人事檔案利用制度

　　在當今社會生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的人事檔案利用制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　1、目的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　2、人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　�。�1）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　�。�2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

　　（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

　　3、人事檔案利用的手續(xù)

　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

　�。�1）查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。

　�。�2）外借手續(xù)。

　　首先，借檔單位（部門）寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

　　其次，借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字。

　　再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

　　然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

　　最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

　�。�3）出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

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