文件管理制度匯編【15篇】
隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，制度使用的情況越來越多，制度具有合理性和合法性分配功能。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編收集整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
1目的
為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。
3職責(zé)
3.1各過程管理部門職責(zé)：
3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。
3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。
3.2生產(chǎn)部職責(zé)：
3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊的編制。
3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。
3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。
4程序內(nèi)容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的.管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識(shí)別與評價(jià)程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；
b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；
c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類分析/評價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；
b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；
c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE 預(yù)評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；
d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；
e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告；
f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；
g.危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；
i.供應(yīng)商和承包商檔案；
j.作業(yè)許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。
4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
文件管理制度2
為規(guī)范集團(tuán)監(jiān)事會(huì)文件、檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)事會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《x集團(tuán)有限公司檔案管理暫行規(guī)定》，特制定本辦法。
一、集團(tuán)監(jiān)事會(huì)文件檔案范圍定義
1、集團(tuán)監(jiān)事會(huì)文件檔案指集團(tuán)監(jiān)事會(huì)在運(yùn)作過程中產(chǎn)生的具有再次查詢和使用價(jià)值的結(jié)果性和結(jié)果支持性文件。
2、由集團(tuán)監(jiān)事會(huì)運(yùn)作過程中產(chǎn)生但上報(bào)集團(tuán)公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發(fā)經(jīng)集團(tuán)公司辦理的文件，上升為集團(tuán)公司文件，集團(tuán)公司文件納入集團(tuán)檔案管理范圍進(jìn)行管理，監(jiān)事會(huì)保留復(fù)印件，復(fù)印件的管理遵循本辦法。
二、流轉(zhuǎn)
監(jiān)事會(huì)文件指定專人負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)，按權(quán)限逐級遞交各級人員審批。審批結(jié)束后收歸監(jiān)事會(huì)檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。
三、整理存檔
(一)監(jiān)事會(huì)檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)事會(huì)文件收集和整理歸檔。
(二)監(jiān)事會(huì)檔案歸檔遵循“應(yīng)歸盡歸”的原則，在集團(tuán)監(jiān)事會(huì)文件檔案范圍定義內(nèi)的'文件均應(yīng)歸檔成為監(jiān)事會(huì)檔案。
(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
四、檔案的借閱利用
(一)凡監(jiān)事會(huì)成員，均可查詢在自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(二)查閱機(jī)要檔案、重要會(huì)議記錄必須經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內(nèi)閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續(xù)。
(四)非監(jiān)事會(huì)成員查閱、借閱監(jiān)事會(huì)檔案，需經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)。
(五)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合監(jiān)事會(huì)管理工作的需要，在有關(guān)部門的支持下，開展監(jiān)事會(huì)文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。
五、獎(jiǎng)懲
(一)對違反本辦法的監(jiān)事會(huì)成員，給予警告批評，同時(shí)可酌情扣罰監(jiān)事會(huì)內(nèi)部考核分。
(二)對于違反本規(guī)定，給集團(tuán)或監(jiān)事會(huì)造成損失者，將建議集團(tuán)公司或市國資委對其給予處份直至免去其監(jiān)事會(huì)成員資格，觸犯法律者移交司法機(jī)關(guān)辦理。
六、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
文件管理制度3
一、編制目的
通過對項(xiàng)目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、適用范圍
本制度適用于對項(xiàng)目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的管理。
三、工作職責(zé)
1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項(xiàng)目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)方案的'批準(zhǔn)和發(fā)布。
2.分管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.安全科負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
4.各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。
5.安全科負(fù)責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。
四、工作程序
(一)文件的制定
1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際,組織制定項(xiàng)目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。
2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實(shí)際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實(shí)施。
(二)發(fā)放管理
1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。
2.安全科按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。
3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時(shí),領(lǐng)取科室、施工隊(duì)?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。
4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊(duì)負(fù)責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時(shí),安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。
(三)文件的修改與修訂
1.文件出現(xiàn)下列情況時(shí),需進(jìn)行修改或修訂:
1.1文件編制本身重大失誤;
1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行過程中出現(xiàn)變動(dòng);
1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;
1.4其它情況。
2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時(shí),必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請,項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行修改或修訂。
3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進(jìn)行修改或修訂。
4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。
5.安全科對修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。
(四)文件的評審
1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進(jìn)行評價(jià)。
2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。
(五)文件的借閱
1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。
2.外來人員需借閱時(shí),必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。
(六)廢止和回收
新版本文件發(fā)布時(shí),舊版本文件同時(shí)廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺(tái)賬全部收回并銷毀。
文件管理制度4
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的'文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，堅(jiān)持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件管理制度5
1.目的
為了加強(qiáng)對安全生產(chǎn)制度的管理,確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制,確保使用文件的適宜性和有效性,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責(zé):
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門,負(fù)責(zé)所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負(fù)責(zé)起草有關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核等文件的編制。
3.2安全科負(fù)責(zé)起草有關(guān)安全文件的編制。
3.3技術(shù)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。
3.4機(jī)動(dòng)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)設(shè)備、維護(hù)、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求:
4.1引用法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化評定標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
4.2文件編寫要求:
4.2.1簡單說明編寫目的;
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍;
4.2.3實(shí)施活動(dòng)的主管部門與相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容,要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么,由誰來做,如何做,達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn),信息如何反饋,獎(jiǎng)勵(lì)與考核等。
4.2.5文件實(shí)施日期。
5.文件審批
文件編寫后,由部門負(fù)責(zé)人核稿后,送交主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次:正常情況下,每年組織評審一次;當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí),可隨時(shí)組織評審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化;
c)安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化;
d)管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí);
6.1.2評審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性;
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性;
c)與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性;
d)安全管理制度之間的相容性和匹配性;
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次:正常情況下,每兩年組織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況,可隨時(shí)組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化,現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突,或不能充分滿足法律、法規(guī)要求;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化;
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn),現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理;
d)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化,需重新分配安全生產(chǎn)職責(zé);
e)各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化,規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動(dòng);
6.2.2修訂組織權(quán)限:制度文件的修訂,本著制訂部門組織修訂的原則,當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時(shí),由該職能的`后續(xù)承接部門組織。必要時(shí),需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù):
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中,員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件,要履行會(huì)簽手續(xù),最后由廠長審批后,修訂版發(fā)布實(shí)施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因,終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度,按原審批程序申請批準(zhǔn)終止。
文件管理制度6
一、總則
技術(shù)文件是本廠指導(dǎo)生產(chǎn)、加工制造和質(zhì)量管理的技術(shù)依據(jù)。為確保文件在質(zhì)量保證中的重要作用，嚴(yán)明紀(jì)律，保證生產(chǎn)正常進(jìn)行，特制訂本制度。
二、內(nèi)容
技術(shù)文件包括下述內(nèi)容：
1、成套設(shè)備資料，包括設(shè)備說明書、總圖、部件圖、零件圖和各種明細(xì)表、裝箱清單、產(chǎn)品合格證等;
2、非標(biāo)件制作資料，包括總圖、部件圖、說明等;
3、土建資料，包括土建圖紙、工程結(jié)算資料等;
4、工藝文件
5、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
6、生產(chǎn)報(bào)表
三、技術(shù)文件歸檔部門
1、內(nèi)容中的1、2、3項(xiàng)歸資料室存檔;
2、內(nèi)容中的4、5、6項(xiàng)歸辦公室存檔。
四、技術(shù)文件歸檔制度
1、歸檔范圍
內(nèi)容項(xiàng)中的所有文件及與之相關(guān)的文件
2、歸檔時(shí)間
(1)技術(shù)文件材料管理成套后立即歸檔。
(2)技術(shù)文件在工程驗(yàn)收半個(gè)月后歸檔。
(3)產(chǎn)品施工圖、工藝文件等在產(chǎn)品正式投產(chǎn)后一周內(nèi)歸檔。
(4)設(shè)備說明書、合格證等在開箱后立即歸檔。
(5)技術(shù)改造、調(diào)試報(bào)告等在設(shè)備運(yùn)行一周內(nèi)歸檔。
(6)技術(shù)革新材料在報(bào)審批準(zhǔn)后一周內(nèi)歸檔。
(7)生產(chǎn)技術(shù)管理方面文件材料每年三月份前歸一次檔。
3、歸檔份數(shù)
(1)凡歸檔的技術(shù)文件一般應(yīng)歸檔一份。
(2)使用頻繁的技術(shù)文件應(yīng)歸檔2—3份(一份正本，其余為副本供借閱)。
4、歸檔手續(xù)
歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)材料入庫一式兩份，交接雙方共同簽字蓋章各保留一份。
5、歸檔要求
(1)歸檔的技術(shù)文件必須收集齊全、完整、正確。
(2)歸檔的技術(shù)文件必須要格式統(tǒng)一，紙張優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，手續(xù)完備，字跡一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
(3)各單位在每項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)對技術(shù)材料的收集、整理等情況同時(shí)驗(yàn)收，如材料不完整，不系統(tǒng)不予驗(yàn)收。
(4)歸檔工作由各歸檔部門承擔(dān)，對技術(shù)文件材料系統(tǒng)整理組成保管單位(袋、冊、卷)。
五、技術(shù)文件管理和使用方法
1、各相關(guān)技術(shù)文件由上述各歸檔部門歸檔保管，各部門要建立技術(shù)文件目錄，做好歸檔登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷和保密工作，要匯總好各技術(shù)文件復(fù)印發(fā)放單位的發(fā)放記錄，建立技術(shù)文件復(fù)印圖發(fā)放匯總臺(tái)帳。
2、技術(shù)文件正本歸檔后，原則上不得再從保管部門取出，若有更改須在保管部門進(jìn)行。
3、技術(shù)文件的發(fā)放與管理：
(1)關(guān)于內(nèi)容中1—3項(xiàng)技術(shù)：
①在本廠內(nèi)按指導(dǎo)生產(chǎn)需要由技術(shù)文件設(shè)計(jì)或編制單位發(fā)放，并確定發(fā)放范圍和數(shù)量，對使用單位逐一清點(diǎn)履行簽收手續(xù)。
②外協(xié)件復(fù)印圖由生產(chǎn)技術(shù)科提出明細(xì)，技術(shù)文件設(shè)計(jì)和編制單位前需經(jīng)主管技術(shù)人員逐張檢查簽字，加蓋所在部門公章后方可由生產(chǎn)技術(shù)科向協(xié)作廠提供，同樣履行簽收記錄備案匯總手續(xù)。
�、凵a(chǎn)部門使用的復(fù)印圖，使用單位應(yīng)妥善保管，以能正常指導(dǎo)生產(chǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，無正當(dāng)理由損壞丟失者，應(yīng)追究單位或個(gè)人責(zé)任，由廠長做出處理決定。
④確因某種原因復(fù)印圖丟失補(bǔ)發(fā)，損壞可以以舊換新，但發(fā)放收受手續(xù)同前。
�、輳�(fù)印圖發(fā)放范圍要考慮最小最少原則，即在能正常指導(dǎo)生產(chǎn)情況下，發(fā)放范圍要最小，數(shù)量要最少。
�、迿z查與考核：
本項(xiàng)由廠長負(fù)責(zé)考核，每半年考核一次。
(2)關(guān)于內(nèi)容中的4、5項(xiàng)技術(shù)資料
�、俑鞴に囄募�(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組審核批準(zhǔn)后，歸辦公室存檔，要建立工藝目錄、明細(xì)表。根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控小組的批準(zhǔn)和本廠生產(chǎn)需要確定發(fā)放份數(shù)，并對使用部門逐一清點(diǎn)履行簽收手續(xù)，記錄在案。
�、诖_因某種原因造成工藝文件丟失或損壞，可補(bǔ)發(fā)，但需經(jīng)質(zhì)量監(jiān)控小組發(fā)出書面通知辦公室，再由其發(fā)放，每月一次。
(3)關(guān)于內(nèi)容中的第6項(xiàng)技術(shù)文件：
�、俑鞣N生產(chǎn)報(bào)表經(jīng)統(tǒng)計(jì)員計(jì)算制定后存檔，除每天向廠長、車間主任報(bào)送外，不得外發(fā)，如有關(guān)人員需查閱報(bào)表，需經(jīng)征得廠長批準(zhǔn)方可下發(fā)，統(tǒng)計(jì)員需把下發(fā)的報(bào)表記錄在案。
�、诖隧�(xiàng)由生產(chǎn)經(jīng)理考核，每月考核一次。
六、技術(shù)文件更改制度
為了進(jìn)一步完善技術(shù)文件的更改辦法，保證生產(chǎn)的`正常進(jìn)行和各部門工作的協(xié)調(diào)性，需進(jìn)行文件更改。
1、更改原則
(1)技術(shù)文件更改和得降低產(chǎn)品質(zhì)量，亦不得違背有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
(2)進(jìn)行更改部位的圖線、數(shù)字、文字、符號等應(yīng)清晰完整正確統(tǒng)一。
(3)本廠的技術(shù)文件，更改權(quán)屬于產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝質(zhì)量監(jiān)控小組或編制者，其他部門人無權(quán)更改。
(4)技術(shù)文件的更改必須填寫《更改通知單》，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。
(5)底圖和復(fù)印圖均準(zhǔn)予劃改、不得刮改。一次性使用的技術(shù)文件準(zhǔn)予改底圖，但要做好原始記錄。
2、更改程序
(1)填寫《更改通知單》。
技術(shù)文件確定更改后，由技術(shù)文件的設(shè)計(jì)或編制者填寫更改通知單，且由此設(shè)計(jì)的相關(guān)技術(shù)文件均應(yīng)一并履行同樣手續(xù)。
(2)更改校對和審核
更改通知單填寫后，由技術(shù)文件設(shè)計(jì)或編制單位有關(guān)負(fù)責(zé)人分別進(jìn)行校對、審核并簽字。
(3)更改批準(zhǔn)
重要文件或更改較大者，更改通知單尚須廠長批準(zhǔn)簽字。
(4)經(jīng)上述程序后，更改通知單尚須加蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)或工藝質(zhì)量監(jiān)控部公章后方能生效。
(5)更改實(shí)施
①技術(shù)文件的設(shè)計(jì)者或編制者持批準(zhǔn)生效后的更改通知單，首先到各相關(guān)保管部門改原件，并將更改通知單交由保管部門歸檔備查。
�、谄浜蠹夹g(shù)文件的設(shè)計(jì)者或編制者持更改通知單到該文件的各使用單位逐一更改，并將更改通知單交由各單位備查。
(6)考核
本規(guī)定由廠長負(fù)責(zé)，每年考核一次。
七、各歸檔部門職責(zé)
1、收集、整理、保管有關(guān)技術(shù)資料。
2、承辦發(fā)、借閱技術(shù)資料工作，為生產(chǎn)、產(chǎn)品開發(fā)、技改等提供服務(wù)。
3、承辦技術(shù)資料的更改、清理和銷毀過時(shí)文件工作。
4、幫助本廠各機(jī)構(gòu)內(nèi)部的資料整理和歸檔工作。
八、技術(shù)文件管理
技術(shù)文件管理由mlb同志總負(fù)責(zé)。
文件管理制度7
賬號密碼管理辦法
為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，確保公司各項(xiàng)文件資料不受侵害，促進(jìn)各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設(shè)置對象
1．服務(wù)器（域名、阿里云、教師行動(dòng)網(wǎng)、云平臺(tái)、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶（云平臺(tái)、教師行動(dòng)網(wǎng)、中考中招）、后臺(tái)賬號等；
3．公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關(guān)的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機(jī)構(gòu)等網(wǎng)站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關(guān)的賬號密碼。
二、密碼的設(shè)置
1．公司各項(xiàng)密碼，由直接責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人商議確定，密碼可由直接責(zé)任人設(shè)定，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人知曉及備案。
2．密碼內(nèi)容設(shè)置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個(gè)字符；機(jī)密級對象，設(shè)置的.密碼長度不得少于10個(gè)字符；設(shè)置密碼時(shí)應(yīng)盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項(xiàng)密碼，須向直接責(zé)任人申請，并得到部門負(fù)責(zé)人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時(shí)上交公司各項(xiàng)賬戶密碼。由部門負(fù)責(zé)人通知相關(guān)人員及時(shí)修改相應(yīng)密碼。
3．定期更換密碼:一般服務(wù)器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設(shè)置的各項(xiàng)用戶密碼由直接責(zé)任人自行保存，嚴(yán)禁將各項(xiàng)密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應(yīng)按程序請示上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批示后方可告知相應(yīng)密碼。一旦對方工作完成，直接責(zé)任人必須及時(shí)更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項(xiàng)密碼均由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時(shí)更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進(jìn)行核查。
3．各項(xiàng)密碼直接責(zé)任人對所管理的密碼，嚴(yán)禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔(dān)相應(yīng)工作失職的責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人亦將承擔(dān)部門管理連帶責(zé)任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責(zé)任人應(yīng)立刻報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并嚴(yán)查泄密源頭、修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細(xì)情況以書面形式及時(shí)上報(bào)上一級領(lǐng)導(dǎo)。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送司法機(jī)關(guān)。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責(zé)任人
賬號/用戶名
密碼
備注
網(wǎng)址、地址等
文件管理制度8
第一條文件的接收。收到文件后及時(shí)檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細(xì)登記,并注明密級。
外出參加會(huì)議人員應(yīng)將帶回的文件交機(jī)要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機(jī)要文件必需存放在保險(xiǎn)柜中,由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送,嚴(yán)防丟失。
第三條文件的傳閱。機(jī)要文件由機(jī)要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時(shí)閱示,并于當(dāng)日退回機(jī)要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機(jī)要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),閱文和傳達(dá)文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍,不得擴(kuò)大,不得將文件帶入無關(guān)場所,不得攜帶機(jī)要文件順便辦理私事,文件用后及時(shí)歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級部門復(fù)制國家秘密載體的'管理規(guī)定。復(fù)制機(jī)要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進(jìn)行清退,其它機(jī)要文件要認(rèn)真填寫*中央、省委文件清退情況統(tǒng)計(jì)表,上報(bào)發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學(xué)校檔案工作的規(guī)定和要求,及時(shí)分類立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機(jī)要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機(jī)要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實(shí)行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時(shí)檢查、催還。每學(xué)期末對外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時(shí)上報(bào)校保密委員會(huì)。
文件管理制度9
1、目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質(zhì)量手冊第4、5章
3、2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4、5章
4、職責(zé):
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。
4、2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的'接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。
5、工作程序:
5、1外來文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門的業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。
5、2外來文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。
5、2、2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。
5、3外來文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)行銷毀,對有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出具體處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件管理制度10
物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
1、目的
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2、適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的.各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
3、職責(zé)
3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。
3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。
3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。
4、實(shí)施程序
4、1文件的識(shí)別
4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。
4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。
4、2文件的轉(zhuǎn)換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4、3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5、1《外來文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發(fā)單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發(fā)放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
文件管理制度11
工程部機(jī)房上墻文件:機(jī)房管理制度
1、所有機(jī)房、設(shè)備豎井均應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)。不準(zhǔn)亂堆雜物,保持通道的暢通。
2、保持整潔,各設(shè)備表面應(yīng)干凈無雜物。每年要對高處及死角進(jìn)行一次全面清掃。
3、嚴(yán)禁在機(jī)房內(nèi)聚會(huì)、聊天、嬉戲、睡覺、喧嘩等,不得做與工作無關(guān)的事。
4、嚴(yán)禁攜帶易燃易爆物品進(jìn)入機(jī)房,嚴(yán)禁在機(jī)房內(nèi)吸煙。未經(jīng)批準(zhǔn)不得在機(jī)房內(nèi)進(jìn)行動(dòng)火類作業(yè)。
5、機(jī)房的'電話為值班專業(yè)電話,應(yīng)時(shí)刻保持待機(jī)狀態(tài),嚴(yán)禁打私人電話或長時(shí)間占用電話。
6、機(jī)房的設(shè)備由值班人員負(fù)責(zé)運(yùn)行操作、維護(hù)保養(yǎng)及巡視工作,無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入。
7、外來人員進(jìn)入機(jī)房須填寫《工程部機(jī)房外來人員登記表》。
8、發(fā)現(xiàn)異�，F(xiàn)象要及時(shí)處理和報(bào)告,并做好記錄。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度12
文件記錄管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的核心組成部分，它涉及到企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)方面，包括但不限于文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等流程，以及記錄的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性的維護(hù)。這項(xiàng)制度旨在確保企業(yè)的信息資源得到有效管理和保護(hù)，提高工作效率，降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也為企業(yè)的合規(guī)性和審計(jì)需求提供有力保障。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類體系，對各類文件進(jìn)行科學(xué)編碼，便于管理和檢索。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和簽發(fā)流程，確保文件內(nèi)容的`準(zhǔn)確性和合法性。
3. 文件存儲(chǔ)與保管：明確文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限、位置和備份策略，確保文件的安全和完整。
4. 文件使用與借閱：設(shè)定文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 文件變更與廢棄：規(guī)定文件修改、替換和廢棄的程序，確保信息的及時(shí)更新。
6. 記錄管理：確保記錄的真實(shí)性、有效性，規(guī)定記錄的保存期限和銷毀程序。
7. 安全與保密：制定信息安全政策，包括訪問控制、加密、備份和恢復(fù)措施，保護(hù)敏感信息。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進(jìn)行文件記錄管理培訓(xùn)，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)，并通過審計(jì)和檢查確保制度執(zhí)行。
文件管理制度13
工程文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了項(xiàng)目從策劃到實(shí)施，再到后期維護(hù)的所有文檔管理流程。具體來說，這個(gè)制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1.文件分類與編碼：確定各類工程文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于檢索和管理。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的編制、審核、批準(zhǔn)流程，確保文件質(zhì)量與合規(guī)性。
3.文件存檔與保管：明確文件的存儲(chǔ)方式、期限、權(quán)限設(shè)置，保證文件的安全性和完整性。
4.文件變更與更新：設(shè)定文件修訂、更新的程序，確保信息的時(shí)效性。
5.文件使用與借閱：規(guī)范文件的使用規(guī)則，包括借閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)。
6.文件電子化與信息化：推動(dòng)文件管理的'數(shù)字化進(jìn)程，提高工作效率。
內(nèi)容概述：
1.制度建設(shè)：制定詳細(xì)的工程文件管理政策，包括文件生命周期管理、保密措施、責(zé)任分配等。
2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：對員工進(jìn)行文件管理知識(shí)的培訓(xùn)，提升其文件處理能力。
3.系統(tǒng)支持：構(gòu)建或選用合適的文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)。
4.監(jiān)督與審計(jì)：定期進(jìn)行文件管理的檢查和審計(jì)，確保制度的有效執(zhí)行。
5.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和完善文件管理制度，保持其適應(yīng)性和有效性。
文件管理制度14
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件(指時(shí)效性較強(qiáng)的文件)。本制度的.內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號
各部門發(fā)放文件之前，應(yīng)交至辦公室統(tǒng)一編號并留存一份(見附件一《編號規(guī)則》)。
3、格式要求(附件二)
�、�、每一頁頁眉右側(cè)注明公司名稱并用五號宋體加粗字體。
⑵、每一頁頁腳中心注明頁數(shù)和總頁數(shù)，其中總頁數(shù)用“()”括起。
�、�、在首頁正文上方注明文件的編號、生效時(shí)間、修訂時(shí)間、總頁數(shù)、擬定部門，簽發(fā)人。
�、�、文件標(biāo)題使用宋體小二號字居中。
�、�、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。
�、�、主題詞/抄報(bào)/抄送使用小四或四號宋體。
⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。
注：主題詞即文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞。抄報(bào)適用于需了解文件內(nèi)容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內(nèi)容的相關(guān)單位、部門及同級部門。
4、辦公室負(fù)責(zé)對各部門起草的文件格式進(jìn)行審核，對不符合格式要求的，有權(quán)退回并按要求格式改正。
文件管理制度15
一、總則
(一)為適應(yīng)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理需要，做好公司紅頭文件管理工作，根據(jù)公司實(shí)際情況修訂本制度。
(二)紅頭文件是接收傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)等問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具，必須認(rèn)真做好管理，有效為公司發(fā)展服務(wù)。
(三)綜合辦公室是公司紅頭文件處理工作的管理部門，負(fù)責(zé)公司紅頭文件的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，對各部門的紅頭文件處理進(jìn)行檢查指導(dǎo)和監(jiān)督管理。
(四)紅頭文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
二、公司紅頭文件使用范圍和紅頭文件代號
(一)規(guī)定。
紅頭文件代號為“規(guī)”。用于發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施。
(二)決定、決議。
紅頭文件代號為“決”。對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
(三)通知、通報(bào)。
紅頭文件代號為“通”。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)紅頭文件，批轉(zhuǎn)下級紅頭文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”；表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。
(四)請示、報(bào)告。
紅頭文件代號為“請”。向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”；向上級匯報(bào)工作、反映和說明情況、提出建議，用“報(bào)告”。
(五)批復(fù)。
紅頭文件代號為“復(fù)”。用于答復(fù)請示事項(xiàng)。
(六)聯(lián)系函。
紅頭文件代號為“函”。用于商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
(七)會(huì)議紀(jì)要。
紅頭文件代號為“紀(jì)”。用于傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守。
(八)任免。
紅頭文件代號為用于對公司經(jīng)營管理各崗位職務(wù)、職稱等進(jìn)行任免。
三、紅頭文件分類編號和紅頭文件編碼
(一)公司發(fā)文，一定要由綜合辦公室統(tǒng)一按照紅頭文件使用范圍標(biāo)注紅頭文件分類編號。
1.以公司董事會(huì)名義發(fā)文，以“永青董字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
2.以公司行政名義發(fā)文，以“永青公司字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
3.以公司黨委名義發(fā)文，以“永青黨字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
4.以公司紀(jì)委名義發(fā)文，以“永青紀(jì)字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
5.以公司工會(huì)名義發(fā)文，以“永青工會(huì)字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
6.以公司監(jiān)事會(huì)名義發(fā)文，以“永青監(jiān)字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
(二)公司發(fā)文和收文，一定要由綜合辦公室統(tǒng)一進(jìn)行紅頭文件編碼，發(fā)文和收文分別以發(fā)【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE進(jìn)行編碼管理。
(三)字母釋義。
A：為紅頭文件代號，如“規(guī)、決、通、請、復(fù)、函、紀(jì)、任”；
【20BB】：為所發(fā)紅頭文件的`年份，如“【20xx】”；
C號：為本年度所發(fā)紅頭文件的順序號，如“1號”。
DD：為月份，如“01”；
EEEE：為本年度所收紅頭文件的順序號，如“0001”。
四、紅頭文件內(nèi)容
(一)紅頭文件內(nèi)容一般由密級、緊急程度、標(biāo)題、發(fā)文字號（分類編號）、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主送機(jī)構(gòu)（部門）、抄報(bào)（送）機(jī)構(gòu)（部門）、印發(fā)部門和時(shí)間等部份組成。
(二)密級分為“A級”、“B級”、“C級”。
(三)緊急程度分為“特急”、“緊急”、“普通”。
(四)紅頭文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要概括紅頭文件的主要內(nèi)容。
(五)發(fā)文字號包括代號、年份、順序號。
(六)公司對內(nèi)發(fā)紅頭文件對全公司具有效力，對外發(fā)紅頭文件代表公司的整體意志。
(七)紅頭文件應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。
(八)紅頭文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
(九)發(fā)文機(jī)構(gòu)（部門）必須注明全稱。
(十)多頁紅頭文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
(十二)紅頭文件須經(jīng)蓋章方為有效。紅頭文件一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常的程序性、流程性文檔則應(yīng)以信息聯(lián)絡(luò)單、報(bào)告、簡報(bào)等形式流轉(zhuǎn)，避免隨意發(fā)文，發(fā)文由綜合辦公室統(tǒng)一進(jìn)行編碼，確保唯一性。
五、紅頭文件排版格式
(一)紅頭文件首頁套印公司統(tǒng)一文頭，紅頭文件最后一頁頁腳應(yīng)注明：主題詞、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容。
(二)紙型一般采用A4紙。面頁設(shè)置：上頁邊距2.5CM、下頁邊距2.0CM、左頁邊距2.5CM、右頁邊距2.0CM。
(三)字體規(guī)定。文頭：公司名稱，仿宋體紅色一號字；文號，宋體黑色四號字；紅頭文件名稱，黑體黑色小二號字；紅頭文件臺(tái)頭稱謂及一級標(biāo)題，黑體黑色四號字；紅頭文件正文，宋體黑色小四號字；紅頭文件頁腳，楷體黑色四號字。
(四)行間距1.5倍、字符間距標(biāo)準(zhǔn)。
六、收文
(一)所有收到的外來紅頭文件均交綜合辦公室專人收辦，并統(tǒng)一拆封、編號、登記，及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批并送相關(guān)部門處理。
(二)收文辦理程序：綜合辦公室登記、分發(fā)→領(lǐng)導(dǎo)簽批→各部門承辦→綜合辦公室催辦→立卷→歸檔→銷毀。
(三)收文的管理。
1.紅頭文件的簽收。通過各渠道收到的紅頭文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的除外）均由綜合辦公室專人簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要紅頭文件由專職機(jī)要員簽收管理）后，由綜合辦公室專人統(tǒng)一拆封、編號、登記。對上級機(jī)要部門發(fā)來的紅頭文件，由專職機(jī)要員進(jìn)行信封、紅頭文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)紅頭文件的文號。
2.紅頭文件的編號保管。綜合辦公室文件管理員對收到紅頭文件后應(yīng)及時(shí)附上“紅頭文件專用處理簽”，并分類編碼、登記、傳閱、存檔。
3.本公司外出人員開會(huì)帶回的紅頭文件及資料應(yīng)及時(shí)送交綜合辦公室進(jìn)行分類編碼、登記、傳閱、存檔，不得個(gè)人保存。
七、發(fā)文
(一)發(fā)文辦理程序。
1.董事會(huì)發(fā)文：
董事會(huì)秘書擬稿→董事長核準(zhǔn)→綜合辦公室統(tǒng)一編號、編碼、登記→打印→蓋章→發(fā)文→備案。
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