī)修車間配件庫或在使用現(xiàn)場封存，并逐一登錄在案。設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)組織對(duì)不合格計(jì)量器具進(jìn)行鑒別，可以修復(fù)的由設(shè)動(dòng)部聯(lián)系外送修復(fù)，無修復(fù)價(jià)值的辦理報(bào)廢（見6.3節(jié)）。
7.2.6質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)量器具檢定計(jì)劃的實(shí)施過程，協(xié)助設(shè)動(dòng)部和使用部門組織檢定，并重點(diǎn)監(jiān)督A、B類計(jì)量器具、超過檢定期計(jì)量器具的檢定安排和檢定不合格器具的處理。對(duì)有可能造成質(zhì)量、安全、設(shè)備事故的過期未檢定計(jì)量器具，由設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)向使用部門發(fā)布《計(jì)量器具/檢測儀器停用通知單》（見附件三），并監(jiān)督實(shí)施。
7.3內(nèi)部檢定管理
7.3.1設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)組織公司除分析技術(shù)部以外的各類計(jì)量器具的內(nèi)部檢定，分析技術(shù)部計(jì)量器具的內(nèi)部檢定由該部門自行組織。
7.3.2內(nèi)部檢定對(duì)象為在周期檢定標(biāo)準(zhǔn)期內(nèi)（見7.1節(jié)）的計(jì)量器具。對(duì)超過檢定期的計(jì)量器具的內(nèi)部檢定結(jié)果無效。
7.3.3設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)編制計(jì)量器具內(nèi)部檢定計(jì)劃和檢定方案，并負(fù)責(zé)實(shí)施和保存內(nèi)部檢定記錄。計(jì)量器具內(nèi)部檢定方案必須符合國家或行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，檢定器具合法，檢定方法正確、簡便。計(jì)量器具使用部門應(yīng)積極協(xié)助內(nèi)部檢定工作。7.3.4內(nèi)部檢定不合格且無法校準(zhǔn)的計(jì)量器具應(yīng)立即停止使用，由設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)聯(lián)系提前實(shí)施周期檢定，按周期檢定操作程序?qū)嵤ㄒ?.2節(jié)）。
8計(jì)量技術(shù)檔案管理
8.1計(jì)量技術(shù)檔案內(nèi)容
設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)建立全公司除分析技術(shù)部以外的全部計(jì)量器具的技術(shù)檔案，其主要內(nèi)容為：
①原始技術(shù)資料，包括計(jì)量器具的說明書、合格證、生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明、安裝施工檢驗(yàn)記錄以等；
�、谟�(jì)量器具檢定管理臺(tái)帳，包括計(jì)量器具的統(tǒng)一編號(hào)、周期檢定計(jì)劃、內(nèi)部檢定計(jì)劃以及檢定合格證、檢定原始記錄等；
③現(xiàn)場檢查記錄、停用通知單、維修記錄；
④退貨與報(bào)廢記錄。
分析技術(shù)部的計(jì)量技術(shù)檔案由該部門負(fù)責(zé)建立和保存,基本內(nèi)容同上。
8.2管理職責(zé)
8.2.1設(shè)動(dòng)部負(fù)責(zé)計(jì)量技術(shù)檔案的建立和管理，確保其完整性、可靠性。
8.2.2設(shè)動(dòng)部每月至少檢查一次、質(zhì)保部每季度至少檢查一次計(jì)量技術(shù)檔案狀況，并在檢查記錄上簽字確認(rèn)檢查結(jié)果（見附件四）對(duì)短缺、遺失、損毀的計(jì)量技術(shù)檔案，由設(shè)動(dòng)部通過供應(yīng)商、檢定單位等渠道盡力收集。
8.2.3計(jì)量技術(shù)檔案可供公司各部門查閱，但不得外借。特殊情況下需要外借時(shí)，應(yīng)按公司技術(shù)資料管理規(guī)定辦理借用手續(xù)。附件
附件一《計(jì)量器具/檢測儀器現(xiàn)場檢查表》附件二《計(jì)量器具/檢測儀器周期檢定通知單》附件三《計(jì)量器具/檢測儀器停用通知單》
附件四《計(jì)量技術(shù)檔案檢查表》
文件管理制度6
監(jiān)理資料管理制度的重要性在于：
1．保證工程質(zhì)量和安全：通過記錄和審核，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正施工過程中的'問題。
2．提高工作效率：規(guī)范化的資料管理流程能減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。
3．防止糾紛：完整的資料是處理工程爭議的重要依據(jù)。
4．法規(guī)遵循：符合國家對(duì)建設(shè)工程監(jiān)理的法規(guī)要求，確保合規(guī)運(yùn)營。
文件管理制度7
資料收集管理的重要性不言而喻。一方面，準(zhǔn)確、全面的資料是企業(yè)制定戰(zhàn)略、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提升競爭力的.基礎(chǔ)；另一方面，良好的資料管理能降低信息混亂帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，同時(shí)保護(hù)企業(yè)的核心資產(chǎn)——信息資源。
文件管理制度8
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的'財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
《ci標(biāo)識(shí)手冊》
文件管理制度9
1. 制定詳細(xì)政策：企業(yè)應(yīng)制定全面的文件保密政策，明確各項(xiàng)規(guī)定和操作流程。
2. 技術(shù)支持：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如防火墻、加密軟件等，增強(qiáng)文件的安全防護(hù)。
3. 建立審計(jì)機(jī)制：定期進(jìn)行保密審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
4. 加強(qiáng)教育：通過培訓(xùn)提升員工的.保密意識(shí)，使其明白保密的重要性，知道如何遵守規(guī)定。
5. 簽訂保密協(xié)議：新入職員工及合作伙伴均需簽訂保密協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。
6. 定期評(píng)估與更新：隨著企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)及時(shí)評(píng)估保密制度的有效性，適時(shí)調(diào)整和完善。
文件保密管理制度的實(shí)施需要全員參與，從管理層到基層員工，每個(gè)人都應(yīng)認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，共同維護(hù)企業(yè)的信息安全。只有這樣，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
文件管理制度10
技術(shù)文件管理制度是一項(xiàng)關(guān)鍵的企業(yè)管理工具，旨在確保技術(shù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用到廢棄的全過程，旨在提高工作效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量，并符合法規(guī)要求。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：明確各類技術(shù)文件的定義和分類標(biāo)準(zhǔn)，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程、操作手冊等，建立統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。
2. 文件審批流程：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布環(huán)節(jié)，確保文件的準(zhǔn)確性、合規(guī)性。
3. 文件版本控制：管理文件的`修訂歷史，防止舊版文件的誤用。
4. 文件存儲(chǔ)與保護(hù)：設(shè)定文件的存儲(chǔ)位置、期限和備份策略，防止丟失或損壞。
5. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的使用權(quán)限、借閱流程，確保信息的安全。
6. 文件更新與廢棄：設(shè)定文件的更新周期和廢棄條件，保持信息的時(shí)效性。
7. 文件培訓(xùn)與考核：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，評(píng)估其理解和執(zhí)行情況。
文件管理制度11
一、一般
1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場上堅(jiān)持強(qiáng)勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。
2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開發(fā)計(jì)劃階段：計(jì)劃設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證概述、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢查要求
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)審查記錄表
3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄
4)產(chǎn)品維護(hù)階段3360設(shè)計(jì)開發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對(duì)技術(shù)文件的'準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、提交技術(shù)文件
1.在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期內(nèi)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。
2.在產(chǎn)品開發(fā)的每個(gè)階段，設(shè)計(jì)師都必須及時(shí)提交設(shè)計(jì)文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改時(shí)，設(shè)計(jì)師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)提交的文件類別提交到starteam的相應(yīng)目錄。
4.對(duì)于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。
四、技術(shù)文件的保管
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審查三級(jí)把關(guān)制度。明確各級(jí)責(zé)任、權(quán)利、利益。
2、技術(shù)文檔必須在標(biāo)題欄的編號(hào)、名稱、日期、設(shè)計(jì)、校對(duì)、審計(jì)、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。
4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應(yīng)在用于存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號(hào)、簽名信息等)。
6.歸檔文件時(shí)要填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，對(duì)歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術(shù)文件貸款
1.任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持未經(jīng)授權(quán)的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請(qǐng)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。
3.對(duì)借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
5.查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補(bǔ)充整個(gè)《借閱文件記錄表》。
六、追究責(zé)任
各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴(yán)重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
文件管理制度12
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
�、芄疽患�(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的.文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
文件管理制度13
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的.介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。
文件管理制度14
行政文件管理制度的'重要性不言而喻，它：
1.提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少文件處理的時(shí)間和錯(cuò)誤，提高工作效率。
2.保障信息安全：嚴(yán)格的權(quán)限管理可以防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)利益。
3.促進(jìn)協(xié)作：清晰的文件分類和編碼有助于團(tuán)隊(duì)間的信息共享和協(xié)作。
4.法規(guī)遵循：確保文件管理符合法律法規(guī)要求，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
5.保存知識(shí)資產(chǎn)：有效歸檔和檢索機(jī)制能積累企業(yè)知識(shí)，為決策提供依據(jù)。
文件管理制度15
本權(quán)限管理制度文件旨在規(guī)定企業(yè)內(nèi)部各部門、員工在執(zhí)行職責(zé)過程中，對(duì)于信息、資源和決策權(quán)的分配與管理。它涵蓋了權(quán)限的設(shè)定、分配、變更、撤銷等多個(gè)環(huán)節(jié)，以確保公司運(yùn)營的高效、安全和合規(guī)。
內(nèi)容概述：
1、權(quán)限分類與定義：明確各類權(quán)限的性質(zhì)、范圍和使用場景。
2、權(quán)限分配原則：依據(jù)職務(wù)、職責(zé)和業(yè)務(wù)需求合理分配權(quán)限。
3、權(quán)限審批流程：詳細(xì)描述權(quán)限申請(qǐng)、審批和授予的過程。
4、權(quán)限監(jiān)控與審計(jì)：定期進(jìn)行權(quán)限審查，防止權(quán)限濫用。
5、權(quán)限變更與撤銷：規(guī)定權(quán)限調(diào)整和取消的`程序。
6、權(quán)限異常處理：建立權(quán)限問題的報(bào)告和解決機(jī)制。
7、員工培訓(xùn)與教育：提升員工對(duì)權(quán)限管理的理解和遵守意識(shí)。
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