文件管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編精心整理的文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
文件管理制度1
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的.核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度2
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的.產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
文件管理制度
1）開發(fā)計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4）產品維護階段：設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范文件管理制度
認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度
中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
文件管理制度
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、責任追究
各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
文件管理制度3
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規(guī)范、科學的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務資料等。
3職責
3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。
4質量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經營財務:經營合同、財務資料。
d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養(yǎng)護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養(yǎng)資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的'圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調閱權限:
a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準,財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術、設施設備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調閱超出權限,或涉及機密的檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,并按情節(jié)追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復印件根據(jù)主任的批示意見轉發(fā)放給相關單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶資料應包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡電話及聯(lián)絡人等。
c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。
d.業(yè)主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。
4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
文件管理制度4
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的`文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。
3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。
文件管理制度5
第一條 為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規(guī)范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內容包括檔案管理的.主要內容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內的全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內容應包括：
�。ㄒ唬┰O備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點、投產日期、操作運行條件等)；
�。ǘ┰O備檢驗總結報告；
�。ㄈ└綄僭O備明細表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗�；
�。ㄎ澹┌惭b試車記錄；
�。┰O備檢修記錄；
�。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄；
�。ò耍┰O備運轉時間累計；
�。ň牛┰O備技術改造和更新記錄；
�。ㄊ┰O備故障及事故記錄；
�。ㄊ唬櫥f明表；
�。ㄊ┰O備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設備技術資料。
第六條 設備技術檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；
�。ㄈ┰O備遷移，其檔案隨設備調出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；
�。ㄋ模┘夹g檔案應責成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。
文件管理制度6
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規(guī)定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據(jù)文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的.手續(xù)、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監(jiān)理公司有關文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進度和施工情況，聯(lián)系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯(lián)系，收集施工技術文件資料。
�、谂c材料部聯(lián)系，收集施工材料質量保證文件。
�、叟c設計部聯(lián)系，收集設計變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據(jù)建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度7
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的.各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件管理制度8
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的`整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件管理制度9
一、體系文件的構成及分類
生產、研發(fā)
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統(tǒng)構成:質量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業(yè)的生產、研發(fā);營銷;人事;財務'五種基本職能。
文件體系分四個層次，'管理手冊'為一級文件，'程序文件'為二級文件，'工作手冊'為三級文件，'企業(yè)標準'為四級文件。
二、體系文件使用指南
質量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質量、環(huán)境管理體系文件是將質量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認證，符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求。
質量、環(huán)境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求，從而產生了企業(yè)的《質量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標準基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進行整合�！顿|量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質量、環(huán)境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品(服務)實現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別，并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養(yǎng)標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標準(四級文件)�！斗课菰O備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規(guī)程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養(yǎng)標準》為我司企業(yè)標準，按'三級保養(yǎng)'詳細敘述保養(yǎng)內容及應達到的標準。《節(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。
安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應急情況的`處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。
應急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。
服務手冊:廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務，可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區(qū)文化活動，'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區(qū)文化活動及會所管理的指導性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務管理體系
財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導性文件。
文件管理制度10
第一章總則
第一條為了規(guī)范學校文件管理工作，提高學校文件管理水平，增強學校內部信息溝通和協(xié)調效率，確保學校工作的順利進行，制定本文件管理制度。
第二條學校文件包括紙質文件和電子文件兩種形式。紙質文件是指各類文件、資料以紙張形式存在的文書；電子文件是指通過計算機網絡傳輸并以電子形式存在的文書。
第三條學校文件管理的目標是保證學校文件的安全、便捷、清晰、及時并滿足各部門工作需求。
第二章文件管理的原則
第四條文件管理貫穿學校工作全過程，具有系統(tǒng)性、階段性和全員性的特點。各部門、個人必須嚴格依照本制度開展文件管理。
第五條學校文件管理應遵循以下原則：
1.法律原則：學校文件管理必須遵守相關法律法規(guī)，不得存儲、傳播違法違規(guī)信息。
2.公開透明原則：學校文件管理應當公開、透明，便于各部門、師生員工查詢、使用。
3.規(guī)范化原則：學校文件管理應符合統(tǒng)一的規(guī)范，遵循一致的命名、編號和歸檔方式。
4.安全保密原則：學校文件管理要保證文件的安全和保密，防止泄露、丟失、損毀。
5.記錄完整原則：學校文件管理要保證文件的記錄完整，不得刪除、篡改重要信息。
6.便捷高效原則：學校文件管理要方便查閱、提高效率。
第三章文件的產生、流轉和存檔
第六條學校文件產生包括編制、審核、批準、簽發(fā)等過程，各部門負責人要履行相應職責，確保文件的準確性和合法性。
第七條學校文件的流轉按照下列程序進行：
1.發(fā)起部門發(fā)起文件并填寫正式的文號、文件標題、文件主題等信息，同時附上文件內容和相關附件。
2.發(fā)起部門向上級部門提出審批申請，上級部門審核后進行批復。
3.批復后，文件由發(fā)起部門簽發(fā)并分發(fā)給各相關部門或個人。
4.文件接收人在規(guī)定時間內對文件內容進行閱知，并按照文件要求進行處理。
第八條學校文件的存檔分為紙質存檔和電子存檔。紙質存檔要分類存放，按照文件類型、部門和時間進行整理和編號；電子存檔要進行分類歸檔，按照文件路徑、文件夾和時間進行存儲。
第九條所有紙質文件和電子文件都應編制文件目錄和文件清單，并定期更新。
第四章文件的`查閱、借閱和銷毀
第十條學校內部部門和師生員工有查閱文件的權利，查閱時應填寫查閱登記，不得隨意翻閱、帶出文件。
第十一條文件借閱應經過批準，并按照規(guī)定的流程進行，借閱期限不得超過一個月，逾期需申請延期。
第十二條文件因達到保管年限、內容完成或失去使用價值等原因，經過審批可以銷毀。銷毀程序應符合相關法律法規(guī)和學校規(guī)定，并填寫銷毀登記。
第五章電子文件管理
第十三條學校電子文件保存應遵循以下原則：
1.備份原則：電子文件要進行定期備份，確保信息不丟失。
2.分類存儲原則：電子文件要進行分類存儲，按照文件類型、部門和時間進行歸檔。
3.定期清理原則：定期對電子文件進行清理，刪除無用文件，確保存儲空間足夠。
4.安全可靠原則：電子文件要進行安全防護，防止病毒攻擊和非法侵入。
第十四條學校電子文件的使用應遵循以下原則：
1.規(guī)范使用原則：合法合規(guī)使用電子文件，不得用于違法違規(guī)行為。
2.授權使用原則：根據(jù)權限設置電子文件的訪問范圍，確保信息流轉的安全和可信。
3.安全傳輸原則：電子文件傳輸要采取加密和安全驗證措施，防止信息泄露。
第十五條學校電子文件的保密應遵循以下原則：
1.訪問權限原則：設立訪問權限，確保只有合法的人員可以查閱和使用文件。
2.加密保護原則：重要的電子文件要進行加密保護，防止非法獲取。
3.備份存儲原則：對重要的電子文件進行定期備份和存儲，防止丟失。
第六章文件管理的責任
第十六條學校文件管理責任劃分如下：
1.校長負責文件管理工作的整體規(guī)劃和組織實施。
2.各部門負責人負責本部門文件管理的組織、協(xié)調和監(jiān)督。
3.師生員工應按照規(guī)定參與文件管理工作，并保證文件的安全和保密。
第十七條學校將建立文件管理監(jiān)督機制，加強對文件管理工
作的監(jiān)督和檢查，對違反文件管理制度的行為進行糾正和處理。
第十八條對于文件管理工作中的成績和優(yōu)秀做法，學校將予以表彰和獎勵，激勵全體師生員工不斷提高文件管理水平。
第七章附則
第十九條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，有關修訂、解釋由學校文件管理部門負責。
第二十條本制度未盡事宜由學校文件管理部門負責具體落實。
附件：文件管理登記表、文件清單模板、文件盒標簽模板
以上是學校文件管理制度的通用篇，制度內容健全且條例清晰。為了規(guī)范學校內部的文件管理工作，提高工作效率，保障文件的安全和保密，各部門和師生員工都需要嚴格遵守制度，并不斷改進和完善文件管理工作。通過有效的文件管理，學校能夠更好地實現(xiàn)信息的管理、共享和流轉，為學校的發(fā)展和教育事業(yè)的進步提供有力的支持。
文件管理制度11
計量管理制度匯編
第一條：為了加強計量監(jiān)督管理，保障國家計量單位的統(tǒng)一和量值的準確可靠。根據(jù)《中華人民共和國計量法》條件解釋的有關規(guī)定，制定本制度。
第二條：本部門采用國際單位制和國家法定計量單位。對非法定計量單位的計量器具應進行改制、更新、各項圖表、文件都應采用國家法定計量單位。
第三條：計量中心是對紡織系統(tǒng)有關計量器具的檢定維修服務機構，并協(xié)助公司計量管理部門作好本系統(tǒng)的計量管理工作。
第四條：做好中心計量工作，對保證本系統(tǒng)的產品質量、提高勞動生產率、保障安全生產、節(jié)約能源、加強經濟核算都起著重要的作用，為促進計量工作開展，中心部門針對工作中的實際情況特制定以下制度：
一、計量人員崗位責任制
1、宣傳貫徹執(zhí)行國家有關計量工作方針、政策、法則、制度、確保有關計量器具的量值統(tǒng)一準確，并及時服務于生產，是計量工作的中心任務。
2、努力學習計量法和技術業(yè)務知識，不斷提高管理、檢定、測試技術水平，對職工進行計量器具的正確使用、維護、保養(yǎng)教育。
3、建立和管理好計量標準器，保證量值的準確性，設置計量監(jiān)測點，繪制各類網絡圖，合理配備各種計量器具，開展周期檢定工作，為提高產品質量提供準確可靠的數(shù)據(jù)。
4、做好計量器具的統(tǒng)計、管理，建立臺帳和各部門的能源分類臺帳，編制量值傳遞系統(tǒng)、出廠產品檢驗，以及發(fā)放、購置、報廢等工作。
5、保管好計量標器具的技術說明書及計量器具，歷次檢定合格證，做好檢定原始記錄，做到帳物相符。
二、計量工作制度
1、計量室是標準器具、精密儀器、設備集中的地方，非工作人員未經許可不準入內。
2、檢定人員必須在過渡間更換好隔離衣、拖鞋、方可進入室內。
3、室內外要保持清潔衛(wèi)生、環(huán)境安靜，打鬧、擅離工作崗位。
4、室內儀器要保持整齊，做到定點、定位、臺面不得放置任何雜物。
5、檢定員對所使用的儀器，應按說明書使用，按規(guī)程操作，按制度保養(yǎng)，本室使用的標準及精密計量器具，不準外借。
6、下班時，切斷電源，關好門窗，發(fā)現(xiàn)事故隱患及時報告中心領導采取措施。
三、計量器具使用、維護、保養(yǎng)制度
1、標準器具、精密儀器必須設專人管理、嚴格按照說明書及操作規(guī)程進行操作，未取得操作證者，不得擅自動用計量器具。
2、所有計量器具，要落實到人定期進行維護、保養(yǎng)、及時清除污垢，以保證數(shù)據(jù)準確。
3、使用和保管計量器具的房間、要清潔干燥、溫度要相對穩(wěn)定。
4、計量器具要嚴防潮濕，嚴禁與酸、磷、水等腐蝕性物質放在一起，以免損壞。
5、使用計量器具要以常保持清潔，并保存好合格證。
6、使用計量器具時，選用要合理，嚴禁摔、砸、碰，用后合理保養(yǎng)，不得丟失。
7、上班前，節(jié)假后要及時佼驗各種計量器具，對精密儀器發(fā)現(xiàn)問題時，停止使用，待維修、檢驗后再使用，切不可自行拆除。
四、周期檢定制度
1、計量室必須對本部門及本公司使用的計量標準器、計量器具、應嚴格按照要求進行周期檢定。
2、周期檢定計劃，應根據(jù)公司的實際情況，編排檢定周期表。
3、嚴格執(zhí)行周期檢定制度，對不能送檢的計量器具，應派專人到現(xiàn)場進行檢定。
4、無檢定規(guī)程的計量器具要根據(jù)有關檢定方法，進行周期檢驗，并出具報告。
5、根據(jù)周檢及抽檢情況經主任及有關領導同意及時調整周期逐步達到周期合理。
五、在用計量器具現(xiàn)場抽檢制度
1、為保證計量器具在整個有效使用周期限內的精度情況，更好地為生產服務，計量人員在檢定周期內對使用中的計量器具進行不定期的抽檢。
2、抽檢率不應小于10%，抽檢合格率不應小于98%，每月抽檢結果應做好記錄、登記、存檔。
3、對計劃抽檢的計量器具，要按類別，按等級分層，分層后進行隨機抽樣。
4、每月一次現(xiàn)場抽查，抽查數(shù)為量具總數(shù)的5% —10%。
5、現(xiàn)場抽制內容為：量具有無合格證、是否在周期內，零部件是否齊全，外觀缺陷、各部位相互作用，零位后正確性，工作中示值情況等，并做好記錄。
6、對抽查不合格的器具應及時收回修檢，不許以任何借口繼續(xù)使用。
六、計量技術檔案和資料保管使用制度
1、計量技術檔案和技術資料是計量檢定、技術管理的依據(jù)和歸宿，是開展計量工作必不可少的重要住處各類計量人員應給予足夠的重視。
2、所有計量器具都應建立技術檔案袋，其中包括：（使用說明書、附件明細表、操作規(guī)程、檢定證書、使用記錄）。
3、對所有計量技術資料、原始記錄要按規(guī)定的內容項目認真填寫，字跡端正、完整清晰、供使用查閱，不得外借。
4、對計量技術檔案，要按科學方法排列整齊，重點與一般檔案要分別管理，以適應工作要求。
5、計量檔案柜架等設備，要注意保護好，對卷內不清的要及時修復和復制。
6、技術檔案及資料應有專人管理，進行分類編號，登記入冊，外借要登記手續(xù)。
7、對所管理的技術檔案，要定期檢查清點，發(fā)現(xiàn)總是及時解決處理。
8、在規(guī)定的保管期內銷毀檔案資料要經主任批準。
七、檢定記錄及證書的核檢制度
1、做好每次各種計量器具及出廠儀器檢定的原始記錄，以便隨時及檔。
2、檢定的數(shù)據(jù)要準確，按有關規(guī)定填好，不得擅自更改或填補，一般數(shù)據(jù)要保存1—2年，備查的數(shù)據(jù)要保存3—5年。
3、檢定證書和檢定結果通知書，填寫的字跡要清楚，要有核定、檢定、主管人的簽字，并有檢定單位的`印章。
4、檢定合格證的印章要完整，殘缺、磨損的應停止使用。
5、計量器具在檢定周期內抽檢不合格的，應有檢定部門注銷檢定證書，并做相應的處理。
八、計量標準使用、維護制度
1、檢定員必須首先了解本人所使用標準器的工作原理，掌握測試范圍，嚴格按檢定規(guī)程進行操作。
2、對不同的計量器具按照相應的要求進行保管和使用。
3、使用標準天平進啟動和關閉天平的動作要輕緩，稱量過程不要咳嗽、說話，以免造成局部氣流沖擊。
4、天平處于啟動狀態(tài)，絕不可在稱盤上取放物品或砝碼。
5、天平內應放置干燥劑，最好用變色硅膠定進取換。
6、標準砝碼不得赤手拿取，使用時應輕拿輕放，避免腐蝕磨損。
7、在使用標準砝碼過程中先用不帶點的，然后再用帶點的。
8、對1—3等砝碼每隔一定時間用無水酒精清洗一次，4—5等砝碼也應定進清除污垢。
9、對使用中的是電氣計量標準器，采取有效的防潮措施，每次使用完畢慶及時關閉制動性裝置和電源。
10、使用時，電源、電壓要符合該儀器的標稱電壓。
九、計量人員任用、培訓、考核制度
1、為滿足計量工作的需要，應根據(jù)計量工作定級、升級文件有關規(guī)定和實際需要配備專職人員。
2、新邀入的人員必須具有高中以上的文化程度，通過考核選擇思想好、身體健康的計量工作人員。
3、經培訓的計量人員要有較強的組織管理水平，熟悉和掌握有關的計量法則或計量技術。
4、中心部門要有計劃地安排有關人員參加上級部門組織的計量技術培訓或考核，強化計量人員的素質。
5、經研究批準參加培訓的人員，如考試不合格經補考仍不合格者，或拒絕參加培訓。經教育無效者，應調離計量檢定崗位。
6、計量人員的業(yè)務考核成績和培訓成績作為晉級、評選先進的依據(jù)之一。
十、獎懲制度
1、計量中所用的標準器要落實到人，對丟失的新量具，（領用不足一年的）按原價賠償，超過一年的，根據(jù)新舊程度，折價賠償原價的10%—50%。
2、對責任心不強，使用不當，違章操作，造成講師器具損壞，應看其損壞程度及本人態(tài)度酌情處理。（不般為原價的5%—50%）
3、私自拿用別人計量器具及損壞者，必須由本人寫書面檢查，經修理后能降更使用的器具，按原從的50%賠償。
4、對有爭議的計量數(shù)據(jù)應以受權單位檢定的計量數(shù)據(jù)為準，持之不聽者，給工作造成經濟損失或發(fā)生人身傷亡現(xiàn)象，要依照有關規(guī)定給予經濟罰款和行政處分。
5、對在計量檢定、管理工作提出合理意見，或有發(fā)明創(chuàng)造做出貢獻者，應發(fā)獎勵工資以鼓勵。（獎金為半年的20%—80%）
6、對嚴格執(zhí)行計量法規(guī)和各種規(guī)章制度，并且敢于和違反計量法令的不良行為做斗爭成績突出者，應報上級領導給予表揚、記功。
十一、事故報告制度
1、對使用中失準或磨損的標準器，要及時填寫事故報告單，及時上報主管領導處理，如隱藏不報、使產品質量、工藝數(shù)據(jù)、質量傳遞受到影響，由儀器使用者負責。
2、發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定使用計量器具，造成器具損壞，必須由本人寫書面檢查上交部門領導，按獎罰規(guī)定處理。
3、對檢定過的計量器具，如在使用中發(fā)現(xiàn)問題，由公司領導到現(xiàn)場考察分析，然后分清責任，做相應處理。
4、對非法定計量單位的器具在進行改制或報廢時，必須經公司領導同意后，才能采取措施，進行改制并由操作者寫報廢單。
5、填寫的事故報告單應屬實，事故處理部門應認真對待，不能敷衍了事。
文件管理制度12
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的.圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對分公司造成損失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件管理制度13
�。ㄒ唬┛倓t
一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
�。ǘ┦瘴闹贫龋�
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡員在校團委領取的文件應根據(jù)校團委的`指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的。計劃和總結，未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的有關規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
文件管理制度14
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關部門發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的`會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
文件管理制度15
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的.文件,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復:答復請示事項,用'批復'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
【文件管理制度】相關文章：
文件管理制度【經典】12-17
文件管理制度12-26
文件的管理制度03-26
公司文件管理制度（精選）10-23
公司文件管理制度06-13
文件和管理制度02-24
體系文件管理制度04-22
生產文件管理制度02-27
文件資料管理制度03-14