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商務(wù)部管理制度
現(xiàn)如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家收集的商務(wù)部管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理，樹立公司品牌形象，更好的擴(kuò)大市場份額，迅速提高工作效率，特制定本制度。
第一章商務(wù)部主要職能及責(zé)任
第一條工作內(nèi)容
1、負(fù)責(zé)客戶的商務(wù)談判工作；
2、負(fù)責(zé)公司設(shè)計(jì)跟蹤和回訪的工作；
3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同的評(píng)審并對(duì)合同的執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤；
4、負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)書制作；
5、負(fù)責(zé)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的制定；
6、負(fù)責(zé)資質(zhì)文件的管理；
7、負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)收集、分類整理、提升收入；
8、負(fù)責(zé)向合作方提供公司相關(guān)資料和用于招標(biāo)的資質(zhì)文件；
9、負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)款項(xiàng)的回收；
10、負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)院和工程顧問公司的溝通與合作，搜集設(shè)計(jì)師已近設(shè)計(jì)、正在設(shè)計(jì)和計(jì)劃設(shè)計(jì)的項(xiàng)目信息，關(guān)注設(shè)計(jì)師項(xiàng)目進(jìn)展；
11、負(fù)責(zé)建立設(shè)計(jì)院和工程公司檔案，制定并執(zhí)行技術(shù)交流計(jì)劃；
12、負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司的對(duì)外宣傳和交流會(huì)工作；
13、負(fù)責(zé)接待客戶來訪、安排客戶考察等工作；
14、負(fù)責(zé)產(chǎn)品的出、入庫等庫房管理工作，并每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)；
15、負(fù)責(zé)往來賬項(xiàng)的管理，并于每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)。
第二條責(zé)任
1、對(duì)商務(wù)標(biāo)書的合格性負(fù)責(zé)；
2、對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的合理性負(fù)責(zé)；
3、對(duì)設(shè)計(jì)院、工程顧問公司檔案管理的規(guī)范性負(fù)責(zé)；
4、對(duì)來訪客戶、考察客戶的滿意度負(fù)責(zé)；
5、對(duì)收入數(shù)據(jù)與合作方溝通，配合運(yùn)營解決問題
第三條權(quán)限
1、有權(quán)對(duì)標(biāo)書提出審核意見；
2、有權(quán)調(diào)閱設(shè)計(jì)院、工程顧問公司檔案及項(xiàng)目相關(guān)信息；
3、有權(quán)對(duì)設(shè)計(jì)部的成果提出修改意見；
4、有權(quán)對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)提出修改意見；
5、有權(quán)對(duì)投標(biāo)策略有建議權(quán)。
第二章商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程
第一條合同標(biāo)書及技術(shù)資料管理規(guī)定
為強(qiáng)化公司合同管理，保障公司業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化運(yùn)作，減少和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。
合同的訂立
合同是作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。
合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。
公司由財(cái)務(wù)部、商務(wù)部對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由總經(jīng)理實(shí)行指導(dǎo)。
禁止倒簽合同（即事實(shí)上履行完畢或已開始履行后再行補(bǔ)簽合同）。因倒簽合同引發(fā)爭議的由經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任。
非制式合同由經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。
合同正本訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財(cái)務(wù)部、商務(wù)部各留存一份。
合同審批權(quán)限及流程
公司合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)擬定，填寫《合同審批表》，提交公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，其最終簽署權(quán)由公司總經(jīng)理簽訂。
第二條合同、標(biāo)書及技術(shù)資料的歸檔管理
1、合同管理：
1）合同正本及《合同審批表》應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，各部門應(yīng)自留復(fù)印件備檔。
2）個(gè)人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。
3）商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對(duì)其管理的合同進(jìn)行編號(hào)歸檔及妥善管理。
4）加蓋合同專用章的空白制式合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管，填寫作廢的合同不得隨意處置或銷毀，應(yīng)在登記后統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。
2、工程招標(biāo)文件及技術(shù)資料的管理：
1）商務(wù)部招投標(biāo)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照招投標(biāo)檔案目錄做好本職范圍內(nèi)有關(guān)資料的收集、審查，相關(guān)各部門審核簽章要注明審核日期，對(duì)不完善的工程招標(biāo)文件的做到不移交、不接收。
2）項(xiàng)目招投標(biāo)工作結(jié)束后，應(yīng)將該套項(xiàng)目的整套資料收集齊全交由商務(wù)部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負(fù)責(zé)在十個(gè)工作日內(nèi)將資料補(bǔ)齊。
3）與工程有關(guān)的技術(shù)資料、資質(zhì)認(rèn)證、檢驗(yàn)資格證書等應(yīng)統(tǒng)一編檔進(jìn)行管理，凡公司各部門相關(guān)人員需要借閱者，應(yīng)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)經(jīng)部門經(jīng)理審核同意方可借閱。
4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責(zé)任。檔案資料需復(fù)印的，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
5）公司內(nèi)部技術(shù)資料要加強(qiáng)安全防范，嚴(yán)格保密，確保各類檔案、文件資料完好無損。
6）對(duì)無保存價(jià)值的技術(shù)檔案資料，經(jīng)鑒定準(zhǔn)予銷毀，但須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同監(jiān)銷部門共同采用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀。
第三條合同的追蹤控制
1、合同在簽訂之后，原則上整個(gè)過程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對(duì)合同的內(nèi)容、每一個(gè)細(xì)節(jié)要有充分的了解。、
2、當(dāng)合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實(shí)情況時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，以尋求對(duì)策。
3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動(dòng)的，如該人員只是在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，則由該人員繼續(xù)負(fù)責(zé)。有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個(gè)情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)說明。如原經(jīng)辦人離開公司，要將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，經(jīng)部門讓人確認(rèn)無誤的，方可辦理離職手續(xù)。
4、合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng)辦人及時(shí)交商務(wù)部門入檔，經(jīng)辦人要對(duì)入檔材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
5、商務(wù)部對(duì)已到期合同的履行情況進(jìn)行追蹤確認(rèn)，以及發(fā)現(xiàn)和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，公司各部門應(yīng)給予支持和配合。
6、商務(wù)部對(duì)所簽訂的合同及應(yīng)收賬款負(fù)全部責(zé)任。
第四條合同的爭議解決
1、經(jīng)辦人是合同爭議解決的第一責(zé)任人，有義務(wù)全程跟進(jìn)爭議的解決。
2、法務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助處理合同糾紛。
3、合同爭議進(jìn)行訴訟/仲裁程序前，由主辦部門負(fù)責(zé)處理，商務(wù)部、法務(wù)部協(xié)助支持，合同爭議進(jìn)行訴訟/仲裁程序后，由法務(wù)部負(fù)責(zé)處理，主辦部門協(xié)助支持。
第五條合同的責(zé)任
違反國家法律法規(guī)和本規(guī)定，在訂立、履行、管理合同中失職、瀆職或以權(quán)謀私，簽假合同、無效合同損害公司利益的，除給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰處，公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
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