(薦)采購管理制度

　　在生活中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編整理的采購管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　1.目的

　　闡述在采購職能的執(zhí)行中應遵循的原則、程序和慣例，指導執(zhí)行和參與采購職能的部門和職員執(zhí)行采購相關程序，推進采購職能按合理的流程正直、高效、實用的執(zhí)行，從而有效降低采購成本，提高公司采購效率，加強部門間配合，特制訂本制度。

　　2.范圍

　�。�1）固定資產類：辦公家具、工作設備、電腦設備等固定資產類的采購工程維護類：裝飾裝修工程、IT工程、設備的租賃及維修類的采購。

　�。�2）低值易耗類：辦公用品、活動用品、禮品、圖書、期刊、技術圖書、生活用品等低值易耗品的采購。

　�。�3） 印刷類：內刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購。

　　（4） 咨詢管理類及服務類產品：咨詢管理項目，工作軟件類的采購；

　　體檢、旅游、培訓、拓展、保險等服務產品的采購。

　�。�5） 項目成本類：藍圖打印，多媒體制作等。

　　說明：工程建筑類材料采購不在本采購范疇內。

　　二、采購目標

　　1.保證所需原料、供應品、設備和服務的適時適量及時供應。

　　2.為了公司運作經濟高效的進行，在與需要的質量、交貨期和服務水平一致的情況下，以最有競爭力的價格采購商品/服務。

　　3.引導采購職能的發(fā)揮與公司利益、商業(yè)道德標準相一致。

　　三、采購原則

　　1. 使用、定價、采辦、驗收、結算分離原則

　　采購過程的各相關環(huán)節(jié)人員，遵循使用、定價、采購、驗收、結算分離的原則，即使用部門申請，使用部門及采購部門分別詢價、定價，財務對預算控制、法務對流程監(jiān)督，使用部門驗收，采購部門結算。

　　2. 詢價定價原則

　　物品采購必須有三家以上的供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、長期合作的客戶、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格。臨時性應急購買物品除外。

　　3. 一致性原則

　　采購人員訂購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數量一致，在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息給使用部門更改請購單或做參考。

　　4. 廉潔自律原則

　�。�1）自覺維護公司利益，努力提高采購物品的質量，降低采購成本。

　�。�2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請。

　　（3）嚴格按照采購制度和程序辦事。

　　5. 審計監(jiān)督原則

　　采購人員要自覺接受公司有關部門對采購活動的監(jiān)督和質詢，對采購人員在采購過程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司規(guī)章制度等進行處罰直至追求其法律責任。

　　四、供應商管理

　　1. 各類型的采購需有3家以上的供應商詢價，以作比價、議價依據，并填寫《采購詢價記錄表》，總裁辦公室應根據供應商的產品報價、產品質量及提供的服務等方面對其進行考核及更新。

　　2. 建立公司供應商庫，供應商的選擇應從與公司有過合作經歷的優(yōu)質供應商中選取。

　　3. 對于長期合作的供應商，需每年做一次供應商評估，評估其產品價格、服務是否在同行業(yè)中最優(yōu)化。經過評估不合格的供應商應從供應商庫中撤下，并選擇最適合公司的供應商建立長期合作關系。

　　4. 對于長期合作的供應商，應當留存一份其公司三證及相關資質文件蓋章件至總裁辦公室。

　　五、采購申請流程

　　1.標準流程

　�。�1）標準采購范圍

　　以下類別金額在1000元以內的，視作標準采購：

　　A．固定資產類：辦公家具、工作設備、電腦設備等固定資產類的采購。

　　B．低值易耗類：辦公用品、活動用品、禮品、圖書、期刊、技術圖書、生活用品等低值易耗品的采購。

　　C．印刷類：內刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購（需要報品牌管理中心總監(jiān)審批）。

　　D．咨詢管理類及服務類產品：咨詢管理項目，工作軟件類的采購；體檢、旅游、培訓、拓展、保險等服務產品的采購。

　　E．項目成本類：藍圖打印，多媒體制作等。

　　（2）申請流程

　　A.由申請部門秘書/助理填寫《采購申請單》，部門負責人審核簽字后交公司采購部門進行采購。《采購申請單》要求注明名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。

　　B．申請部門必須對所需要購買的物品進行詢價，提供三家供應商的報價，如涉及到具體資質、特殊采購要求的需要附有相關文件復印件與申請部門確認，總裁辦公室和財務管理中心有權對供應商報價進行核查。

　　C．所有采購物品都需要經過財務負責人審批，如采購屬于標準采購范圍，可只簽批到財務負責人；如涉及到特殊物品的采購，或非標準流程的采購還需分別審批到集團財務負責人/常務副總裁/總裁（參照非標準流程）。

　　D．簽訂采購合同的均須由法務審核，并報財務管理中心備案。

　　E．申請部門負責驗收、簽領，費用分攤至申請部門。

　　六、二次采購申請

　　如采購申請發(fā)生數量、規(guī)格、價格等變動，必須進行二次采購申請，并將第一次的申請單作為附件提交審核。

　　七、采購招標

　　根據公司政策和中華人民共和國相關法律法規(guī)之規(guī)定，公司招標采購分為2類：

　　A類:根據《中華人民共和國招標投標法》和各地方法律法規(guī)之規(guī)定必須進行公開招標的。

　　1.大型基礎設施、公用事業(yè)等關系社會公共利益、公眾安全的項目。

　　2.全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目。

　　3.使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目。

　　B類：除A類之外，采購金額在10萬以上的采購應當進行招標，具體由申請部門負責人審核是否招標，簽批部門負責人同時有權建議是否進行招標。

　　八、樣品提供和確認

　　1.對于采購產品難以長久控制質量的，需進行樣品提供和確認的，需確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后第一時間送交使用部門進行確認，必要時需會同財務等相關部門人員予以確認。

　　2.對于需要保存樣品的，采購部門需做封樣處理，以便日后做收貨比較。

　　九、合同簽訂

　　1.長期固定的供應商應和公司簽訂長期供貨合同。

　　2.供應商經送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。

　　3.采購合同樣本及正本必須經過法務審核通過后方可進行合同簽訂環(huán)節(jié)。

　　4.采購合同正本一律由財務管理中心歸檔管理。

　　十、進度控制

　　1.為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真等方式與供貨商聯(lián)系，確保物品能及時供應。

　　2.如果采購物品無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知使用部門，尋求解決方法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會使用部門。

　　十一、對賬付款

　　1.工程類需提供結算單、竣工驗收單。

　　2.咨詢管理、軟件類需提供服務驗收單。

　　采購物品/服務需要申請付款時，需向財務提供《采購申請單》（或維修單租賃單）、《采購詢價記錄表》采購合同或者訂單復印件、發(fā)票。凡在付款過程中，不具備以上條件的，財務管理中心應拒絕付款。

　　3.對于分階段付款的采購申請，申請部門對該項申請付款應當進行跟蹤。

　　十二、采購驗收

　　1.采購物品（物資）送達公司后，由使用部門負責檢驗、簽收，并開具《采購入庫簽收單》給采購部門保存。在接受貨物前，應當仔細檢查外包裝的缺陷狀況或對缺陷處理的證據等，驗收不合格的，應當拒收或2日內辦理退換貨手續(xù)。

　　2.對于工程類、管理咨詢類、服務類產品需階段性驗收。

　　3公司辦公用品的采購申請由各部門提出，電子檔申請表及紙質版經由部門負責人簽字后交到前臺匯總后統(tǒng)一采購。

　　4.辦公用品到貨后，由前臺統(tǒng)一驗收并登記《采購入庫簽收單》，驗收合格并登記好后，由前臺通知各部門領用辦公用品，并由前臺登記《采購出庫簽收單》。

　　十三、重點說明：

　　1. 各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢霎愖h者，應于2個工作日內將意見反饋給采購申請部門。

　　2. 專業(yè)材料或用品，采購部門應會同使用部門共同詢價或議價。

　　3. 財務人員審核時，認為需要再進一步議價的，可直接與供應商議價。

　　4. 相關審核審批人員審批時，可視需要再行議價或要求采購部門進一步議價。

　　5. 公司各有關部門均有義務協(xié)助提供價格信息，以協(xié)助采購部門比價參考。

　　6. 已核定的物料采購單價如需上漲或降低，采購部門應附上書面原因說明。

　　7. 屬于下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品。但仍需留下報價記錄及情況說明。

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