集團公司檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家收集的集團公司檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

集團公司檔案管理制度1

　　一、公司檔案管理的基本原則

　　集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、公司檔案的歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司檔案管理責任

　　集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：

　　1、要維護好公司及各部門的'原始工作資料及單據(jù)齊全完整;

　　2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應(yīng)的目錄，以便于工作需要時索引查找;

　　3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

　　4、要樹立高度的法制意識和觀念。

　　四、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。

　　3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。

　　五、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。

　　3、檔案借閱者必須做到：

　�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　六、檔案管理工作檢查與考核

　　集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：

　　1、沒有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;

　　2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;

　　3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;

　　4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

　　5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重，扣0.5分

　　七、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

集團公司檔案管理制度2

　　一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。

　　二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護其完整、準確、系統(tǒng)、安全，并便于集團內(nèi)共享和方便使用。

　　三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對檔案形成部門進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。

　　四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

　　五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

　　六、 檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

　　七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

　　八、經(jīng)營公司行政辦對營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

　　九、經(jīng)營公司行政辦對員工個人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現(xiàn)場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調(diào)動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

　　十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

　　十一 、公司簽收的政府職能部門的`批復文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。

　　十二、集團存檔管理內(nèi)容：

　　1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

　　2、每年的審計報告存檔;

　　3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

　　4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

　　5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

　　6、員工花名冊電子版(基礎(chǔ)信息，培訓信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)

　　十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：

　　1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

　　2、員工檔案存檔(復印件)

　　3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

　　4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;

　　5、員工調(diào)動檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團綜合管理部，集團登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

集團公司檔案管理制度3

　　第一章 總則

　　第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實際,特制定本制度。

　　第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

　　第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

　　第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

　　第二章 檔案的分類

　　第五條建設(shè)工程前期文件資料

　　(一)可行性研究資料

　　1、項目建議書及批復;

　　2、可行性研究報告及批復;

　　3、項目評估意見;

　　4、環(huán)境影響報告書(表);

　　5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;

　　6、選址意見書。

　　(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準備資料

　　1、基礎(chǔ)資料

　　(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

　　(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;

　　(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。

　　2、設(shè)計文件

　　(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;

　　(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等;

　　(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算;

　　(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

　　3、施工準備資料

　　(1)征用土地批準文件及紅線圖;

　　(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

　　(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

　　(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;

　　(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

　　(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。

　　第六條 施工技術(shù)文件資料

　　(一)開工報告,停工、復工報告;

　　(二)施工組織設(shè)計、施工方案;

　　(三)圖紙會審紀要;

　　(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

　　(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

　　(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

　　(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

　　(九)混凝土施工日記;

　　(十)技術(shù)復核記錄;

　　(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

　　(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

　　(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;

　　(十四)構(gòu)件合格證;

　　(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

　　(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;

　　(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;

　　(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

　　(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

　　(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

　　(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

　　(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;

　　(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;

　　(二十四)竣工報告;

　　(二十五)交工驗收材料;

　　(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

　　(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;

　　(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

　　(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;

　　(三十)工程質(zhì)量保修書;

　　(三十一)工程決算、決算審計。

　　第七條 竣工圖文件

　　(一)建筑安裝工程

　　l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;

　　2、各類電氣專業(yè)圖;

　　3、電信專業(yè)圖;

　　4、煤氣專業(yè)圖;

　　5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

　　6、供熱、冷專業(yè)圖;

　　7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

　　(二)地下管線工程

　　1、總平面圖;

　　2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;

　　3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

　　4、各種管線特征點圖;

　　5、管網(wǎng)綜合圖。

　　第八條 竣工測量文件資料

　　(一)綜合性資料

　　1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;

　　2、竣工測量施測方案;

　　3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,

　　4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

　　(二)控制資料

　　1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

　　2、光電測距記錄;

　　3、水準觀測手簿;

　　4、平面、立面求算值的計算書;

　　5、控制點分布略圖、成果表。

　　(三)地形測量資料

　　l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

　　2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

　　第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

　　(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;

　　(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

　　(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

　　(四)工程延期、費用索賠審批表;

　　(五)工程部分暫停報告;

　　(六)工程移交證書。

　　第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

　　第三章 檔案的收集和歸檔

　　第十一條 在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的`職責范圍內(nèi)負責項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

　　第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標準嚴格把好質(zhì)量關(guān)。

　　第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

　　第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復印件。

　　第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

　　第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標準。

　　第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責任部門進行重新制作:

　　(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

　　(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

　　(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

　　(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

　　(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

　　第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章�？⒐�圖章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

　　第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

　　第四章 檔案的組卷和移交

　　第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理。

　　第二十一條 項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。

　　第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

　　第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

　　第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

　　第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

　　第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

　　第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當?shù)卣�府城建部門聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

　　第二十八條 移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

　　第五章 附則

　　第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

集團公司檔案管理制度4

　　一、總則

　　為規(guī)范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進公司信息化建設(shè)，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案目的和范圍

　�。ㄒ唬┠康�

　　本檔案管理制度的目的是：規(guī)范本公司檔案管理工作，保護公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機密性，提高公司管理水平，保障公司權(quán)益。

　　（二）范圍

　　本檔案管理制度適用于本公司各級部門、各職能部門、各生產(chǎn)車間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關(guān)資料的管理工作。

　　三、檔案管理職責

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導班子及相關(guān)職能部門

　　1、公司領(lǐng)導班子負責對全公司檔案管理工作進行指導和協(xié)調(diào)。

　　2、相關(guān)職能部門要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門的檔案管理規(guī)定和程序，保證各級檔案管理工作順利進行。

　�。ǘ�）本公司檔案管理人員

　　公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負責本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規(guī)范有序，檔案資料的安全可靠。

　�。ㄈ�）業(yè)務(wù)人員

　　業(yè)務(wù)人員要認真履行自己的檔案管理職責，遵守本檔案管理制度有關(guān)要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質(zhì)量保證等工作，做好日常檔案管理工作。

　　四、檔案管理制度

　�。ㄒ唬�檔案收集

　　1、檔案收集要求來源嚴格，確保檔案的真實性、準確性和可靠性。

　　2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應(yīng)采取數(shù)字簽名或加密等手段進行保護。

　�。ǘ�）檔案整理

　　1、檔案整理工作要按照公司的操作規(guī)程進行，保證檔案材料齊全、清晰、規(guī)范。

　　2、檔案需要分類整理，標明檔案類型、檔案名稱、檔案編號、檔案責任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級等信息。

　�。ㄈ�）檔案保管

　　1、檔案保管要求：安全、穩(wěn)定、準確、可靠。

　　2、檔案保管時，針對不同的檔案性質(zhì)設(shè)立不同的保管措施。

　　（四）檔案查詢

　　1、檔案查詢應(yīng)符合工作、學習和研究的需要。

　　2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實物查詢。

　�。ㄎ澹�檔案借閱

　　1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時間維護。

　　2、借閱后，需保證歸還完好。

　�。�六）檔案銷毀

　　1、定期對公司檔案進行檔案銷毀清理工作。

　　2、檔案銷毀應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況，按照相關(guān)的規(guī)定進行銷毀，確保檔案的無害化處理。

　　五、檔案管理工作的具體要求

　�。ㄒ唬�檔案標準化管理

　　檔案標準化管理是本檔案管理制度的重點，包括檔案的目錄管理、卷內(nèi)紙質(zhì)檔案整理、電子檔案的建立和管理等，要求標準化、規(guī)范化，保職責、先審后評、加強過程監(jiān)管，確保檔案管理工作的效率和安全。

　　（二）檔案管理流程

　　檔案管理流程是檔案管理服務(wù)用戶的`主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據(jù)設(shè)計圖進行工作內(nèi)容操作，加強檔案管理工作的流程監(jiān)管。

　�。ㄈ�）檔案安全保密

　　檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環(huán)，包括對檔案的物理安全及保密管理、對涉密件的保管、分級處理等，要求檔案保護措施到位、安全可靠。

　　六、檔案管理監(jiān)管

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導監(jiān)督

　　本公司領(lǐng)導應(yīng)常常召集專題討論和檢查工作，加強工作監(jiān)督和指導，確保檔案管理工作的整體質(zhì)量和效益。

　�。ǘ�）司法監(jiān)督

　　有關(guān)部門和機構(gòu)應(yīng)加強對公司檔案的司法監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽度。

　�。ㄈ�）職能部門監(jiān)督

　　各職能部門應(yīng)嚴格按照公司檔案管理制度的要求，對本部門的所有檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的順利進行。

　　七、附則

　　本公司檔案管理制度的修改和完善應(yīng)根據(jù)公司實際情況進行調(diào)整，經(jīng)領(lǐng)導批準后實施。對本公司檔案管理制度管理工作的不適應(yīng)和口服性等問題，應(yīng)及時提出建議和意見，進行調(diào)查和解決問題。

集團公司檔案管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)文件精神，結(jié)合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。

　　第二章立卷歸檔

　　第二條歸檔范圍

　　凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵照國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三條歸檔時間

　　1、辦理完畢的工作文件和應(yīng)歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。

　　2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。

　　3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產(chǎn)生隨時歸檔。

　　第四條收集整理要求

　　1、按照歸檔范圍及時、完整、準確收集本單位工作中形成的各種文件材料。

　　2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。

　　3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯(lián)系。

　　4、案卷標題簡明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。

　　5、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。

　　6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復，案卷裝訂結(jié)實美觀。

　　7、檔案分類、組卷科學，便于保管和利用。

　　8、應(yīng)編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。

　　第三章檔案室管理

　　第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設(shè)置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調(diào)等保護設(shè)施，四周無危及庫房安全的隱患。

　　第六條定期搞好庫房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

　　第七條檔案庫房專人管理，無關(guān)人員不得隨意進入庫房。

　　第四章檔案統(tǒng)計

　　第八條要定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的'形成規(guī)律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。

　　第九條要保證數(shù)字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數(shù)字準確，符合客觀事實。

　　第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案管理部報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

　　第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時進行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定上報集團行政管理中心檔案管理部。

　　第十二條檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學的標準和方法使統(tǒng)計工作科學化。

　　第五章檔案保管

　　第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應(yīng)按規(guī)定嚴格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。

　　第十四條加強檔案管理，編制科學、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。

　　第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記

　　第十六條加強檔案信息資源的開發(fā)利用，維護檔案實體的完整與安全。

　　第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經(jīng)過集團行政管理中心有關(guān)

　　部門和集團行政負責人的批準，造具清冊后進行銷毀。

　　第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修補、復制或其他處理。

　　第六章檔案保密

　　第十九條不該說的機密，絕對不說。

　　第二十條不該問的機密，絕對不問。

　　第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。

　　第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關(guān)的事項。

　　第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。

　　第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。

　　第二十五條不準把檔案資料帶出檔案室

　　第二十六條嚴格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。

　　第二十七條復印機密文件、資料，嚴格按復印有關(guān)規(guī)定辦理。

　　第二十八條檔案員調(diào)動工作時，應(yīng)認真辦好移交手續(xù)。

　　第七章檔案利用

　　第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱機密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權(quán)限領(lǐng)導簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。

　　第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。

　　第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經(jīng)批準不得將案卷帶出檔案室。

　　第三十二條在借閱過程中，應(yīng)保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。

　　第三十三條嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　第三十四條檔案員認真對歸還的檔案進行復查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時追究。

集團公司檔案管理制度6

　　第一條 范圍及職責

　　1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

　　2、各部門需存檔的`資料:

　　2.1 財務(wù)部:各類財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

　　2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

　　2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計廣告、相關(guān)媒體資料;

　　2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計方案等;

　　2.5 商場

　　2.6 招商部:

　　2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

　　3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。

　　4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

　　5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

　　第二條 借閱

　　1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

　　2、除決策層領(lǐng)導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

　　3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領(lǐng)導批準。

　　4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。

　　第三條 銷毀

　　1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

　　2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導批準。

　　3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

　　第四條 其它

　　1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

　　2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。

集團公司檔案管理制度7

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

　　第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務(wù)工作細則

　　第三條檔案人員崗位職責

　　(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

　　(二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

　　(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

　　(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓和業(yè)務(wù)指導工作。

　　(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

　　(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

　　(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執(zhí)行標準

　　(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

　　(2)應(yīng)歸檔文件為原件;

　　(3)及時登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執(zhí)行標準

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的`工作;

　　(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

　　(四)檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

　　(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

　　第六條本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

　　第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

集團公司檔案管理制度8

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的'收集與整理

　　公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

　　七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　檔案借閱者必須做到：

　�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

　　凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

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