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中海管理制度
在現(xiàn)在社會(huì)，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？下面是小編為大家整理的中海管理制度，歡迎大家分享。
中海管理制度1
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的`文件材料。
6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
中海管理制度2
中海、龍湖的25個(gè)極致施工管理細(xì)節(jié)
安全文明施工,不僅僅是一個(gè)口號(hào),更多的是在施工過(guò)程中處處體現(xiàn)到的細(xì)節(jié)。龍湖、中海在這方面充分發(fā)揚(yáng)了處女座精神,管理非常規(guī)范、到位,值得同行學(xué)習(xí)。
1、基坑防護(hù)
基坑周?chē)仨氃O(shè)置1.2m高的臨邊防護(hù)欄桿,防護(hù)欄桿距坑邊距離應(yīng)大于1m。下桿離地0.6m(含擋水臺(tái)),上桿離地1.2m,立桿間距2m。
2、腳手架外觀形象
(1)落地式腳手架和懸挑式腳手架共同控制要點(diǎn):
搭設(shè)方式與審批完善的專(zhuān)項(xiàng)方案一致;大橫桿、小橫桿、剪刀撐;立桿間距;水平連墻件與斜撐;施工層層間防護(hù);腳手架外側(cè)密目式安全網(wǎng);施工層內(nèi)立桿和建筑物之間的封閉;施工臨時(shí)通道牢固安全
(2)落地式腳手架:架基必須平整夯實(shí),利于排水;立桿底部必須設(shè)置墊木或鋼底座和縱橫掃地桿。
(3)懸挑式腳手架:懸挑型鋼安裝及固定、外挑桿件與建筑結(jié)構(gòu)的拉接、立桿底部在型鋼上固定。腳手架底部應(yīng)嚴(yán)密封閉,防止鋼管等材料掉落傷人。在底部掛平網(wǎng),在上面鋪模板。模板應(yīng)鋸整齊,在鋼絲繩、鋼管等部位要注意不留空隙,架體上的雜物要及時(shí)清理干凈。
(4)卸料平臺(tái):限定荷載標(biāo)牌、受力繩保險(xiǎn)繩、角度、鋼絲繩保險(xiǎn)繩與主體間的固定、周邊防護(hù)
外架共同控制要點(diǎn):大橫桿、小橫桿、剪刀撐;立桿間距;腳手架外側(cè)密目式安全網(wǎng)
外架共同控制要點(diǎn):層間防護(hù)
外架共同控制要點(diǎn):水平連接件與斜撐
外架共同控制要點(diǎn):水平連墻件(裝修階段采用)
外架共同控制要點(diǎn):施工臨時(shí)通道牢固安全
懸挑式腳手架:懸挑型鋼安裝及固定、型鋼在建筑物內(nèi)的長(zhǎng)度
懸挑式腳手架:立桿底部必須立在懸挑型鋼上
懸挑式腳手架:外挑型鋼與建筑結(jié)構(gòu)用鋼絲繩拉結(jié)
落地式腳手架:架基硬化,立桿底部墊木
卸料平臺(tái):安裝位置及角度、受力繩保險(xiǎn)繩的位置、周邊防護(hù)完善
卸料平臺(tái):受力繩保險(xiǎn)繩安裝方式、鋼絲繩與主體間的固定
卸料平臺(tái):限定荷載標(biāo)牌
卸料平臺(tái):周邊防護(hù)完善
3、臨邊防護(hù)
上桿離地高度1.2m,下桿離地高度0.6m,立桿間距2m,并設(shè)置擋腳板或立網(wǎng)。擋腳板高度500mm。擋腳板固定牢靠,高度一致。防護(hù)欄桿宜使用鋼管,應(yīng)牢固可靠,并刷紅白相間警示色。油漆要刷均勻,在刷漆前應(yīng)將鋼管、模板上的混凝土等清理干凈。
4、材料堆放
成品、半成品、周轉(zhuǎn)材料及原材料的堆放。嚴(yán)格按施工組織設(shè)計(jì)中的平面布置圖劃定的位置堆放整齊,作材料標(biāo)識(shí),材料堆場(chǎng)必須作場(chǎng)地硬化,并不得侵占施工道路,確需臨時(shí)占用的,應(yīng)向建設(shè)單位和監(jiān)理單位提出申請(qǐng),由建設(shè)單位和監(jiān)理單位簽署意見(jiàn)同意方可占用。
鋼筋堆場(chǎng)
周轉(zhuǎn)材料堆碼
砌筑材料堆碼
廢棄鋼筋頭集中堆放
材料分類(lèi)堆放
5、腳手架防護(hù)
腳手架與建筑物間每隔兩層高度不超過(guò)10m張掛一道平網(wǎng),操作層設(shè)隨層安全平網(wǎng),架體上鋼管、扣件、木方、混凝土塊等雜物必須清理干凈,防止落物傷人。
6、樓層臨邊防護(hù)
形式一:掛立網(wǎng)封閉;形式二:底部設(shè)擋腳板。
7、防護(hù)棚
鋼筋操作棚、木工操作棚、安全通道等應(yīng)采用組裝式定型化產(chǎn)品。設(shè)置兩道防砸及一道防雨設(shè)施。鋼筋操作棚建議采用挑檐式,彎曲機(jī)、切斷機(jī)等放置在挑檐下,方便調(diào)運(yùn)材料。
8、門(mén)樓式大門(mén)
大門(mén)采用門(mén)樓式大門(mén),用6號(hào)角鋼做框架,外罩1.5m厚冷板。門(mén)柱截面尺寸為1m*1m,總高度6.5m,其中門(mén)楣高度1.5m,大門(mén)凈高5m。從地面起2m高為藍(lán)色,2-5m處為白色,門(mén)楣為藍(lán)色。
9、上人斜道
當(dāng)高度小于6m時(shí),宜采用一字型斜道,高度大于6m時(shí),采用之字形斜道,人行斜道的寬度不小于1m,坡度1:3,運(yùn)料通道寬度1.5m,坡度1:6.斜道兩側(cè)及平臺(tái)周?chē)鷳?yīng)設(shè)置欄桿和擋腳板。斜道上的腳手板應(yīng)每隔750mm設(shè)置一道防滑條,木條厚度為75mm。
10、在施工現(xiàn)場(chǎng)及重點(diǎn)部位應(yīng)設(shè)置消防器材
在施工現(xiàn)場(chǎng)及重點(diǎn)部位應(yīng)設(shè)置消防器材。架體采用金屬材料制作,紅色漆飾面。消防器材按“四、四”配置(四個(gè)滅火器、四把消防楸、四個(gè)消防桶、四把消防鉤)。兩側(cè)設(shè)消防砂池和消防水池。架體上張貼“消防領(lǐng)導(dǎo)小組”、“消防知識(shí)”和“應(yīng)急預(yù)案”。
11、圍墻
圍墻采用磚砌式,高度為2m,顏色為白色。其中圍墻上端0.2m高,下端0.3m高,為藍(lán)色。圍墻外側(cè)噴涂藍(lán)色中建標(biāo)識(shí)和藍(lán)色隸書(shū)體字(劉丙森手書(shū)書(shū)寫(xiě))“中國(guó)建筑”組合字樣。圍墻內(nèi)側(cè)噴涂藍(lán)色專(zhuān)用標(biāo)語(yǔ)組合:
a.中國(guó)建筑品質(zhì)重于泰山
b.過(guò)程精品服務(wù)跨越五洲
12、現(xiàn)場(chǎng)圖牌
大門(mén)口處的七牌兩圖,結(jié)合中建總公司要求,可設(shè)置十四塊牌,還可根據(jù)當(dāng)?shù)匾笤黾訄D牌,但規(guī)格、尺寸要統(tǒng)一:安全冒牌、企業(yè)標(biāo)志牌、總公司企業(yè)理念、企業(yè)簡(jiǎn)介、工程概況、工程效果圖、施工現(xiàn)場(chǎng)平面布置圖、管理人員名單及監(jiān)督電話牌、消防保衛(wèi)牌、安全生產(chǎn)牌、十項(xiàng)安全技術(shù)措施、文明施工牌、入場(chǎng)須知牌、環(huán)保牌(濟(jì)南市揚(yáng)塵污染管理規(guī)定),還要在明顯處設(shè)置農(nóng)民工維權(quán)牌。
13、辦公區(qū)及旗臺(tái)
旗臺(tái)采用紅色大理石,標(biāo)識(shí)和字都是金色,標(biāo)識(shí)采用鏤空做法。彩板房踢腳線、花壇刷中建藍(lán)色,并注意經(jīng)常維護(hù)。
14、會(huì)議室
會(huì)議室一端懸掛企業(yè)標(biāo)志,另一端懸掛“企業(yè)宗旨”和局“管理方針”。會(huì)議室要懸掛本工程效果圖和總公司代表性工程照。
15、吸煙室、飲水室
說(shuō)明:
(1)施工現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置職工文化學(xué)習(xí)娛樂(lè)活動(dòng)室,配備電視、報(bào)刊、雜志等學(xué)習(xí)娛樂(lè)用品。
(2)施工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)設(shè)置吸煙室、飲水室。嚴(yán)禁在施工區(qū)域內(nèi)吸煙,飲水室應(yīng)設(shè)置封閉式保溫桶,保溫桶應(yīng)加蓋加鎖,保持衛(wèi)生、清潔。
16、浴室和廁所
現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)設(shè)置封閉水沖式廁所,蹲位比例1:25,蹲位之間設(shè)隔板,高度不低于1.2m,廁所應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理,及時(shí)清掃、消毒、無(wú)蚊蠅孽生。
17、外腳手架
建筑工程腳手架外側(cè)采用符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的密目式安全網(wǎng)實(shí)施全封閉,封閉高度高出作業(yè)面1.5米以上。
18、通道防護(hù)
建筑施工監(jiān)臨街面及人行通知或車(chē)行通道有符合規(guī)定的'安全棚,防護(hù)棚頂部雙層
竹膠板或跳板防護(hù)、二側(cè)應(yīng)有護(hù)欄,通道口應(yīng)有標(biāo)識(shí)。
19、垂直運(yùn)輸
磚等材料吊運(yùn)時(shí),料斗頂部應(yīng)有覆蓋并限制裝料高度,其他材料吊運(yùn)前應(yīng)檢查材料是否固定牢靠。
20、煙塵控制
定期壓實(shí)地面和灑水,減少灰塵對(duì)周?chē)h(huán)境的污染,禁止在施工現(xiàn)場(chǎng)焚燒有毒、有害和有惡臭氣味的物質(zhì),裝卸有粉塵的材料時(shí),應(yīng)灑水濕潤(rùn)和在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行,嚴(yán)禁向建筑物外拋擲垃圾。
水泥庫(kù)和砂漿攪拌站
屋面瓦加密目網(wǎng)防止料斗撒漏污染屋面瓦
21、基坑支護(hù)
超過(guò)2米深度的基坑臨邊防護(hù)、基槽開(kāi)挖邊坡應(yīng)符合安全要求、坑邊堆土應(yīng)距坑邊1米以上、挖孔樁人員上下軟梯、10米以上人工挖孔樁強(qiáng)制性送風(fēng)。
超過(guò)2米深度的基坑必須臨邊防護(hù)、坑邊堆土應(yīng)距坑邊1米以上
基槽開(kāi)挖邊坡應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的邊坡防護(hù)
10米以上人工挖孔樁強(qiáng)制性送風(fēng)
22、施工用電
(1)配電箱開(kāi)關(guān)箱:“三級(jí)漏電二級(jí)保護(hù)”、“一機(jī)一閘一漏一箱”、箱體關(guān)閉管理完善
(2)配電線路:架空線路應(yīng)符合要求、地面敷設(shè)線路應(yīng)有妥善保護(hù)。
配電箱開(kāi)關(guān)箱:“三級(jí)漏電二級(jí)保護(hù)”、“一機(jī)一閘一漏一箱”
配電箱開(kāi)關(guān)箱:箱體關(guān)閉管理完善
配電線路:地面敷設(shè)線路應(yīng)有妥善保護(hù)
配電線路:架空線路應(yīng)符合要求
23、施工用電
樓層出入口防護(hù)門(mén)關(guān)閉完好、搭設(shè)符合要求、有聯(lián)絡(luò)信號(hào)、架體與建筑物附著符合要求、有安拆方案、有職能部門(mén)的驗(yàn)收合格證。
施工電梯:轎箱內(nèi)電機(jī)布線規(guī)范
施工電梯:樓層出入口防護(hù)門(mén)關(guān)閉完好、通道口搭設(shè)符合要求
施工電梯:樓層層數(shù)防護(hù)門(mén)標(biāo)識(shí)清楚
施工電梯:架體與建筑物附著符合要求
24、工完場(chǎng)清
每道工序作到“落手清”,建筑垃圾集中堆放,及時(shí)清運(yùn),最多不超過(guò)3天。材料和工具及時(shí)回收、維修、保養(yǎng)、利用、歸庫(kù)、做到工完、料凈、場(chǎng)地清。
25、其他(排水溝、揚(yáng)塵控制口語(yǔ)、雨水口、出工地車(chē)輛清洗、揚(yáng)塵控制覆蓋)
(1)建筑工地出入口道路硬化率要達(dá)到100%,非硬化的路面按要求進(jìn)行平整、綠化或采用防塵網(wǎng)覆蓋。
(2)在運(yùn)送垃圾渣土的施工車(chē)輛駛離現(xiàn)場(chǎng)前,應(yīng)當(dāng)對(duì)垃圾渣土進(jìn)行覆蓋封閉,對(duì)車(chē)輛的車(chē)輪和槽幫進(jìn)行沖洗或清掃。
中海管理制度3
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;
語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的.歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;
在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。
文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。
存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。
底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;
對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。
查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。
銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
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