檔案管理制度(必備)
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。我們?cè)撛趺磾M定制度呢？下面是小編整理的檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
檔案管理制度1
職責(zé)部門
1、院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人。
3、院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實(shí)施情況。
4、部門（科室）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請(qǐng)，其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理（院長(zhǎng)）或指定負(fù)責(zé)人審批。
5、機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請(qǐng)由總經(jīng)理（院長(zhǎng)）或指定負(fù)責(zé)人審批。
檔案收集、歸檔
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負(fù)責(zé)收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會(huì)議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會(huì)議組織部門（科室）指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院?jiǎn)T工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的，應(yīng)及時(shí)交院辦（人事行政部）歸檔。
檔案立卷
1、檔案管理員應(yīng)使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡(jiǎn)明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
檔案目錄編制
1、檔案文件編號(hào)原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡(jiǎn)稱對(duì)照表》），A3A4為兩位數(shù)年份號(hào)，B1B2為部門（科室）代字（大類）號(hào)，C1C2為文件類型（小類）號(hào)，D1D2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為20xx年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號(hào)為：JX06—XZTZ—07。
2、檔案管理員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁位置設(shè)立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
檔案保管權(quán)限、期限與類型
1檔案保管權(quán)限
1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長(zhǎng)）指定負(fù)責(zé)人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級(jí)證書、資格證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。3文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的'涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦（人事行政部）備存，并保證其真實(shí)性。3.3機(jī)密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?檔案類型
4.1行政檔案，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件；法定代表人身份證（護(hù)照）（復(fù)印件）；對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類正式公文；各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料；各部門（含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室）現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計(jì)劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案；購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險(xiǎn)、行駛證（復(fù)印件）等車輛管理檔案；對(duì)外簽訂的各類購買（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料（花名冊(cè)）；勞動(dòng)合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；員工績(jī)效考核相關(guān)資料；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：各類審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表；各類會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺(tái)帳；設(shè)備出廠合格證、使用說明書；設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄；設(shè)備更新改造記錄；設(shè)備管理制度；其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
檔案查閱與復(fù)制
1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
2部門（科室）負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
4文檔查（借）閱應(yīng)在檔案保管部門（科室）進(jìn)行登記，機(jī)密文檔及權(quán)限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5查（借）閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人審批，并進(jìn)行相關(guān)登記。
6查（借）閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
檔案的銷毀
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計(jì)劃及清單，由院辦（人事行政部）負(fù)責(zé)人審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
2總經(jīng)理審批同意銷毀計(jì)劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。
3銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。
檔案管理制度2
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：
3.1.1.1 上級(jí)來文
(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請(qǐng)示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的`立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計(jì)
3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢(shì)。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
檔案管理制度3
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
�。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng)，重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。
�。ǘw檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。
對(duì)于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
�。ㄈn的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打��；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國(guó)家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，為維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。
�。ㄒ唬└鶕�(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
�。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備，上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長(zhǎng)檔案的`使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（三）接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，對(duì)接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。
�。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作，保證庫房?jī)?nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
�。ㄎ澹┍ＷC庫房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
�。⿲�(duì)保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并積極采取措施予以處理。
（七）要定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳務(wù)相符，對(duì)損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保黨和國(guó)家的安全，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策，增強(qiáng)黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。
（二）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國(guó)家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
�。ㄈ﹪�(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對(duì)不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
�。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
（五）工作人員閱卷要堅(jiān)持隨用隨提，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。
�。⿲�(duì)違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
�。ǘ┎殚啓C(jī)密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
�。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應(yīng)填寫和效果記錄。
�。ㄎ澹┎殚啓n案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對(duì)損壞檔案者，要追究其責(zé)任。
�。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等），經(jīng)核對(duì)無誤后，蓋章生效。
�。ㄆ撸┎闄n人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛護(hù)公共財(cái)物。
�。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。
檔案管理制度4
一、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)校檔案工作的宏觀建設(shè)，努力提高檔案工作科學(xué)管理水平，確立檔案為學(xué)校和部門服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程，納入目標(biāo)管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財(cái)力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí)，表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)作出貢獻(xiàn)的'檔案人員，以促進(jìn)、提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
二、檔案管理人員職責(zé)
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學(xué)校檔案工作計(jì)劃和管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時(shí)的歸檔工作。
4、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校全部檔案，做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認(rèn)真做好庫房管理，維護(hù)檔案的完整、安全。
7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對(duì)違反《檔案法》的行為予以制止，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出處理意見。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
三、兼職檔案人員職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學(xué)校開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)全體教師歸檔意識(shí)。
2、認(rèn)真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類隨時(shí)歸入有關(guān)卷夾盒內(nèi)。
3、每學(xué)期末按照要求對(duì)本部門所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂，并向檔案室移交。
檔案管理制度5
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等用'報(bào)告'。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的.收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對(duì)無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
檔案管理制度6
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù) 報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃 、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的.會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。
檔案管理制度7
一、目的
為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價(jià)值，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。
二、檔案的定義
（一）檔案指公司及下屬項(xiàng)目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、社會(huì)活動(dòng)中所形成的具有參考、保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。
（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機(jī)構(gòu)
公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項(xiàng)目公司檔案管理工作，負(fù)責(zé)公司及下屬項(xiàng)目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶；下設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)保管公司及下屬項(xiàng)目公司重要檔案。
四、工作職責(zé)
公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員，其工作職責(zé)為：
（一）制定和完善檔案管理制度。
�。ǘ╅_展檔案管理培訓(xùn)，指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。
�。ㄈ┴�(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用，負(fù)責(zé)檔案室的日常管理。
�。ㄋ模⿲�(duì)所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺(tái)賬并定期備份（至少每?jī)稍乱淮危?/p>
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
�。ㄒ唬w檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級(jí)、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計(jì)、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔范圍，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
�。�1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊(cè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等；公司、公司形成并下達(dá)的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會(huì)議紀(jì)要材料、重要記錄；公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的.文件材料；國(guó)家、地方政府政策文件類。
（2）項(xiàng)目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術(shù)文件類；招標(biāo)文件類；項(xiàng)目企劃、銷售資料類；前期市場(chǎng)調(diào)研、土地分析等資料類；竣工報(bào)建資料類。
�。�3）聲像資料及實(shí)物檔案：如反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，有紀(jì)念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、項(xiàng)目樓書。
2、密級(jí)鑒定。檔案密級(jí)由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級(jí)，泄漏會(huì)使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時(shí)要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級(jí)等級(jí)，確保檔案安全。
普通是公司可對(duì)外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報(bào)告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會(huì)使公司利益受到較大損害，如重要會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、規(guī)章制度等。
機(jī)密是公司重要的秘密，泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害，如董事會(huì)決議、項(xiàng)目投資文件、公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。
（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項(xiàng)目公司對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定繼續(xù)保存或進(jìn)行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
�。�2）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；
�。�3）財(cái)務(wù)報(bào)表；
�。�4）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；
�。�5）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；
�。�6）工程設(shè)計(jì)圖；
�。�7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
�。�1）預(yù)算、決算書類；
（2）會(huì)計(jì)憑證；
�。�3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
（1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長(zhǎng)期保存必要的。
5、規(guī)章制度由公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行整理。對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報(bào)本部門及相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理/董事會(huì)批準(zhǔn)。
7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》（詳見附件），銷毀檔案時(shí)至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認(rèn)。
8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊(cè)》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應(yīng)明確繼續(xù)保存的時(shí)間期限，并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
�。ㄒ唬┦占秶�。按照歸檔范圍進(jìn)行收集。
�。ǘ┦占绞�。公司及下屬項(xiàng)目公司均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認(rèn)，《檔案移交清單》雙方各留一份。
�。ㄈw檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件）。
2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗(yàn)證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長(zhǎng)久保存。書寫材料：要使用耐久性強(qiáng)的碳素型黑色或藍(lán)色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)、攝相機(jī)等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機(jī)拍攝。
�。ㄋ模┕炯跋聦夙�(xiàng)目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊(cè)、變更文件。含公司成立的請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄；股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關(guān)文件。
�。�1）合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。
�。�2）融資擔(dān)保文件：融資公告、報(bào)表、擔(dān)保、抵押等相關(guān)文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。
�。�3）盡職調(diào)查資料：①盡職調(diào)查報(bào)告；②業(yè)務(wù)約定書；③委托協(xié)議書；④盡職調(diào)查清單及問卷；⑤目標(biāo)企業(yè)提供的有關(guān)書面資料（含工商、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程、市場(chǎng)、人力等文件）。
�。�4）工程項(xiàng)目檔案。包括土地獲取、項(xiàng)目報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等各階段形成的檔案。
�。�5）公司及下屬項(xiàng)目公司所獲榮譽(yù)。
注：1。如公司及下屬項(xiàng)目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導(dǎo)致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
�。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后，應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行保管，按檔案編號(hào)順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保管和使用。
�。ǘn案存檔分類主要以公司、項(xiàng)目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細(xì)表，且在檔案柜上標(biāo)注公司/項(xiàng)目名稱和柜號(hào)，并在電腦上做好臺(tái)賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號(hào)、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
�。ㄈn案管理員應(yīng)至少每月一次對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，切實(shí)做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施，減少檔案的損失。
�。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
�。ㄒ唬┕静块T員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。
�。ǘ┙栝啓n案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復(fù)印、掃描、查詢。
填寫要求：
�。�1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)人所在的部門，文件標(biāo)題或摘要填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱，根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項(xiàng)。
�。�2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請(qǐng)部門填寫經(jīng)辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報(bào)單位等）填寫外借物品所辦理事項(xiàng)的主要單位，外借物品清單及借用時(shí)間填寫所外借的物品，借用時(shí)間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據(jù)實(shí)際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項(xiàng)。
�。ㄈn案管理員對(duì)檔案借閱進(jìn)行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責(zé)任，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。
�。ㄈn案應(yīng)按期歸還，歸還時(shí)檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，包括檔案的件數(shù)、頁數(shù)，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。
（四）外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
�。ㄎ澹n案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。
檔案管理制度8
一、收集歸檔范圍
本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料（包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
�。ㄒ唬┍炯�(jí)文件
1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。
3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。
4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。
5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。
12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機(jī)關(guān)（包括上報(bào)和下批）干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。
（二）上級(jí)文件材料
1、上級(jí)（包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同）有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。
2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。
（三）同級(jí)文件材料
1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的`合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。
�。ㄋ模┫录�(jí)文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊(cè)、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)間和方法
�。ㄒ唬┓步�(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
�。ǘ┓哺鞑块T發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
�。ㄈ┮豁�(xiàng)工作已完成時(shí)（包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等），由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
�。ㄋ模┩獬鲩_會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。
（五）年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
�。┟磕甑亩碌浊斑M(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。
四、歸檔要求
�。ㄒ唬⿷�(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
�。ǘ┱呐c底稿（簽發(fā)稿）主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
（三）歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
（四）歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
�。ㄎ澹w檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
�。┓彩菤w檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案管理制度9
一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥?duì)各類檔案進(jìn)行保管。
二、檔案庫房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對(duì)溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%之間的.規(guī)定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。
七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。
檔案管理制度10
a.文件資料的形成與歸檔
1]資料的形成:
各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔;
b.資料的歸檔:
1]文件資料的歸檔范圍
�、傥飿I(yè)管理
●清潔衛(wèi)生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
�、谄渌Y料
2]歸檔要求
�、贇w檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。
�、跉w檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。
�、蹥w檔的文件必須是原件。
�、鼙９軞w檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。檔
案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
�、莅妇眍}名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
�、匏形募Y料必須及時(shí)歸檔。
3]每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理,核對(duì)和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
4]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
c.檔案借閱
1]公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案,并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
2]文書檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4]服從管理人員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,須立即寫出書面報(bào)告,按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。
7]調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
d.檔案管理人員職責(zé)
1]忠于職守,嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則,積極開展工作。
2]負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。
3]及時(shí)立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。
4]熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的`操作和運(yùn)用。
5]妥善管理檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對(duì)供出資料按期催還。
6]定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對(duì)。核對(duì)后將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴(yán)守機(jī)密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
e.公司內(nèi)外檔案文件管理:
1]公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。
2]公司對(duì)外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開,每個(gè)單位都應(yīng)有一個(gè)獨(dú)立的檔案。
3]所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
4]相關(guān)檔案存放一年后,應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復(fù)查。
f.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應(yīng)使用碎紙機(jī)處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
檔案管理制度11
一、檔案管理
(一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都務(wù)必及時(shí)歸檔，確保完整無缺。
(二)文檔管理員務(wù)必堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
(三)檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中構(gòu)成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
(一)歸檔范圍
1、行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。
2、組織人事教育培訓(xùn)類:員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。
3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。
4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。
5、技術(shù)類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。
6、銷售紀(jì)事類:公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。
(二)文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類一齊排列，不得分開。
3、不一樣年度的文件一般不得在一齊立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的.會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開的年度立卷。
三、歸檔時(shí)光
公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不一樣的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。
(二)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。
(三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷毀清冊(cè)上簽字。
檔案管理制度12
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的'，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
檔案管理制度13
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的'有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
檔案管理制度14
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào),
頁號(hào)從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號(hào)編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,
有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫工程文件原 有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫文件標(biāo)題的.名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員 5 元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。
案卷號(hào) 如:第 1 卷 1.1.1-1
專業(yè)號(hào) 如:基建類 1 為 1.1.1
工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),
監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)
檔案管理制度15
1.總則
1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；2.2公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；2.4公司有效證照、證件、印章；2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；2.6公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；2.7會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析；2.8各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；
2.9公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》，應(yīng)包括以下幾個(gè)內(nèi)容：部門代碼、檔案編號(hào)、文件名稱、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號(hào)的'設(shè)置方法可參考如下:行政部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項(xiàng)分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名，或者按照事項(xiàng)的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標(biāo)明檔案編號(hào)。如漏頁等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備注欄內(nèi)。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：a)歸檔文件完整齊全；b)分類清楚；c)標(biāo)題確切易查找；d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理；e)保管期限準(zhǔn)確；f)卷皮書寫工整；g)裝訂整理結(jié)實(shí)、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統(tǒng)計(jì)表存檔，其存檔文件名應(yīng)該為：SC李四20xx年6-12月下單統(tǒng)計(jì)表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應(yīng)該用移動(dòng)硬盤或者光盤進(jìn)行備份。 3.7.文件類以電子文檔形式存檔時(shí)，應(yīng)盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；
4.3 5年保存：公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.4 1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者；4.5財(cái)務(wù)類檔案按照會(huì)計(jì)相關(guān)法律規(guī)定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，認(rèn)真整理、保存、管理公司各項(xiàng)檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財(cái)務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內(nèi)部檔案，除財(cái)務(wù)部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財(cái)政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。
5.3各部門檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。
5.4一項(xiàng)工作同時(shí)由幾個(gè)部門參與辦理時(shí)，由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。 5.5各部門需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門
公司文件：公司章程、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件（電子文檔）；
第4頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)及考核評(píng)價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件；
c)行政類文件：各種會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險(xiǎn)單。
5.1銷售部門
標(biāo)書、下單統(tǒng)計(jì)表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號(hào)等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財(cái)務(wù)部門
會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、匯帳憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、總分類賬、庫存商品明細(xì)賬、明細(xì)分類賬、審計(jì)報(bào)告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫單、出庫單、請(qǐng)款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結(jié)算表（電子文檔）、用戶報(bào)表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級(jí)記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級(jí)清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門工程設(shè)計(jì)圖
5.4市場(chǎng)部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動(dòng)簽到表、廠商活動(dòng)申請(qǐng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)總結(jié)資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。
6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時(shí)通知借閱人說明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。
7.復(fù)印
7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。
7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對(duì)復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報(bào)部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。 8.2檔案銷毀一般采用碎紙機(jī)，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時(shí)執(zhí)行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請(qǐng)表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷毀申請(qǐng)表》
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