【推薦】檔案管理制度2篇

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，制度使用的情況越來越多，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編精心整理的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度1

　　第一章總則

　　第一條為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理科學(xué)化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-20xx）、省委省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（晉辦發(fā)〔20xx〕20號(hào)）及《晉能集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝20xx﹞88號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設(shè)以及各項(xiàng)管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產(chǎn)。

　　第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，是強(qiáng)化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作。

　　第四條檔案管理遵循原則

　�。ㄒ唬┵Y產(chǎn)管理原則：檔案工作以公司資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

　　（二）集中統(tǒng)一原則：公司本部及公司各部門的檔案實(shí)行集中保管，統(tǒng)一管理。檔案部門統(tǒng)一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統(tǒng)一保管。

　　第五條本制度適用于公司各部門。

　　第二章檔案管理組織體系

　　第六條按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，公司堅(jiān)持并不斷完善黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人、各部門專兼職檔案員。

　　第七條建立檔案工作崗位責(zé)任制，確保工作任務(wù)落實(shí)。

　�。ㄒ唬└鞑块T確定一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)整理本部門檔案工作。

　�。ǘ�）公司法定代表人，為檔案安全的第一責(zé)任人；分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作負(fù)主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

　　（三）檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人，組織協(xié)調(diào)檔案工作的全面健康發(fā)展；檔案部門負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)各職能部門檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)；檔案部門專兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、保管、保護(hù)、鑒定、編研、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

　�。ㄋ模└鞑块T負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；各職能部門專兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時(shí)向檔案部門移交。

　　（五）檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　第八條檔案工作職責(zé)

　�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國家有關(guān)的方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案管理制度體系建設(shè)。

　�。ǘ�）編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。

　�。ㄈ�）集中統(tǒng)一管理各門類檔案，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。

　　（四）負(fù)責(zé)檔案的收集整理、保管保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀和信息化建設(shè)；對(duì)各職能部門應(yīng)歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

　�。ㄎ澹┴�(fù)責(zé)檔案工作研究、宣傳和組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　（六）負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門檔案工作。

　�。ㄆ撸﹨f(xié)助上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)單位檔案工作開展規(guī)范化管理及重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

　�。ò耍┙M織參加上級(jí)檔案行政管理部門舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)。

　�。ň牛┙邮苌霞�(jí)單位檔案工作檢查及年度考評(píng)，并協(xié)助上級(jí)單位組織好本單位檔案工作規(guī)范化管理和重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作。

　　第三章檔案收集整理

　　第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應(yīng)歸盡歸，抓好源頭強(qiáng)化基礎(chǔ)，突出特點(diǎn)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)由單一化接收向多元化收集轉(zhuǎn)變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　�。ㄒ唬�歸檔范圍

　　在公司各項(xiàng)工作中形成的，反映公司職能活動(dòng)并已辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進(jìn)行歸檔。

　�。ǘ�）歸檔時(shí)間

　　1.黨群、行政、經(jīng)營等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應(yīng)歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據(jù)本單位的實(shí)際情況隨辦理隨歸檔。

　　2.新建、改建、擴(kuò)建的工程項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗(yàn)收后項(xiàng)目文件全部歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　3.科研、地測(cè)、產(chǎn)品類檔案，應(yīng)根據(jù)各種生產(chǎn)活動(dòng)和各種科技文件材料形成的具體特點(diǎn)，其歸檔時(shí)間可分階段或在項(xiàng)目完成后整理歸檔。

　　4.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在設(shè)備開箱驗(yàn)收或接收后登記歸檔。

　　5.會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門保存1年，期滿后的第二年6月底前內(nèi)向檔案部門歸檔。

　　6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實(shí)物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時(shí)歸檔，或同反映同一內(nèi)容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個(gè)月內(nèi)。及時(shí)歸檔保存。榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，在授獎(jiǎng)后及時(shí)歸檔。

　　7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)整理，并在3個(gè)月內(nèi)完成歸檔�？蒲姓n題中的電子文件應(yīng)在課題驗(yàn)收或經(jīng)評(píng)審、鑒定測(cè)試合格后立即歸檔。

　　8.工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

　　9.單位撤銷、合并時(shí)，須依據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號(hào)）的要求，將本單位形成的全部檔案應(yīng)責(zé)成專人認(rèn)真整理、妥善保管，按照要求及時(shí)向原上一級(jí)主管單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　10.公司電子公文系統(tǒng)，由專人對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，對(duì)OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件在文件辦理完畢及時(shí)歸檔，并做好備份工作。

　　（三）歸檔份數(shù)

　　1.原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

　　2.使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

　　（四）歸檔要求

　　1.歸檔的文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求。歸檔的文件材料應(yīng)是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫。

　　2.歸檔的文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)反映各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容和歷史過程。文件編目要素完整、準(zhǔn)確。

　　3.要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》等業(yè)務(wù)規(guī)范，分門別類進(jìn)行整理，按照文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　4.應(yīng)歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內(nèi)容、份數(shù)與頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，科技文件材料文字和圖表應(yīng)與實(shí)物相符，做到準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保持成套性、整體性。已破損的'文件材料要經(jīng)過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復(fù)印件或作耐久性處理。

　　5.各門類檔案在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實(shí)行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。

　�。ㄎ澹�檔案移交

　　檔案部門應(yīng)檢查歸檔文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補(bǔ)充完善。

　　第四章檔案信息化建設(shè)

　　第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化加工，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)由粗放式加工向精細(xì)化加工轉(zhuǎn)變。

　　第十一條要根據(jù)單位實(shí)際，安排專項(xiàng)資金用于檔案信息化建設(shè)，使用成熟穩(wěn)定的檔案管理軟件，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)。采取必要的安全保密措施，保證工作質(zhì)量。要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　第五章電子檔案管理

　　第十二條電子檔案歸檔

　�。ㄒ唬┕�司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

　�。ǘ�）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

　�。ㄈ�）電子檔案的歸檔范圍參照集團(tuán)關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

　　第十三條公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。

　　第十四條電子檔案收集要求

　�。ㄒ唬┯涗浟酥匾�文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。

　�。ǘ�）當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。

　　（三）對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。

　�。ㄋ模�對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

　�。ㄎ澹�對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

　�。�六）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

　�。ㄆ撸�對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

　�。ò耍�對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

　�。ň牛�對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。

　�。ㄊ�）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　�。ㄊ�一）對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

　　（十二）定期制作電子文件的備份。

　　第十五條電子文件編號(hào)代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結(jié)文件；P－程序文件；D－數(shù)據(jù)文件。

　　第十六條電子檔案保管

　�。ㄒ唬�對(duì)歸檔電子文件、應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。

　�。ǘ�）歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還符合下列條件：

　　1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　2.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

　　3.存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　　4.環(huán)境溫度選定范圍：17度至20度；相對(duì)濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。

　�。ㄈ�）歸檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。

　　第六章檔案管理系統(tǒng)軟件

　　第十七條檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

　　第十八條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

　　第十九條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

　　第二十條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。

　　第七章檔案保存

　　第二十一條檔案保存要設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，檔案庫房原則上設(shè)置在地面一層且遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場(chǎng)所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應(yīng)小于5KN/m2，采用密集架時(shí)不應(yīng)小于12KN/m2，無特殊保護(hù)裝置不宜設(shè)置在地下或頂層，面積應(yīng)滿足未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要。庫房應(yīng)配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動(dòng)報(bào)警器、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備，根據(jù)庫房管理需要可配置空調(diào)、加濕器、空氣凈化器設(shè)備等。

　　第二十二條檔案庫房管理

　�。ㄒ唬�庫房應(yīng)防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。

　�。ǘ�）貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的方針，定期檢查庫房的設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況和安全情況，對(duì)存在的安全隱患要及時(shí)處理。

　�。ㄈ�）庫房?jī)?nèi)要有檔案存放位置索引標(biāo)識(shí)圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應(yīng)系統(tǒng)合理，便于查找和取放方便，存放位置相對(duì)固定。

　　（四）庫房鑰匙要由檔案管理人員專人保管，嚴(yán)格執(zhí)行“雙人進(jìn)（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調(diào)卷，禁止進(jìn)入庫房查找。

　�。ㄎ澹�庫房溫度應(yīng)保持在14—24℃，相對(duì)濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺(tái)賬，每天定期檢查并做好記錄。

　�。�六）檔案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。

　�。ㄆ撸┲匾�電子檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份，確保檔案安全。

　�。ò耍�歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合電子檔案保管的要求外，同時(shí)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　�。ň牛�庫藏檔案要定期進(jìn)行清理核對(duì)，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)破損或載體變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)采取搶救措施；設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)原載體與新設(shè)備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)登記說明。

　　第二十三條檔案保密管理

　�。ㄒ唬�檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守、執(zhí)行黨和國家保密政策和制度，不談?wù)摍n案的內(nèi)容，更不得擅自透露與傳播有關(guān)機(jī)密檔案的內(nèi)容，確保檔案的絕對(duì)安全。

　�。ǘ�）檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密。應(yīng)做到不該看的檔案絕對(duì)不看，不該說的絕密絕對(duì)不說，不該問的秘密絕對(duì)不問，不該抄錄的檔案絕對(duì)不抄錄。

　�。ㄈ�）對(duì)泄漏黨和國家、企業(yè)機(jī)密的事件要在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)告有關(guān)部門和主管單位。

　　第八章檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案

　　第二十四條要樹立“大安全觀”，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實(shí)安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，不斷構(gòu)筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設(shè)由傳統(tǒng)護(hù)衛(wèi)向現(xiàn)代防御轉(zhuǎn)變。

　　（一）組織指揮

　　成立檔案管理應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副組長由檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人及應(yīng)急調(diào)度部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，相關(guān)部門人員為成員。

　　（二）主要職責(zé)

　　負(fù)責(zé)日常檔案安全信息監(jiān)測(cè)、采集、匯總、分析與組織協(xié)調(diào)；起草相關(guān)文件、制定應(yīng)急措施，督促、指導(dǎo)各職能部門開展應(yīng)急工作；根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)，聯(lián)絡(luò)、組織人員趕赴現(xiàn)場(chǎng)對(duì)突發(fā)事件參與處置，并跟蹤了解事件的進(jìn)展情況和處置情況。

　　第二十五條要建立突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制，定期進(jìn)行檔案與電子文件突發(fā)事故與災(zāi)害應(yīng)急演練，使突發(fā)事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對(duì)可能發(fā)生的危機(jī)情況及時(shí)處理，積極加以防范。接到重大災(zāi)情演練信號(hào)后，要按照應(yīng)急預(yù)案和救災(zāi)部門的要求，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護(hù)工作。應(yīng)急演練結(jié)束后，按規(guī)定做好善后處理工作。

　　第二十六條突發(fā)事件發(fā)生后，受災(zāi)部門應(yīng)立即采取電話、傳真等方式將有關(guān)情況（突發(fā)事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、結(jié)果、當(dāng)前情況、已采取的措施）報(bào)告檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，詳情和進(jìn)展情況應(yīng)隨時(shí)上報(bào)。應(yīng)急結(jié)束后，應(yīng)做好突發(fā)事件安全分析，提出加強(qiáng)和改進(jìn)同類事件應(yīng)急工作的意見和建議。

　　第九章檔案鑒定與銷毀

　　第二十七條檔案鑒定銷毀要按規(guī)定程序進(jìn)行

　�。ㄒ唬┏闪⒂蓡挝环止軝n案工作的領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會(huì)。

　　（二）根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會(huì)對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。

　　（三）到期電子檔案的鑒定必須進(jìn)行有效性檢測(cè)。電子檔案的銷毀應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)機(jī)密信息的介質(zhì)進(jìn)行徹底銷毀，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機(jī)密信息徹底清除。

　�。ㄋ模�檔案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機(jī)構(gòu)和地點(diǎn)，指定專人銷毀，兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。

　　第十章檔案統(tǒng)計(jì)

　　第二十八條檔案統(tǒng)計(jì)要做到

　�。ㄒ唬�準(zhǔn)確、及時(shí)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并上報(bào)有關(guān)部門。

　　（二）統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容要完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，要全面系統(tǒng)地反映檔案工作各方面的情況。主要內(nèi)容包括：檔案工作機(jī)構(gòu)、人員；檔案室藏情況構(gòu)成、檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數(shù)量；檔案利用情況及效果；檔案設(shè)施設(shè)備情況，同時(shí)保持檔案統(tǒng)計(jì)工作連續(xù)性。

　�。ㄈ�）定期進(jìn)行庫藏檔案的清查核對(duì)，做到家底清楚、賬物相符。

　　第十一章檔案開發(fā)利用

　　第二十九條要樹立“大服務(wù)觀”，深化檔案開發(fā)利用，推動(dòng)檔案利用體系建設(shè)由被動(dòng)性向主動(dòng)性開放轉(zhuǎn)變。建立完善檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對(duì)典型利用案例進(jìn)行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，提高檔案的利用效益。

　　第三十條檔案資料查借閱

　�。ㄒ唬┎榻栝啓n案資料要履行審批登記手續(xù)。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱利用。

　�。ǘ�）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經(jīng)其分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案部門或檔案歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并派專人監(jiān)督其利用。歸還檔案時(shí)，必須經(jīng)檔案部門人員詳細(xì)檢查文件材料，確認(rèn)完好無損后方可完成歸還手續(xù)。

　�。ㄈ�）查借閱利用檔案者必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。涉密檔案必須在檔案員在場(chǎng)的情況下，在閱覽室或固定場(chǎng)所閱讀，不得復(fù)制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。

　　第十二章檔案保障機(jī)制

　　第三十一條要樹立“大發(fā)展觀”，建立檔案工作人員激勵(lì)機(jī)制，注重人才培養(yǎng)教育，引領(lǐng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)由單一型培養(yǎng)模式向復(fù)合型培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變。檔案員要具備一定的專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)的學(xué)識(shí)水平，并保持相對(duì)穩(wěn)定；檔案員要進(jìn)行繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，每年脫產(chǎn)接受繼續(xù)教育和培訓(xùn)的時(shí)間累計(jì)不少于12天，并通過有效培訓(xùn)方式，不斷提升檔案干部綜合素質(zhì)，滿足檔案工作發(fā)展需要。在干部培養(yǎng)、選拔任用和年度先進(jìn)評(píng)比中要確保檔案人員占一定名額。對(duì)在檔案規(guī)范化管理活動(dòng)、項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作中做出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第三十二條完善檔案投入機(jī)制，將檔案庫房設(shè)施設(shè)備及裝具更新改造費(fèi)用、信息化建設(shè)費(fèi)用和檔案工作人員津貼補(bǔ)助列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算；檔案崗位津貼發(fā)放范圍及人員由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)提議，并經(jīng)會(huì)議討論研究后確定，津貼發(fā)放范圍及標(biāo)準(zhǔn)參照省政府辦公廳《關(guān)于健全和完善檔案管理體制等有關(guān)事宜的通知》（晉政辦函〔20xx〕9號(hào)），對(duì)檔案人員給予崗位津貼不得低于6元/天，并根據(jù)工資浮動(dòng)水平，建立適當(dāng)?shù)脑鲩L機(jī)制。

　　第三十三條公司將按照省檔案局、省國資委、集團(tuán)公司要求，制定考核目標(biāo)體系，對(duì)檔案管理人員逐步推行檔案工作年度目標(biāo)責(zé)任考核。

　　第三十四條要積極開展檔案工作規(guī)范化管理、項(xiàng)目檔案管理示范工程等活動(dòng)，提升檔案工作規(guī)范化水平。檔案工作規(guī)范化管理及省和集團(tuán)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要逐級(jí)向集團(tuán)公司提出申請(qǐng)，由集團(tuán)公司統(tǒng)一向省檔案局申報(bào)并協(xié)調(diào)省檔案局及有關(guān)單位做好評(píng)定、驗(yàn)收工作。

　　第三十五條要樹立“大法治觀”，檔案工作圍繞集團(tuán)大局和中心，依法治檔。對(duì)發(fā)生檔案管理違法違紀(jì)行為或出現(xiàn)安全事故的單位和個(gè)人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（國家檔案局令第5號(hào)）、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局令第30號(hào)）等的相關(guān)規(guī)定給予處分，構(gòu)成犯罪的依法追究其刑事責(zé)任。

　　第十三章附則

　　第三十六條本制度由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十七條本制度自發(fā)布之日起施行。

檔案管理制度2

1．總則

　　1.1為規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團(tuán)公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。

　　1.2檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調(diào)用、銷毀等方面的工作。

　　1.3檔案管理工作遵循的原則是：服務(wù)企業(yè)、規(guī)范管理、認(rèn)真負(fù)責(zé)、實(shí)用方便、完備安全。

　　1.4集團(tuán)公司檔案管理工作由集團(tuán)公司行政部具體負(fù)責(zé)。

　　2．檔案的管理機(jī)構(gòu)

　　檔案管理工作實(shí)行分級(jí)管理。

　　2.1集團(tuán)公司的有關(guān)檔案管理工作由集團(tuán)公司檔案室具體承擔(dān)。

　　集團(tuán)公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負(fù)責(zé)，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對(duì)常用的集團(tuán)公司基本材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）也應(yīng)保留一套備用。

　　2.2集團(tuán)公司檔案室設(shè)專（兼）職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作；下屬各單位可設(shè)置專職或兼職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作。

　　3.檔案的種類：

　　3.1公司基本檔案

　　3.1.1集團(tuán)公司開業(yè)登記證件，包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶許可證等。

　　3.1.2集團(tuán)公司設(shè)立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設(shè)立及變更歷次批準(zhǔn)文件）。

　　3.1.3集團(tuán)公司章程（含歷次修正案）。

　　3.2公司綜合檔案

　　3.2.1法規(guī)性文件，包括上級(jí)發(fā)布、需集團(tuán)公司執(zhí)行的，或由集團(tuán)公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

　　3.2.2企業(yè)的重大決議，包括由集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

　　3.2.3計(jì)劃性文件，包括集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

　　3.2.4 總結(jié)性文件，包括集團(tuán)公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、公司的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

　　3.2.5批示性文件，包括集團(tuán)公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及各類決定、命令、工作指示等。

　　3.2.6憑證性文書材料，包括集團(tuán)公司各部門上報(bào)的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

　　3.2.7證件性文書資料，包括公司各類資質(zhì)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)證書和證明、集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)人獲得的各類榮譽(yù)等。

　　3.2.8匯報(bào)性文書資料，包括上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料；

　　3.2.9聲像制品資料，包括集團(tuán)公司在經(jīng)營活動(dòng)、重大慶典、企業(yè)文體活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

　　3.2.10題贈(zèng)性資料，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

　　3.3專業(yè)檔案

　　3.3.1人事檔案

　　3.3.1.1職員基本材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷及證明、面試、錄用、試用與轉(zhuǎn)正。

　　3.3.1.2勞動(dòng)合同。

　　3.3.1.3任免職、調(diào)崗調(diào)薪記錄。

　　3.3.1.4考核與獎(jiǎng)懲記錄。

　　3.3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。

　　3.3.1.6教育與培訓(xùn)記錄。

　　3.3.1.7其他人事管理檔案。

　　3.3.2財(cái)務(wù)檔案

　　3.3.2.1歷年帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)、稅務(wù)等會(huì)計(jì)檔案。

　　3.3.2.2財(cái)產(chǎn)目錄清單。

　　3.3.2.3財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證。

　　3.3.2.4其他財(cái)產(chǎn)管理檔案。

　　3.3.3法律檔案

　　3.3.3.1各類合同原件。

　　3.3.3.2各類案件的有關(guān)法律文書、行文。

　　3.3.3.3其他法律方面檔案材料。

　　3.3.4投資項(xiàng)目及工程檔案

　　3.3.4.1投資項(xiàng)目的論證材料；

　　3.3.4.2實(shí)施項(xiàng)目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產(chǎn)開發(fā)）資料（勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等）。

　　3.3.4.3其他有關(guān)投資項(xiàng)目及工程的檔案、材料。

　　3.3.5購銷業(yè)務(wù)檔案

　　包括各類購銷合同，有關(guān)收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結(jié)匯與核銷、開票、托運(yùn)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、商檢報(bào)關(guān)等憑證單據(jù)。

　　3.3.6部門工作檔案

　　3.3.6.1各職能部門（包括項(xiàng)目、商貿(mào)、國貿(mào)業(yè)務(wù)部門）在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯總記錄及文件等。

　　3.3.6.2其他有存檔價(jià)格的資料等。

　　4．歸檔

　　4.1歸檔范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第四條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

　　4.2立卷歸檔要求

　　4.2.1立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、

　　牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

　　4.2.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

　　4.2.3立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

　　4.2.4立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　4.2.5立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.2.6立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

　　4.2.7文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

　　4.2.8歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、底稿、正文和附件必須立在一起。

　　上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的.部門或人員必須將復(fù)印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。

　　各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

　　4.2.9聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　4.3歸檔時(shí)間要求：

　　4.3.1文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。

　　4.3.2會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。

　　4.3.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時(shí)歸檔。

　　4.3.4工程項(xiàng)目檔案：工程項(xiàng)目前期手續(xù)辦完后即將有關(guān)證書、材料原件及時(shí)歸檔。工程設(shè)計(jì)、施工階段有關(guān)材料在工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　4.3.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時(shí)歸檔。

　　4.3.6證書、重要文件等：在取得之后及時(shí)歸檔。

　　4.3.7對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

　　4.4歸檔時(shí)，歸檔人員應(yīng)將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。

　　4.5檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)催辦及接收登記工作，對(duì)各部門或各公司不及時(shí)辦理歸檔工作的，應(yīng)上報(bào)行政部協(xié)調(diào)處理。

　　4.1.5人事檔案由集團(tuán)公司人資部門負(fù)責(zé)管理，并另行制定管理細(xì)則。

　　5．檔案的保管

　　5.1檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

　　5.2檔案員對(duì)重要檔案資料應(yīng)重點(diǎn)保管，嚴(yán)防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。

　　5.3檔案保密要求

　　5.3.1檔案員要嚴(yán)守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將檔案資料攜帶外出。

　　5.3.2檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

　　5.3.3檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

　　5.3.4有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。

　　5.3.5有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5.3.6對(duì)已到保密期限的檔案要提請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

　　5.3.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直至依法追究刑事責(zé)任。

　　5.3.8在職工作人員離職（或調(diào)離）時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職（調(diào)離）。檔案管理員離職（或調(diào)離），應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能離職（調(diào)離）。

　　6．檔案借閱、調(diào)用

　　6.1借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。

　　財(cái)務(wù)檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必須由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。

　　6.2因工作需要復(fù)印檔案資料者，需辦理復(fù)印登記審批，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印后，提供復(fù)印件。

　　6.3因工作需要調(diào)用檔案（原件）者，需辦理調(diào)用登記審批，注明調(diào)用檔案的具體名稱、用途。

　　6.4外單位人員一律不允許借閱、調(diào)用、復(fù)印檔案資料。

　　6.5借閱、調(diào)用的檔案資料歸還時(shí)，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查，并在登記表上注明歸還情況，發(fā)現(xiàn)有丟失、損壞或被涂改等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部處理。

　　7．檔案銷毀

　　7.1檔案保存期限應(yīng)按以下規(guī)定執(zhí)行：

　　7.1.1國家有關(guān)規(guī)定有明確的，按其規(guī)定執(zhí)行；

　　7.1.2反映公司沿革（包括有時(shí)延續(xù)關(guān)系的檔案資料）及主要活動(dòng)的檔案資料永久保存；

　　7.1.3其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，經(jīng)行政部審核，報(bào)總裁審批后方可銷毀。7.2銷毀檔案時(shí)，由檔案員具體負(fù)責(zé)，行政部機(jī)要秘書監(jiān)督執(zhí)行。銷毀檔案一般采用碎紙機(jī)粉碎或燒毀方式進(jìn)行。銷毀后應(yīng)在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。

　　8．附則

　　8.1本制度由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度自發(fā)布之日起施行。

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