大型會議管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編整理的大型會議管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為規(guī)范和加強大型會議的管理，提高會議的效率和質(zhì)量，保障會議的順利進行，制定本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部舉行的大型會議。第三條制定程序

　　本制度的修訂和制定由公司經(jīng)理辦公室負責，經(jīng)公司領導班子審批后，公布實行。

　　第二章會議召集與安排

　　第四條會議宣傳

　　1、召開大型會議前，需對會議主題、時間、地點、參會對象進行宣傳。

　　2、宣傳內(nèi)容需包含會議目的、議題、參會對象、時間、地點、舉辦單位等重要信息。

　　3、宣傳形式包括公司公告欄、部門通知、郵件群發(fā)、電話通知等多種方式，宣傳時間至少提前一周。

　　第五條會議召集人

　　1、大型會議召集人由舉辦單位確定，需滿足以下條件：

　�。�1）工作經(jīng)驗豐富，具有豐富的組織和管理能力。

　�。�2）熟悉公司的業(yè)務和工作流程，了解參會人員及其職責，具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。

　　（3）能夠嚴格遵守會議程序，確保會議的準確、高效、有序。

　　2、會議召集人的主要職責：

　�。�1）組織制定會議議程，會議計劃、安排和準備工作。

　�。�2）召集參會人員，確保參會人員及時、準確到達會議現(xiàn)場。

　�。�3）主持會議，遵守會議程序，確保會議的高效和順利進行。

　�。�4）對會議結(jié)果進行總結(jié)，并及時發(fā)出會議紀要。第六條會議秘書

　　1、大型會議由會議秘書協(xié)助召集人組織和開展。

　　2、會議秘書的職責包括：

　�。�1）配合召集人制定會議議程，安排會議現(xiàn)場。

　�。�2）準備會議材料，協(xié)助主持人對議程進行解讀。

　�。�3）會議現(xiàn)場記錄會議過程和重要決策內(nèi)容。

　�。�4）協(xié)助主持人對會議結(jié)果進行總結(jié)，并及時發(fā)出會議紀要。

　　第三章會議管理

　　第七條會議議程

　　1、會議召集人應按照會議目的，制定合理的會議議程。

　　2、會議議程應包含會議的時間、地點、主題、參會人員、議程內(nèi)容等基本信息。

　　3、議程內(nèi)容應符合會議目的，并結(jié)合當前工作情況和需求，確定議題，并在議題前確定發(fā)言時間、發(fā)言順序等細節(jié)問題。

　　第八條會場準備

　　1、會議召集人應提前安排場地，清理會場，檢查和確認會議設備及其運行情況。

　　2、會議場地應選在安靜、舒適、寬敞的場所，保證參會人員的安全和順利進行。

　　3、會議設備應配備齊全，運行正常，包括投影儀、麥克風等。

　　第九條會議主持

　　1、會議主持人應保證會議的正常進行，遵守會議程序。

　　2、會議主持人應確認議題的處理方式，控制會議的時間、發(fā)言秩序，在適當?shù)臅r候提出總結(jié)討論并梳理出決策內(nèi)容。

　　3、會議主持人應盡可能保持會場秩序，尊重各方發(fā)言并進行協(xié)調(diào)。

　　第十條會議記錄

　　1、會議記錄人應對會議內(nèi)容進行詳細的記錄。

　　2、會議記錄應包括會議過程、議題、發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容、決策內(nèi)容等重要信息。

　　3、會議記錄應在會議期間進行時間記錄和總結(jié)，并及時通知相關部門。

　　第四章會議后續(xù)處理

　　第十一條會議紀要撰寫

　　1、會議秘書應在會議結(jié)束后，結(jié)合會議記錄，認真制作會議紀要。

　　2、會議紀要應包括會議的時間、地點、參會人員、議題、決策內(nèi)容等要素。

　　3、會議紀要的內(nèi)容應準確、簡明、客觀，反映了會議的全貌和重點決策。

　　第十二條會議跟進

　　1、會議決策應及時跟進落實。

　　2、會議參會人員應將會議決策內(nèi)容、具體實施方案、負責人和時間節(jié)點等細節(jié)落實清楚，并及時在公司內(nèi)部進行溝通和宣傳。

　　3、會議召集人應定期跟進會議決策的落實情況，對未執(zhí)行落實情況進行處理和跟蹤。

　　第十三條糾紛處理

　　如存在與會人員在會議中發(fā)生矛盾、糾紛等情況，應當及時處理，確保會場秩序和參會人員的安全。

　　第十四條追究責任

　　如在大型會議中發(fā)現(xiàn)管理人員或參會人員的違規(guī)行為，應按照公司相關制度和法律法規(guī)進行處理和追究責任。

　　第五章附則

　　第十五條生效時間

　　本制度自公布之日起生效，之前制定的有關管理制度不與本制度沖突的條文依然有效。

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