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物業(yè)公司辦公管理制度
在生活中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。到底應如何擬定制度呢？以下是小編為大家收集的物業(yè)公司辦公管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
物業(yè)公司辦公管理制度1
第一節(jié)管理原則：
一、為保證辦公規(guī)范和質(zhì)量，提高整體工作效率，按照日常辦公內(nèi)容和程序，制訂本管理制度。
二、按照加強管理、嚴明紀律、發(fā)揮效益、創(chuàng)一流服務質(zhì)量的原則，各部門、員工應嚴格遵守，確保辦公秩序和環(huán)境符合服務中心服務標準。
三、對違反相關制度的，將按照員工獎懲管理制度執(zhí)行處罰。
第二節(jié)考勤管理：
一、出勤：
�。ㄒ唬⿲嵭谐銮诤灥街贫�，員工應按照工作安排，在規(guī)定時間內(nèi)上下班。
（二）工作需要加班時，員工應服從工作安排，在完成工作任務經(jīng)有關領導批準后，方可離開。
�。ㄈ┩獬鲛k事員工，應先征得主管領導同意，并在工作去向牌上注明，因工作原因暫時不能回來的應向主管領導報批。
�。ㄋ模┪窗磿r間上下班的按照遲到和早退處理，無故離開工作崗位的，按照曠工處理。
（五）嚴格執(zhí)行排班安排，未經(jīng)允許不得私自換班、代班。
二、請假：
�。ㄒ唬﹩T工因事、病等需請假的，應在提前一天寫好請假條經(jīng)審核批準后方可進行，一天以內(nèi)由部門主管批準，一天以上由部門負責人批準，三天以上由總經(jīng)理批準，（二）秩序維護員工非工作時間外出，也必須向部門主管請示批準。
�。ㄈ┪唇�(jīng)允許，擅自離開者，按公司人事管理制度視情節(jié)輕重以曠工、辭退、開除等處理。
�。ㄋ模┱埣倨陂g的工資按公司工資管理制度執(zhí)行。
三、值班：
（一）辦公值班按照正常上班工作職責和標準執(zhí)行，員工按規(guī)定服從值班安排。
�。ǘ┚S修實行全天24小時值班制度，由服務中心和工程維修部負責安排調(diào)配。
（三）客戶服務中心實行12小時（8：00—20：00）值班制度，由服務中心和客戶服務部負責組織安排。
�。ㄋ模└鞑块T每日安排一名管理員值班，主要負責辦公環(huán)境整理，崗位服務和小區(qū)環(huán)境監(jiān)督。
（五）實行崗位交接班制度，做好交接班記錄，把交接事項落實清楚，并保持交接班現(xiàn)場的清潔衛(wèi)生，因交接班不清楚，同時追究責任。
�。┝私馑习啻巍徫�，接班人要提前15分鐘到崗接班，辦理交接手續(xù)。交接班時常用工具點交清楚，誰遺失或借出誰負責，安護員交接班由班長帶領列隊交接。
�。ㄆ撸┊敁Q班時間已到，但接班人尚未來時，不得離崗。
�。ò耍┊斠蚬ぷ餍枰忍厥馇闆r，值班人員需暫時離開時，秩序人員應找好其他人員代班，客服和維修人員，開啟電話呼叫轉(zhuǎn)移，并在工作去向牌上注明。
（九）值班過程中發(fā)現(xiàn)問題，要立刻解決，遇有困難時可請求幫助，當重大事件發(fā)生時，要立即報告部門主管和負責人，不得延誤，不得擅自做主，不得隱瞞不報。
第三條工作秩序管理
一、上班時間內(nèi)，必須堅守崗位，必須按質(zhì)、按量達到服務中心要求，完成各自職責。
二、員工應自覺遵守服務中心作息時間，嚴格執(zhí)行勞動紀律，上班不遲到、不早退、不準中間私自離崗，外出辦公說明去向。有私事或生病不能上班須事先請假。
三、嚴格執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和服務規(guī)范，努力提供服務效率，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的物業(yè)管理服務。
四、提供團隊意識，相互配合、互相監(jiān)督、共同促進，不得出現(xiàn)內(nèi)部紛爭。
五、講究禮貌，注重儀容，熱情、周到、主動、高效服務住戶，依靠法規(guī)嚴格妥善管理，絕不可粗暴、冷漠、置之不理，始終體現(xiàn)物業(yè)管理良好的服務意識和服務能力。
六、不得隨意丟棄雜物，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，保持辦公環(huán)境優(yōu)美清潔。
七、上班時間不得從事看報、閑聊，用通迅設備聊天等與工作內(nèi)容無關的事情，辦公時間要保持肅靜，不準串崗聊天、嘻鬧、高聲喧嘩和爭吵，辦公區(qū)域內(nèi)禁吸煙；業(yè)余時間應努力學習業(yè)務知識及相關知識。
八、積極參加公司及部門組織的各項活動，服從工作安排和調(diào)度，努力為公司發(fā)展獻計獻策。
九、愛護保管好公共財產(chǎn)，公共財產(chǎn)不能挪作私用，勤儉節(jié)約，不浪費鋪展，節(jié)約用水用電，注重重視防火、防盜和安全生產(chǎn)。
十、不得在工作時間在本住宅區(qū)從事本職工作以外的'有償勞務，嚴禁向業(yè)主、住戶索取財物、吃、拿等不良行為。
第四條工作環(huán)境管理
一、各部門辦公、生活區(qū)、各工作服務區(qū)，每天安排人員輪流對工作環(huán)境進行清掃、整理。
二、保持室內(nèi)及周邊整潔衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)問題及時清除，做到區(qū)域內(nèi)無雜物、無污染。
三、室內(nèi)物品分類放置、堆放整齊，通風良好，防潮防霉，地面無垃圾，室內(nèi)無異味，定期清除廢棄物，每天下班前整理一次辦公環(huán)境。
四、愛護好室內(nèi)設施，保持設施的使用功能和效率。
五、區(qū)域內(nèi)不得任意懸掛、張貼非工作物品，工作場區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙。
六、室內(nèi)各種標識標牌清楚、資料完整整齊。
第五條服務工具管理
一、服務工具由部門物資保管機構統(tǒng)一造冊，責任到人。
二、服務工具僅限于工作使用，不得處理私人事務等挪作他用，保管好服務工具，使之發(fā)揮正常的使用功能效率，不得無故損壞。
三、服務工具未經(jīng)允許不得外借，特殊需要經(jīng)批準后，借前檢查，歸還時驗收，按規(guī)定時間收回。
四、定期檢查好服務工具的使用情況，做到不遺失、不損壞，經(jīng)常維護，當需要更換購買時，按計劃申報。
物業(yè)公司辦公管理制度2
為了更好的管理本公司的電腦、復印機、電話和傳真機,特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準,不得挪作他用或借給他人使用。嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設備安全。使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。
2、定期維護:應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護,定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運行與公司工作內(nèi)容無關的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關的網(wǎng)頁、資料等,已正常運轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關參數(shù)。
(2)嚴禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。工作人員在下班或確認不再用機時,必須關閉電腦后方可離開。多人共用一機的,除專人負責外,其他人亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。
4、電腦報修:發(fā)現(xiàn)異常情況時,應正確采取應急措施,并報告主管和公司行政人事部。遇有電腦或網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障,應及時申報維修。嚴禁擅自拆機、檢修。外來技術人員進行維護工作時,須有電腦管理人員陪同或認可。
二、復印機使用管理
1、復印機一般應由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機復印。世紀華府復印機使用管理由項目助理指定專人負責,復印使用時設置開機密碼。
2.復印機僅供辦公使用,復印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關。
3.使用復印機前應先到負責人處填寫《復印機使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4.所有需復印資料的人員使用復印機時應嚴格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。當復印機出現(xiàn)異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關人員酌情處理。
5.復印本著勤儉節(jié)約的原則。可以傳閱的文件以及用電腦傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復印張數(shù)為原則,盡量減少打印復印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費開支。
6.復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質(zhì)量,印件清晰。
7.若復印資料數(shù)量較多時,應先選擇復印1件,確認質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費紙張。
8.合理利用使用完復印機復印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費和線路的占用時間,保證工作電話的'暢通。
(3)為節(jié)省費用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費用一律自理。
(4)傳真機收發(fā)傳真文件實行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機和關機以延長傳真機使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機,除關掉電源外,應將電話線插頭拔掉。
2、個人電話
(1)凡享受手機補貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機要24小時開機。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進行刷新。
四、要求
各部門必須認真落實通知精神,切實做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴肅處理相關人員及部門負責人,如因未及部門負責人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費。人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設備的電源關閉,并及時關門、關窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
物業(yè)公司辦公管理制度3
為合理管好、用好辦公用品,本著高效、節(jié)約的原則,特制訂本管理制度。
一、管理原則:
辦公用品采取集中管理、項目申請、定期供應的'原則。
二、申請采購、配發(fā)程序:
各項目、各部門每月初將申請采購辦公用品的計劃報公司行政部,采購計劃由項目、部門負責人簽字。
行政部按公司規(guī)定和實際需要,對采購計劃進行綜合平衡后報公司分管經(jīng)理審批。
行政部根據(jù)審批的采購計劃,當月分期分批購買、發(fā)放。
配備給各員工的辦公用品,損壞、遺失均由使用人負責。
凡新進員工,須配備辦公用具,由使用人提出書面申請,經(jīng)項目、部門負責人審批后,報分管經(jīng)理審批。
物業(yè)公司辦公管理制度4
一、工作例會制度為加強公司管理,提高各部門工作效率,促進各部門管理人員的責任心,特建立公司工作例會制度。
1、每周五下午4點召開工作例會,各部門經(jīng)理參加。
2、工作例會內(nèi)容為:
各部門經(jīng)理匯報本周工作情況及下周工作計劃;
部門間工作協(xié)調(diào)、配合;
各部門經(jīng)理工作建議;
公司工作安排;
3、工作例會原則上為60分鐘。
有話則長,無話則短。
4、本制度一經(jīng)確立,不再另行通知。
非緊急事務處置,不得請假。
5、如遇公司特殊工作安排,不能按時開會,開會時間另行通知。
6、會議地點:物業(yè)公司本部。
二、會議紀律為了加強本公司會議期間紀律的管理,同時使會議制度化、規(guī)范化、科學化,提高會議效率,促進各部工作的協(xié)調(diào),結(jié)合公司的實際情況特制定此紀律、本制度。
1、參加會議人員必須提前5分鐘進入會場,不得遲到、早退,不得中途退出會議。
2、與會人員須帶好筆記本,做好記錄,積極發(fā)言,踴躍提出各種合理化的意見和建議,同時注意保持會場衛(wèi)生,維持會場秩序。
3、參會人員原則上不予請假,因特殊情況不能參加會議的,須向總經(jīng)理請假。
4、參會人員在會場內(nèi)應手機等通訊工具(特殊需要除外),集中精力開好會。
5、不得在會場內(nèi)交頭接耳、閑談,不準吸煙、吃零食。
6、會議期間不會客,不處理與會議無關事務,不得帶無關人員進入會場。
7、注意做好會議保密工作,沒有要求傳達的有關問題,不得自行傳達、擴散。
三、禮儀接待管理規(guī)定為進一步加強公司精神文明建設,提高員工素質(zhì),樹立良好的企業(yè)形象,特制定本規(guī)定。
1、注意禮節(jié)、講究原則。
物業(yè)管理禮儀接待要講究禮貌,要克服服務工作低人一等的思想,要認識到尊重客戶就是尊重自己,所以要在接待中既要堅持原則,又要注意禮貌。
2、一視同仁、舉止得當。
物業(yè)管理禮儀接待的對象都必須熱情的對待,不能看客施禮,更不能以貌取人,必須以優(yōu)質(zhì)接待服務來取得每一位業(yè)主或用戶對你工作的信任,使他們乘興而來,滿意而歸。
3、嚴于律己、寬于待人。
在物業(yè)管理接待服務工作中,業(yè)主或用戶可能會提出一些無理甚至是失禮要求,應耐心地加以解釋,寬容待人。
4、熱情接待來訪或來辦事的人員,應先請來人坐下,詢問來意,進行相應答復,臨走時,送至辦公室門外。
5、接待群眾來訪來電,講究文明禮貌,耐心傾聽,態(tài)度和藹,用語準確,不得語言粗魯。
四、員工著裝管理制度
1、為樹立和保持公司良好的社會形象,進一步規(guī)范化管理,本公司員工應按本規(guī)定的要求著裝。
2、員工在上班時間內(nèi),要求儀容儀表嚴整,總體要求是:得體、大方、整潔。
3、公司各級員工的著裝應按公司要求著公司配發(fā)的工作服:
(1)夏裝,短袖只能開解第一顆衣扣,長袖襯衫需佩戴領帶并不得挽起袖子或不系袖扣;
男員工不準穿深色皮鞋以外的其他鞋類(包括皮涼鞋),女員工可著有扣涼鞋。
(2)冬裝,著西裝時應配深色襪和深色皮鞋。
(3)無論冬、夏裝均要佩戴公司徽標,公司徽標應佩戴在左胸前適當位置上。
4、員工不得裸露紋身,上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。
男職員發(fā)不過耳,并一般不準留胡須;
女職員上班提倡化淡妝,金銀或其他飾物的`佩戴應得當。
5、員工工作期間外出,屬工作需要可著其他服裝,但要得體、大方、整潔。
回公司需按公司要求著裝。
6、服裝換季時間,由公司統(tǒng)一規(guī)定。
7、員工違反本規(guī)定的,除通報批評外,每次扣款10元;
一個月連續(xù)違反三次以上的,扣發(fā)當月工資或績效工資100元。
8、各部門、各線負責人應認真配合、督促屬下員工遵守本規(guī)定。
一月累計員工違反本規(guī)定人次超過三人次,并連續(xù)兩月,扣發(fā)該部門負責人工資100元。
五、電話管理制度
1、為使公司電話發(fā)揮最大效用且盡可能節(jié)省話費,特制定本制度。
2、市話由各部門經(jīng)理負責管理、監(jiān)督與控制使用。
3、每次通話前應對通話內(nèi)容稍加構思或擬出提綱,通話時應簡明扼要,以免耗時占線、增加話費。
4、通話時應注意禮儀禮貌,體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風貌。
5、凡開通長途電話的部門,長途電話由各部門經(jīng)理負責管理、監(jiān)督與控制使用。
各部門經(jīng)理應建立《長途電話登記簿》,詳細記錄通話人、受話人、主要內(nèi)容、通話時間等。
禁止因私使用公司長途電話(特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可使用)。
6、公司傳真收(發(fā))應登記備案后交收(發(fā))人簽字確認。
六、公司節(jié)假日值班制度
1、公司節(jié)假日期間設立公司各部門經(jīng)理以上領導值班制度,排定值班表,印發(fā)各有關部門和人員。
2、目的:以公司業(yè)務工作為主。
3、一般以下班后時間或節(jié)假日為值班時間。
4、值班要點:
(1).處理未完成工作。
(2).處置下班后及節(jié)假日的突發(fā)、緊急事件。
(3).值班人員接打值班電話,應記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容。
(4).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見。
(5).值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。
七、公司保密制度
1、為保守公司秘密,維護公司權益,特制定本制度。
2、公司秘密是關系公司權力和利益,依照特定程序確定,在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。
公司各部門以及職員都有保守公司秘密的義務。
3、公司秘密包括下列秘密事項:
(1)公司重大決策中的秘密事項。
(2)公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。
(3)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。
(4)公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。
(5)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。
(6)公司職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。
(7)其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。
(8)一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
(9)業(yè)主檔案、園區(qū)聲像監(jiān)控檔案。
4、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行;
采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用者負責保密。
物業(yè)公司辦公管理制度5
第一章辦公管理制度
為加強公司辦公管理,規(guī)范辦公行為,提高辦公效率,降低辦公成本,特制定以下規(guī)定:
第一條辦公紀律
(一)自覺遵守公司的辦公時間(本部8:30――12:00;14:00――17:30;各小區(qū)可根據(jù)實際情況報相關領導批準后靈活安排)。不遲到早退,有特殊事情須提前請假,不得無故缺勤;
(二)外出辦事,須經(jīng)部門經(jīng)理、主任或負責人同意;
(三)工作時間不得無故離崗、串崗,禁止網(wǎng)絡聊天、玩游戲、聽音樂等,禁止瀏覽黃、賭、毒網(wǎng)頁,不做與工作無關的事;
(四)同事之間要以禮相待,碰面時要主動打招呼,不給同事取綽號。三人以上的交談要使用普通話,接待訪客時,可靈活配合使用其他語言;
(五)進入領導辦公室前應輕聲敲門,經(jīng)允許后方可進入,不得自行開門進入;未經(jīng)允許,禁止擅入機房、檔案室或其他機要場所;
(六)待人接物講究文明禮貌,對待客人應保持謙和禮貌、誠信友善的態(tài)度,對委辦事宜要力求高效優(yōu)質(zhì),不得推諉、草率敷衍或擱置不理;
(七)謝絕所有上門推銷人員;
(八)參加會議時,與會人員須提前到會,做到精神飽滿,準備充分。會議時間內(nèi)不得無故早退,應將手機關閉或調(diào)至震動狀態(tài),以免影響會議秩序。
第二條儀容儀表
(一)工作時間統(tǒng)一著工裝,并保持衣服干凈、整潔,左胸適當位置佩戴公司工牌;暫時無工裝者,必須著與工作環(huán)境或公司工裝要求相符的裝束。
(二)在辦公室要保持襯衣領口與袖口潔凈,不挽袖子并扣好袖口;在作業(yè)現(xiàn)場可挽袖子工作。
(三)儀表儀容整潔,保持精神飽滿。不做奇異發(fā)型發(fā)色,男性不蓄長發(fā),兩邊不超過耳朵,后面不超過衣領;女性頭發(fā)干凈整齊,過肩必須束起,不著艷麗頭飾。
(四)工作時間在辦公區(qū)禁止佩戴有色眼鏡及夸張、奇異首飾。
(五)手指甲整齊,不留長指甲,不涂指甲油;女性口紅顏色不宜過深過艷。
(六)辦公時間男士著皮鞋,并應將襯衣下擺系在西褲內(nèi);女士的皮鞋穿著要求為“前不露趾,后不露跟”,襯衣下擺應放在西褲或西裙外。辦公時間均不得穿拖鞋、涼鞋、運動鞋等。
(七)領帶的下端在皮帶之下1-1.5公分。領帶夾只起固定作用不起裝飾作用,佩帶位置在襯衣從下往上數(shù)第4個鈕扣處。
(八)著工裝在外行走時不要鉤肩搭背、不并排走或邊走邊吸煙、吃食物。
第三條環(huán)境與衛(wèi)生規(guī)范
(一)辦公區(qū)域等公共場所禁止吸煙、嚴禁隨地吐痰,亂扔紙屑、雜物及各種不文明行為。
(二)辦公區(qū)域不得大聲談笑、喧嘩。
(三)辦公區(qū)域除了定置擺放的文件柜、桌椅等外,不能隨意擺放其他文件柜或物品,不亂貼亂掛。
(四)文件柜內(nèi)物品須排放整齊有序,文件(夾)要標識清楚,柜頂、旁不堆放其他雜物;不能占用公用區(qū)域隨意堆放。
(五)辦公桌面要保持整齊干凈,除了擺放顯示器、電話機、文件盤、筆筒等常用的辦公用品外,其他非辦公物品及文件一律放在抽屜里。
(六)下班時,須要收好文件,鎖好抽屜柜子,將桌面收拾干凈、桌椅擺放整齊。
(七)電話鈴響三聲須及時接聽,桌面電話鈴聲音量須調(diào)至中低檔,避免電話鈴聲干擾他人工作。
第四條安全與節(jié)流
(一)加強安全防范意識
1、外來人員到訪,須經(jīng)行政綜合部先與各部門或公司領導聯(lián)系,經(jīng)同意后到指定地點接待;
2、對來訪客人要禮貌大方,熱情周到,但要注意內(nèi)外有別,不隨意向外人透露公司內(nèi)部事務;
3、禁止隨意使用其它部門電腦,外來訪客不經(jīng)領導允許禁止使用公司電腦;
4、保管好企業(yè)文件,個人現(xiàn)金、證件等隨身攜帶,貴重物品一律不要存放辦公區(qū);
5、員工統(tǒng)一由正門出入;
6、與公司業(yè)務無關人員不得在辦公區(qū)域逗留;
7、節(jié)假、公休日需到公司處理業(yè)務的員工,要負責辦公區(qū)的文件、財物安全;
8、嚴禁泄漏公司商業(yè)機密,重要文件或資料要專人保管,涉及到機密的文稿要及時銷毀;
9、離開辦公區(qū)或下班時務必檢查并關好自己及部門負責范圍的門、窗。
(二)節(jié)流控制
1、日常用水:
(1)公共辦公區(qū)域內(nèi)設飲水機,內(nèi)部員工需飲水時應自帶水杯取水,外單位及其他辦公區(qū)域的來人可使用一次性水杯;
(2)除公司重要對外接待可用小支瓶裝飲用水外,一般接待及內(nèi)部會議一律使用飲水機桶裝水;
(3)員工須注意節(jié)約用水,使用自來水洗漱時應合理控制水量。
2、辦公用電:
(1)辦公區(qū)域和會議室在使用燈光照明時要遵循“人走燈滅”的原則;
(2)班后或節(jié)假日加班的,須根據(jù)實際使用需要分區(qū)域開啟照明燈光,禁止大面積開啟照明燈;
(3)員工個人在離開辦公室超過1小時的情況下,必須關閉個人辦公電腦電源;
(4)離開辦公區(qū)或下班時務必關閉電腦、空調(diào)及其他設備電源。
3、其他方面:
(1)愛護公物,節(jié)約使用辦公用品;
(2)傳真機、打印機集中管理,推行無紙化辦公,一般情況不出文件,如需出文須雙面打印;
(3)各單位間的聯(lián)系溝通,盡量使用公司辦公自動化系統(tǒng)或手機短號,減少直線電話聯(lián)系,控制電話費用;
(4)文明使用洗手間,不得亂寫亂畫,保持清潔,并養(yǎng)成隨手關閉電燈和水龍頭的好習慣。
第二章員工管理
第五條工卡管理
(一)行政綜合部對全公司的工卡進行統(tǒng)一制作、管理。工卡的實際分配由行政綜合部負責。
(二)工卡編號實行分類編號,共分為管理系列、維修系列、護管系列和實習系列四大類。
(三)新員工入職后,由所在部門
到行政綜合部領取實習工卡,轉(zhuǎn)正后還在原部門就職的,在行政綜合部換領該部門的正式工卡。
(四)員工崗位調(diào)動(包括本部門各系列內(nèi)部的.崗位變動)須在行政辦公用品類管理規(guī)定綜合部用舊工卡換取新工卡。
(五)員工工卡遺失、污損等原因,需要重新補辦的,由所在部門報行政綜合部辦理補做,但必須收取使用人工卡制作工本費(具體金額視市場行情而定),并開具收據(jù),費用交與公司財務。
(六)工卡是員工在公司的工作證明,不做他用,每位員工須按規(guī)定佩帶工卡,并有責任對工卡進行妥善保管。
(七)任何員工不得將工卡借與其他人使用。
(八)員工離職,須把工卡交還所在部門。
第六條鑰匙管理
(一)各中心的鑰匙要指定專人保管。
(二)公司本部除個人抽屜鑰匙及各部門資料柜鑰匙外,均由行政綜合部留存?zhèn)溆描�匙。
(三)辦公鑰匙須按工作職責的需要發(fā)放,各部門須建立和保管好《鑰匙領用登記表》,領用和歸還必須如實登記,如有遺失,即刻告之行政綜合部。
第七條辦公用品、設施設備的管理
(一)辦公用品的采購按《物資申購流程》辦理,電腦、復印機、打印機、攝象機等類納入固定資產(chǎn)。
(二)空調(diào)的使用管理
1、使用空調(diào)時,須按照正確的操作方法進行操作,使用完畢,應按要求及時關機、斷電;
2、必須節(jié)約用電,安全用電。任何人不得隨意啟開空調(diào)外殼,私自拆裝空調(diào)及空調(diào)開關,也不得在空調(diào)線路上亂接線;
3、為做到節(jié)能降耗,要求夏季室溫在25攝氏度以上,方可開機使用空調(diào)制冷,其余時間(晚間、陰雨天等)不得開啟空調(diào)或只可開啟通風。每天下班后要及時關閉空調(diào)和電源,堅決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象;
4、假期、雙休日在辦公室辦公、學習時,不得隨意開啟空調(diào);
5、各辦公區(qū)域負責人要負責掌握空調(diào)的使用時間,管理所屬空調(diào)的正確使用,避免人為損壞,以保證空調(diào)能發(fā)揮其應有作用;
6、行政綜合部要組織相關人員經(jīng)常對空調(diào)線路、開關、接線盒等設施進行檢查,發(fā)現(xiàn)故障及時報告修理。
(三)復印機、速印機的使用管理:
1、復印數(shù)量在40張以下的使用復印機;數(shù)量大于40張的為節(jié)約資源,務必使用速印機;
2、使用機器時,須按照正確的操作方法進行操作,使用完畢,應按要求及時關機、斷電;
3、遇有故障時,切勿盲目操作,及時通知行政綜合部排除故障,遇有重大故障,行政綜合部應及時聯(lián)系維修商前來修理。
4、其他單位的復印機應設專人管理,并簽訂維保商。
(四)電腦及周邊設施設備的使用管理
1、電腦的維修原則上由網(wǎng)絡信息組負責;
2、其他周邊設施設備也應文明使用,在保修期內(nèi)的,部門可由自行聯(lián)系維修;若已過保修期,須上報給網(wǎng)絡信息組給出處理意見,方可維修;
(五)任何儀器、設施、設備,非專業(yè)人員,任何個人不得擅自拆裝、維修,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后果自負并嚴肅處理。
第三章附則
第八條本辦法自發(fā)文之日起實行。
物業(yè)公司辦公管理制度6
[1工作例會制度
為加強公司管理，提高各部門工作效率，促進各部門管理人員的責任心，特建立公司工作例會制度。
1、每周五下午4點召開工作例會，各部門經(jīng)理參加。
2、工作例會內(nèi)容為：
各部門經(jīng)理匯報本周工作情況及下周工作計劃；
部門間工作協(xié)調(diào)、配合；
各部門經(jīng)理工作建議；
公司工作安排；
3、工作例會原則上為60分鐘。有話則長，無話則短。
4、本制度一經(jīng)確立，不再另行通知。非緊急事務處置，不得請假。
5、如遇公司特殊工作安排，不能按時開會，開會時間另行通知。
6、會議地點：xx物業(yè)公司本部。
[2會議紀律
為了加強本公司會議期間紀律的管理，同時使會議制度化、規(guī)范化、科學化，提高會議效率，促進各部工作的協(xié)調(diào)，結(jié)合公司的實際情況特制定此紀律、本制度。
1、參加會議人員必須提前5分鐘進入會場，不得遲到、早退，不得中途退出會議。
2、與會人員須帶好筆記本，做好記錄，積極發(fā)言，踴躍提出各種合理化的意見和建議，同時注意保持會場衛(wèi)生，維持會場秩序。
3、參會人員原則上不予請假，因特殊情況不能參加會議的，須向總經(jīng)理請假。
4、參會人員在會場內(nèi)應關閉手機等通訊工具（特殊需要除外），集中精力開好會。
5、不得在會場內(nèi)交頭接耳、閑談，不準吸煙、吃零食。
6、會議期間不會客，不處理與會議無關事務，不得帶無關人員進入會場。
7、注意做好會議保密工作，沒有要求傳達的有關問題，不得自行傳達、擴散。
[3禮儀接待管理規(guī)定
為進一步加強公司精神文明建設，提高員工素質(zhì)，樹立良好的企業(yè)形象，特制定本規(guī)定。
1、注意禮節(jié)、講究原則。物業(yè)管理禮儀接待要講究禮貌，要克服服務工作低人一等的思想，要認識到尊重客戶就是尊重自己，所以要在接待中既要堅持原則，又要注意禮貌。
2、一視同仁、舉止得當。物業(yè)管理禮儀接待的對象都必須熱情的對待，不能看客施禮，更不能以貌取人，必須以優(yōu)質(zhì)接待服務來取得每一位業(yè)主或用戶對你工作的.信任，使他們乘興而來，滿意而歸。
3、嚴于律己、寬于待人。在物業(yè)管理接待服務工作中，業(yè)主或用戶可能會提出一些無理甚至是失禮要求，應耐心地加以解釋，寬容待人。
4、熱情接待來訪或來辦事的人員，應先請來人坐下，詢問來意，進行相應答復，臨走時，送至辦公室門外。
5、接待群眾來訪來電，講究文明禮貌，耐心傾聽，態(tài)度和藹，用語準確，不得語言粗魯。
[4員工著裝管理制度
1、為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范化管理，本公司員工應按本規(guī)定的要求著裝。
2、員工在上班時間內(nèi)，要求儀容儀表嚴整，總體要求是：得體、大方、整潔。
3、公司各級員工的著裝應按公司要求著公司配發(fā)的工作服：
�。�1）夏裝，短袖只能開解第一顆衣扣，長袖襯衫需佩戴領帶并不得挽起袖子或不系袖扣；男員工不準穿深色皮鞋以外的其他鞋類（包括皮涼鞋），女員工可著有扣涼鞋。
�。�2）冬裝，著西裝時應配深色襪和深色皮鞋。
（3）無論冬、夏裝均要佩戴公司徽標，公司徽標應佩戴在左胸前適當位置上。
4、員工不得裸露紋身，上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準留胡須；女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。
5、員工工作期間外出，屬工作需要可著其他服裝，但要得體、大方、整潔。回公司需按公司要求著裝。
6、服裝換季時間，由公司統(tǒng)一規(guī)定。
7、員工違反本規(guī)定的，除通報批評外，每次扣款10元；一個月連續(xù)違反三次以上的，扣發(fā)當月工資或績效工資100元。
8、各部門、各線負責人應認真配合、督促屬下員工遵守本規(guī)定。一月累計員工違反本規(guī)定人次超過三人次，并連續(xù)兩月，扣發(fā)該部門負責人工資100元。
[5電話管理制度
1、為使公司電話發(fā)揮最大效用且盡可能節(jié)省話費，特制定本制度。
2、市話由各部門經(jīng)理負責管理、監(jiān)督與控制使用。
3、每次通話前應對通話內(nèi)容稍加構思或擬出提綱，通話時應簡明扼要，以免耗時占線、增加話費。
4、通話時應注意禮儀禮貌，體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風貌。
5、凡開通長途電話的部門，長途電話由各部門經(jīng)理負責管理、監(jiān)督與控制使用。各部門經(jīng)理應建立《長途電話登記簿》，詳細記錄通話人、受話人、主要內(nèi)容、通話時間等。禁止因私使用公司長途電話（特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可使用）。
6、公司傳真收（發(fā)）應登記備案后交收（發(fā)）人簽字確認。
[6公司節(jié)假日值班制度
1、公司節(jié)假日期間設立公司各部門經(jīng)理以上領導值班制度，排定值班表，印發(fā)各有關部門和人員。
2、目的：以公司業(yè)務工作為主。
3、一般以下班后時間或節(jié)假日為值班時間。
4、值班要點：
�。�1）。處理未完成工作；
（2）。處置下班后及節(jié)假日的突發(fā)、緊急事件。
�。�3）。值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容。
�。�4）。值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容，提出處理意見。
�。�5）。值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。
[7公司保密制度
1、為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。
2、公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只
限一定范圍的人員知悉的事項。公司各部門以及職員都有保守公司秘密的義務。3、公司秘密包括下列秘密事項：
�。�1）公司重大決策中的秘密事項。
�。�2）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。
（3）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。
�。�4）公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。
�。�5）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。
（6）公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。
（8）一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。
�。�9）業(yè)主檔案、園區(qū)聲像監(jiān)控檔案。
物業(yè)公司辦公管理制度7
第一條辦公紀律
(一)自覺遵守公司的辦公時間(本部8:30――12:00;
14:00――17:30;
各小區(qū)可根據(jù)實際情況報相關領導批準后靈活安排)。
不遲到早退,有特殊事情須提前請假,不得無故缺勤;
(二)外出辦事,須經(jīng)部門經(jīng)理、主任或負責人同意;
(三)工作時間不得無故離崗、串崗,禁止網(wǎng)絡聊天、玩游戲、聽音樂等,禁止瀏覽黃、賭、毒網(wǎng)頁,不做與工作無關的事;
(四)同事之間要以禮相待,碰面時要主動打招呼,不給同事取綽號。
三人以上的交談要使用普通話,接待訪客時,可靈活配合使用其他語言;
(五)進入領導辦公室前應輕聲敲門,經(jīng)允許后方可進入,不得自行開門進入;
未經(jīng)允許,禁止擅入機房、檔案室或其他機要場所;
(六)待人接物講究文明禮貌,對待客人應保持謙和禮貌、誠信友善的態(tài)度,對委辦事宜要力求高效優(yōu)質(zhì),不得推諉、草率敷衍或擱置不理;
(七)謝絕所有上門推銷人員;
(八)參加會議時,與會人員須提前到會,做到精神飽滿,準備充分。
會議時間內(nèi)不得無故早退,應將手機 或調(diào)至震動狀態(tài),以免影響會議秩序。
第二條儀容儀表
(一)工作時間統(tǒng)一著工裝,并保持衣服干凈、整潔,左胸適當位置佩戴公司工牌;
暫時無工裝者,必須著與工作環(huán)境或公司工裝要求相符的裝束。
(二)在辦公室要保持襯衣領口與袖口潔凈,不挽袖子并扣好袖口;
在作業(yè)現(xiàn)場可挽袖子工作。
(三)儀表儀容整潔,保持精神飽滿。
不做奇異發(fā)型發(fā)色,男性不蓄長發(fā),兩邊不超過耳朵,后面不超過衣領;
女性頭發(fā)干凈整齊,過肩必須束起,不著艷麗頭飾。
(四)工作時間在辦公區(qū)禁止佩戴有色眼鏡及夸張、奇異首飾。
(五)手指甲整齊,不留長指甲,不涂指甲油;
女性口紅顏色不宜過深過艷。
(六)辦公時間男士著皮鞋,并應將襯衣下擺系在西褲內(nèi);
女士的皮鞋穿著要求為“前不露趾,后不露跟”,襯衣下擺應放在西褲或西裙外。
辦公時間均不得穿拖鞋、涼鞋、運動鞋等。
(七)領帶的下端在皮帶之下1-1.5公分。
領帶夾只起固定作用不起裝飾作用,佩帶位置在襯衣從下往上數(shù)第4個鈕扣處。
(八)著工裝在外行走時不要鉤肩搭背、不并排走或邊走邊吸煙、吃食物。
第三條環(huán)境與衛(wèi)生規(guī)范
(一)辦公區(qū)域等公共場所禁止吸煙、嚴禁隨地吐痰,亂扔紙屑、雜物及各種不文明行為。
(二)辦公區(qū)域不得大聲談笑、喧嘩。
(三)辦公區(qū)域除了定置擺放的文件柜、桌椅等外,不能隨意擺放其他文件柜或物品,不亂貼亂掛。
(四)文件柜內(nèi)物品須排放整齊有序,文件(夾)要標識清楚,柜頂、旁不堆放其他雜物;
不能占用公用區(qū)域隨意堆放。
(五)辦公桌面要保持整齊干凈,除了擺放顯示器、電話機、文件盤、筆筒等常用的辦公用品外,其他非辦公物品及文件一律放在抽屜里。
(六)下班時,須要收好文件,鎖好抽屜柜子,將桌面收拾干凈、桌椅擺放整齊。
(七)電話鈴響三聲須及時接聽,桌面電話鈴聲音量須調(diào)至中低檔,避免電話鈴聲干擾他人工作。
第四條安全與節(jié)流
(一)加強安全防范意識
1、外來人員到訪,須經(jīng)行政綜合部先與各部門或公司領導聯(lián)系,經(jīng)同意后到指定地點接待;2、對來訪客人要禮貌大方,熱情周到,但要注意內(nèi)外有別,不隨意向外人透露公司內(nèi)部事務;3、禁止隨意使用其它部門電腦,外來訪客不經(jīng)領導允許禁止使用公司電腦;
4、保管好企業(yè)文件,個人現(xiàn)金、證件等隨身攜帶,貴重物品一律不要存放辦公區(qū);
5、員工統(tǒng)一由正門出入;
6、與公司業(yè)務無關人員不得在辦公區(qū)域逗留;
7、節(jié)假、公休日需到公司處理業(yè)務的員工,要負責辦公區(qū)的文件、財物安全;
8、嚴禁泄漏公司商業(yè)機密,重要文件或資料要專人保管,涉及到機密的.文稿要及時銷毀;
9、離開辦公區(qū)或下班時務必檢查并關好自己及部門負責范圍的門、窗。
(二)節(jié)流控制
1、日常用水:
(1)公共辦公區(qū)域內(nèi)設飲水機,內(nèi)部員工需飲水時應自帶水杯取水,外單位及其他辦公區(qū)域的來人可使用一次性水杯;
(2)除公司重要對外接待可用小支瓶裝飲用水外,一般接待及內(nèi)部會議一律使用飲水機桶裝水;
(3)員工須注意節(jié)約用水,使用自來水洗漱時應合理控制水量。
2、辦公用電:
(1)辦公區(qū)域和會議室在使用燈光照明時要遵循“人走燈滅”的原則;
(2)班后或節(jié)假日加班的,須根據(jù)實際使用需要分區(qū)域開啟照明燈光,禁止大面積開啟照明燈;
(3)員工個人在離開辦公室超過1小時的情況下,必須 個人辦公電腦電源;
(4)離開辦公區(qū)或下班時務必 電腦、空調(diào)及其他設備電源。
3、其他方面:
(1)愛護公物,節(jié)約使用辦公用品;
(2)傳真機、打印機集中管理,推行無紙化辦公,一般情況不出文件,如需出文須雙面打印;
(3)各單位間的聯(lián)系溝通,盡量使用公司辦公自動化系統(tǒng)或手機短號,減少直線電話聯(lián)系,控制電話費用;
(4)文明使用洗手間,不得亂寫亂畫,保持清潔,并養(yǎng)成隨手 電燈和水龍頭的好習慣。
第二章員工管理
第五條工卡管理
(一)行政綜合部對全公司的工卡進行統(tǒng)一制作、管理。
工卡的實際分配由行政綜合部負責。
(二)工卡編號實行分類編號,共分為管理系列、維修系列、護管系列和實習系列四大類。
(三)新員工入職后,由所在部門到行政綜合部領取實習工卡,轉(zhuǎn)正后還在原部門就職的,在行政綜合部換領該部門的正式工卡。
(四)員工崗位調(diào)動(包括本部門各系列內(nèi)部的崗位變動)須在行政辦公用品類管理規(guī)定綜合部用舊工卡換取新工卡。
(五)員工工卡遺失、污損等原因,需要重新補辦的,由所在部門報行政綜合部辦理補做,但必須收取使用人工卡制作工本費(具體金額視市場行情而定),并開具收據(jù),費用交與公司財務。
(六)工卡是員工在公司的工作證明,不做他用,每位員工須按規(guī)定佩帶工卡,并有責任對工卡進行妥善保管。
(七)任何員工不得將工卡借與其他人使用。
(八)員工離職,須把工卡交還所在部門。
第六條鑰匙管理
(一)各中心的鑰匙要指定專人保管。
(二)公司本部除個人抽屜鑰匙及各部門資料柜鑰匙外,均由行政綜合部留存?zhèn)溆描�匙。
(三)辦公鑰匙須按工作職責的需要發(fā)放,各部門須建立和保管好《鑰匙領用登記表》,領用和歸還必須如實登記,如有遺失,即刻告之行政綜合部。
第七條辦公用品、設施設備的管理
(一)辦公用品的采購按《物資申購流程》辦理,電腦、復印機、打印機、攝象機等類納入固定資產(chǎn)。
(二)空調(diào)的使用管理
1、使用空調(diào)時,須按照正確的操作方法進行操作,使用完畢,應按要求及時關機、斷電;2、必須節(jié)約用電,安全用電。
任何人不得隨意啟開空調(diào)外殼,私自拆裝空調(diào)及空調(diào)開關,也不得在空調(diào)線路上亂接線;3、為做到節(jié)能降耗,要求夏季室溫在25攝氏度以上,方可開機使用空調(diào)制冷,其余時間(晚間、陰雨天等)不得開啟空調(diào)或只可開啟通風。
每天下班后要及時空調(diào)和電源,堅決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象;
4、假期、雙休日在辦公室辦公、學習時,不得隨意開啟空調(diào);
5、各辦公區(qū)域負責人要負責掌握空調(diào)的使用時間,管理所屬空調(diào)的正確使用,避免人為損壞,以保證空調(diào)能發(fā)揮其應有作用;
6、行政綜合部要組織相關人員經(jīng)常對空調(diào)線路、開關、接線盒等設施進行檢查,發(fā)現(xiàn)故障及時報告修理。
(三)復印機、速印機的使用管理:
1、復印數(shù)量在40張以下的使用復印機;
數(shù)量大于40張的為節(jié)約資源,務必使用速印機;2、使用機器時,須按照正確的操作方法進行操作,使用完畢,應按要求及時關機、斷電;3、遇有故障時,切勿盲目操作,及時通知行政綜合部排除故障,遇有重大故障,行政綜合部應及時聯(lián)系維修商前來修理。
4、其他單位的復印機應設專人管理,并簽訂維保商。
(四)電腦及周邊設施設備的使用管理
1、電腦的維修原則上由網(wǎng)絡信息組負責;2、其他周邊設施設備也應文明使用,在保修期內(nèi)的,部門可由自行聯(lián)系維修;
若已過保修期,須上報給網(wǎng)絡信息組給出處理意見,方可維修;
(五)任何儀器、設施、設備,非專業(yè)人員,任何個人不得擅自拆裝、維修,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后果自負并嚴肅處理。
第三章附則
第八條本辦法自發(fā)文之日起實行。
修訂、解釋權歸屬公司行政綜合部。
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