會議室使用管理制度(12篇)

　　在生活中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編為大家整理的會議室使用管理制度，希望對大家有所幫助。

會議室使用管理制度1

　　會議室是公司舉行會議，接待來賓的場所，為加強公司的規(guī)范化管理，特制定本規(guī)定。

　　一、會議室使用細則

　　1、會議室由人事行政部負責管理。

　　3、公司各部門使用會議室須提前1天告知人事行政部，辦理相關(guān)手續(xù)，使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。

　　4、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。用后應及時整理：打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈，水性筆蓋好，桌椅，地面)，檢查安全(電源)，關(guān)好窗、空調(diào)，鎖好門，將鑰匙交還人事行政部。

　　4、會議室配置一固定使用插線板，用后不能帶走。

　　4、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會議室窗臺及窗外丟東西。以免造成危險，違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。

　　5、任何部門和個人未經(jīng)人事行政部同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。

　　6、會議室內(nèi)的`衛(wèi)生每周至少要清潔一次，遇有會議時，使用部門用后應即刻清理，否則取消該部門的使用權(quán)。

　　8、會議室管理人員要嚴格室內(nèi)物品的管理和維護，做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。

　　9、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞賠償，不許將室內(nèi)物品移做他用。

　　二、本規(guī)定由人事行政部制定，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

會議室使用管理制度2

　　一、會議室使用細則

　　1、會議室由辦公室負責管理、使用登記與調(diào)度等相關(guān)事宜，未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

　　2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生，相關(guān)人員(部門)使用會議室，需提在協(xié)同辦公系統(tǒng)中填寫會議室等場所使用申請單，以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向辦公室提出申請并在會后進行補辦相關(guān)登記。

　　3、各部門（學院）申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數(shù)等，如有需辦公室協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚�，辦公室可根據(jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準備工作。如需使用會議室的`設(shè)備，應提前向辦公室說明，以便提前準備，確保會議順利進行。

　　4、如遇會議之間發(fā)生，要堅持局部服從整體的原則，學校會議優(yōu)先于各部門（學院）的會議活動，各部門（學院）的會議活動之間應本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

　　5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源)，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，關(guān)好窗、空調(diào)，鎖好門。

　　6、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑和張貼各類宣傳海報等，盡量保持室內(nèi)清潔。

　　7、會議結(jié)束后，使用人員（部門）應進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關(guān)好門窗。相關(guān)人員應及時整理會議場地，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務損壞要及時報至辦公室，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬部門（學院）負責人。

　　8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞賠償，任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。

　　9、日常衛(wèi)生由物業(yè)保潔人員每天早晨負責打掃。會議室活動結(jié)束后，由保潔人員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助搬運)，以方便其他部門使用。

　　10、當組織活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室，要安排學生會后打掃會議室。

　　二、本規(guī)定由辦公室制定，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。最終解釋權(quán)歸辦公室所有。

會議室使用管理制度3

　　1、會議室是學校舉行會議的重要場所。為保證學校日常工作的正常運轉(zhuǎn)，提高會議室的使用效率，特制定本管理辦法。

　　2、辦公室所屬會議室只供學校舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。學校所屬各會議室、報告廳根據(jù)工作需要均可向各部門開放。

　　3、實行會議預約制度。各部門如需使用會議室一般應提前1天在OA系統(tǒng)提交《會議使用申請表》，經(jīng)部門領(lǐng)導審批、校辦主任審批后，由學校辦公室協(xié)調(diào)安排�！稌�議使用申請表》填寫包括申請日期、申請人、申請部門、會議名稱、會議時間等內(nèi)容。若部門預定的`會議室與學校臨時性重要會議發(fā)生時，以全校性會議為先。

　　4、校級會議和接待由學校辦公室負責招待。

　　5、保證會議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務人員要及時整理、清掃會議室，保持清潔環(huán)境。

　　6、愛護會議室設(shè)施。任何人員不得隨意移動會議室的家具和物品。

　　7、會議結(jié)束后，會議室使用部門須到學校辦公室辦理交接手續(xù)。

　　8、對于不按規(guī)定要求使用會議室的部門，辦公室有權(quán)提出批評，甚至停止其再次使用會議室。

會議室使用管理制度4

　　為了充分利用會議室的功能，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度;

　　一、會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方，未經(jīng)允許，不得挪作他用。

　　二、公司會議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負責。各類設(shè)備、設(shè)施由行政人事部指定專人管理、調(diào)試。

　　三、非參加會議及培訓的人員，未經(jīng)允許不得隨意進入會議室。

　　四、為了避免會議發(fā)生沖突，各部門如需要使用會議室，需提前3天通知行政人事部，以便統(tǒng)一安排。

　　五、臨時召開的緊急會議需要占用會議室時，需提前至少2個小時向行政人事部提出申請并登記，否則不予安排。

　　六、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。

　　七、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等，使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議需求，前臺文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚�，行政人事部可根�?jù)實際情況做好相關(guān)服務工作。

　　八、如遇會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體的原則。遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議。部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

　　九、部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。

　　十、部門及個人應按預約的時間內(nèi)使用完畢，不得超時使用。如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。

　　十一、各部門如需使用會議室的`設(shè)備，應提前向行政人事部說明，以便提前準備，確保會議順利進行。

　　十二、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，貴重物品由專人負責操作,其他人不得擅自使用和操作。與會人員要自覺維護環(huán)境衛(wèi)生，做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物，不隨地吐痰。所有移動過的桌子，椅子等，在會議結(jié)束后必須還原。如果沒有還原，將對該部門負責人或個人進行處罰，負責會議室的清潔衛(wèi)生一個星期。

　　十三、會議結(jié)束后,相關(guān)人員應及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,并立即報告行政人事部，配合行政助理檢查設(shè)施使用情況;如因個人原因造成損壞無法維修的，需照價賠償;如可以進行維修的，由行政人事部門做好登記，安排專業(yè)的修理人員進行修理,修理所產(chǎn)生的費用由當事人負責。如會議結(jié)束后會議負責人自行離開，沒有上報行政人事部，超過三次將取消會議室使用資格。

　　十四、會議室的使用部門，要維持室內(nèi)清潔，使用完畢后及時清理打掃，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。

　　十五、本辦法自公布之日起實施。

　　會議室使用登記表

　　注：

　　1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準備。

　　2、非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備。

　　3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置，愛護會場設(shè)施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)。

　　4、使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并將登記表交至行政辦公室。

會議室使用管理制度5

　　1、會議室是學校師生召開會議、進行學習等集會活動的公共場所，師生要嚴格遵守會議室的使用管理制度。

　　2、會議室由辦公室管理，負責會議室的.財物、使用和衛(wèi)生等管理工作。

　　3、學校及各部門使用會議室，要提前1天與辦公室申請，并做好申請登記，以便辦公室統(tǒng)籌安排。

　　4、使用會議室實行部門負責人承包制，要愛護室內(nèi)財物，保持室內(nèi)清潔。凡損壞、挪用而造成公共財物損壞的，要按照同等物品的市場價加倍賠償。使用后，衛(wèi)生清掃不符合要求者，有權(quán)不再批準使用。

　　5、進入會議室要講文明，講紀律，講衛(wèi)生，遵守公共秩序，保持安靜，愛護公物，嚴禁吸煙，嚴禁喧嘩和亂動物品。

　　6、使用會議室結(jié)束后，部門負責人要與辦公室當面清場交接，及時歸還鑰匙，保證會議室的正常使用。

　　7、外單位使用會議室要提前3天與學校辦公室申請登記，經(jīng)學校負責人批準后，每次交付一定押金后方可使用。

　　8、辦公室要嚴格執(zhí)行制度要求，對違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負責。

會議室使用管理制度6

　　一、制定目的

　　為加強公司會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，現(xiàn)結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于集團各公司各部門。

　　二、管理辦法

　　第一條：會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理，負責使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負責保管、管理與調(diào)試。

　　第二條：為了避免會議時間發(fā)生沖突，各部門使用會議室需提前通知行政處，填寫《會議室使用申請單》，以便統(tǒng)一安排。

　　第三條：填寫《會議室使用申請單》時，需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等，如有需要行政處協(xié)辦的事項需提前注明，以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

　　第四條：正常工作日，各部門提前到行政處填寫申請單，并到前臺備案，即可使用會議室。若周六日使用，需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》，領(lǐng)用會議室鑰匙備用，并于工作日及時歸還。

　　第五條：如有外來領(lǐng)導或客人來我公司，需提前一天通知行政處， 以備整理會議室及準備果盤等。如公司培訓等內(nèi)部使用，需提前半天申請。

　　第六條：會議室使用需遵循領(lǐng)導優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的.原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負責人，

　　立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關(guān)登記。

　　第七條：部門應在所預約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。

　　第八條：如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

　　第九條：如需使用會議室設(shè)備，應提前說明，以備提前準備，確保會議順利進行。

　　第十條：各部門在會議期間要宣導參會人員愛護公共設(shè)施，自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

　　第十一條：會后使用部門及時整理，關(guān)閉投影儀、空調(diào)，椅子及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應及時告知綜合辦，以便及時修理。

　　第十二條：未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品，需得到行政處負責人許可。借用完畢后，需及時歸還。

會議室使用管理制度7

　　為充分發(fā)揮會議室功能，進一步規(guī)范會議室的使用和管理，確保各類會議正常召開，特制定本規(guī)定。

　　第一條 會議室（包括局十樓會議室、數(shù)字中心會議室、二樓會議室）由市局統(tǒng)一管理，局辦公室負責具體調(diào)度。會議室涉及使用的`設(shè)備設(shè)施由專人負責保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會議室由局辦公室負責，數(shù)字中心會議室由數(shù)字中心負責，二樓會議室由市容支隊和規(guī)劃支隊共同負責。

　　第二條 為了避免會議時間發(fā)生沖突，提高會議室使用效率，各部門的工作例會安排，應當抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會、推進會等，需用會議室，在會議確定時，應當在第一時間將會議事項、參會人員等情況，及時報送局辦備案，以便統(tǒng)一安排。

　　第三條 會議室使用遵循領(lǐng)導優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。

　　第四條 如需使用會議室設(shè)備，應提前說明，以備提前準備，確保會議順利進行。部門牽頭召開的會議，席卡、會務用品（如：茶葉、投影設(shè)備、音響等）及會務服務，由部門具體負責；市領(lǐng)導出席的會議、或全局性會議，會務服務等由局辦公室具體承辦，相關(guān)部門和單位予以配合協(xié)助。

　　第五條 會議期間參會人員要愛護公共設(shè)施，自覺維護會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

　　第六條 會后使用部門及時關(guān)閉投影儀、空調(diào)，桌椅及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應及時告知辦公室，以便及時修理。

　　第七條 未備案使用會議室，出現(xiàn)會議沖突的，由其自行協(xié)調(diào)處理。

　　第八條 本制度由局辦公室負責解釋，自印發(fā)之日起施行。

會議室使用管理制度8

　　學院會議室是接待上級領(lǐng)導及召開各種會議的場所，為提高會議室的使用效率，特制定本管理辦法。

　　一、學校會議室由黨政辦公室統(tǒng)一負責使用管理，由保潔公司負責衛(wèi)生清掃。

　　二、凡以學校名義接待外來客人以及召開的相關(guān)會議，由黨政辦統(tǒng)籌安排，并提前做好各項準備工作，包括會場布置、音響設(shè)備的調(diào)試、茶水和水果的購買、攝像及錄音等要工作到位，責任到人。

　　三、凡學校領(lǐng)導召集的系（院、部）、處（室）專門會議，由黨政辦公室統(tǒng)一安排使用時間，承辦部門應提前一天到黨政辦公室辦理會議室使用申請登記手續(xù)，填寫《會議室使用申請表》，并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。

　　四、凡各系（院、部）、處（室）召集的小型會議或活動，承辦部門應提前到黨政辦公室辦理申請登記，并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。若預定的會議安排與學校臨時安排的重大會議發(fā)生沖突，以學校的會議優(yōu)先。

　　五、會議室嚴禁吸煙，特殊會議及活動除外。

　　六、借用單位要愛護會議室的.一切公共設(shè)施，在使用儀器設(shè)備時，要嚴格按照儀器設(shè)備的操作規(guī)范操作，如有損壞或丟失，由借用單位負責；使用結(jié)束后，要認真檢查各類儀器的開關(guān)、照明及設(shè)施的使用情況，無異常情況后，關(guān)閉門窗，將鑰匙交回黨政辦公室。

　　七、會議室實行“一會一清掃”制度。每次會議結(jié)束后要保持會議室的整潔、舒適，借用單位應及時將桌椅擺放整齊，保潔公司將衛(wèi)生徹底打掃干凈，使會議室恢復原貌。

會議室使用管理制度9

　　一、目的

　　為了進一步加強會議室管理，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，特制定此制度。

　　二、定義

　　本制度的會議室主要指的是寶威學堂大樓7樓第一會議室、第二會議室及第三會議室

　　三、用途

　　會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，無特殊情況不可挪為它用。 四、會議室使用規(guī)定

　　1.會議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理;

　　2.部門或個人需要使用會議室時，需提前半天向行政人事部前臺人員提出申請并填寫《會議室使用申請表》，經(jīng)行政人事部準許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng)行政人事部負責人同意后方可使用;

　　3.使用原則：先申請，后使用。沒有按規(guī)定申請的'部門或個人，在沒有沖突的情況下，補充相應手續(xù)后可使用;但如有沖突，必需禮讓先申請使用會議室的部門或個人;特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政人事部不負責協(xié)商，由使用者自行協(xié)商;

　　4.遇公司層級的緊急及重要的會議時，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議;

　　5.部門及個人需在所預約的時間到達會議室并開始使用。超過10分鐘仍未到達會議室的，行政人事部有權(quán)對會議室的使用另作安排;

　　6.部門及個人應按預約的時間內(nèi)使用完畢，不得超時使用。如需延長使用時間，需及時通知行政人事部。如在緊接的時間段內(nèi)已安排給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室;

　　7.任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。嚴禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償;

　　8.會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室; 9.會議室使用期間，使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等，但如有需求可申請由行政人事部予以協(xié)助;

　　10.會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔。使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備;

　　11.如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。 五、程序 1.申請流程

　　1)部門或個人到前臺處查詢會議室的使用狀況;

　　2)部門或個人向前臺申請，申請中需包括使用時間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況;

　　3)前臺人員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并在《會議室使用登記表》上做記錄;

　　4)前臺人員需將《會議室使用申請表》張貼在會議室指定位置處; 5)部門或個人按時間使用會議室。 2.使用流程

　　1)部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室; 2)部門或個人自行指定人員安排會務工作。 3.交還流程

　　1)部門或個人使用完畢后，前臺人員需檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門或個人改正;

　　2)如部門或個人不改正，前臺人員應及時上報行政人事部負責人協(xié)調(diào);

　　3)如部門或個人拒絕改正，行政人事部將出處罰通告，對部門或個人作出處罰。

會議室使用管理制度10

　　為加強會議室管理，確保會議室的文明、有效使用，特制定本制度：

　　一、會議室是學院專門用于召開會議、組織學習和接待客人的場所，未經(jīng)允許，不得挪作他用。

　　二、所有會議室由辦公室統(tǒng)一管理，負責使用調(diào)配和設(shè)備維護。

　　三、嚴格審批手續(xù)。其他部門使用學院會議室，至少提前一天到辦公室填寫會議室使用申請表，申請表上需寫明：使用事由、參會人數(shù)以及所使用的會議室，并且必須經(jīng)過學院院長批準。沒有辦理報批手續(xù)的，一律不得使用會議室。經(jīng)過批準后，學院將派工作人員于會議召開前十分鐘開門，但是由于人手不足，無法提供會議服務。會議所需用水、手提電腦請各部門自行準備。

　　四、愛護會議室的`設(shè)施，保持會議室清潔。開會期間，要愛惜會議室的設(shè)備及物品，特別是投影儀等貴重物品。與會人員要自覺維護環(huán)境衛(wèi)生，做到不在會議室抽煙，更不能亂扔煙頭、紙屑和雜物，不隨地吐痰。

　　五、會議結(jié)束后，會議室的使用部門應切斷會議室電燈、空調(diào)等電器設(shè)備的電源，關(guān)好門窗，并配合工作人員檢查設(shè)施是否完好，如有損壞，照價賠償。衛(wèi)生不合格的，使用部門要對會議室進行清掃和整理。

　　六、未經(jīng)辦公室允許，任何部門和個人不得將會議室的投影儀、桌椅等設(shè)備設(shè)施拿出會議室。

　　七、上述要求，請自覺遵守，學院將作為是否繼續(xù)借用的必要條件。

　　八、此制度自下發(fā)之日起實行。

會議室使用管理制度11

　　為進一步規(guī)范管理會議室，提高工作效率，積極穩(wěn)妥推進會議系統(tǒng)建設(shè)，特制定本制度。

　　第一條、會議室設(shè)備應由其會議室管理員負責日常管理和維護。如遇設(shè)備故障，應及時向各行信息中心報告并維修。

　　第二條、會議室管理員必須堅持每周一次對相關(guān)設(shè)備進行常規(guī)檢查清理工作。在會議召開前一天，應按規(guī)定程序?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進行全面檢查。

　　第三條、會議室只能由系統(tǒng)管理員操作，嚴禁其他無關(guān)人員操作。

　　第四條、會議召開前，主辦方應做好以下相關(guān)準備工作：

　　(一)擬定議題議程；

　　(二)確定主持人、報告人、記錄人、參會人員、需要共享或討論的文件以及會議時間、程序等；

　　(三)提前一天通知參會單位或個人。

　　第五條、各參會單位接到會議召開的通知后，必須在會議開始前2小時調(diào)試好系統(tǒng)，保證所需儀器設(shè)備提前到位，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。

　　第六條、主會場在會前半小時開始對各分會場進行點名登記，并將結(jié)果上報會議主持人；對沒有準時登陸系統(tǒng)的分會場，將追究其相關(guān)人員的責任。參會人員應提前到會，因故中途離場的領(lǐng)導同志應發(fā)送消息至會議主持人。

　　第七條、系統(tǒng)管理員在會前和會中必須按正確的方法操作，會議中嚴禁插拔話筒電源、關(guān)閉終端電源等非法操作。會議召開期間，管理人員要保證隨時有人監(jiān)控，確保會議正常進行。管理人員還要作好有關(guān)工作，組織參會，保持會場安靜，將隨身通訊工具置于關(guān)機或靜音狀態(tài)，不得在鏡頭前走動，不得隨意離開會場。當會場不需要發(fā)言時，將麥克風置于靜音狀態(tài)。作為分會場，在召開會議期間，在主會場呼叫時應迅速回應，不得與其他分會場互相呼叫。會議室管理人員，要做好會議室內(nèi)的資產(chǎn)管理，嚴格按有關(guān)規(guī)程管理維護設(shè)備。

　　第八條、參會人員均應保持良好的`會風，不得通過語聊、發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會議的正常進行。參會人員要遵守會議紀律，服從管理人員安排，愛護設(shè)施，不準擅自調(diào)動設(shè)備。

　　第九條、各分會場未得到主會場允許，不得擅自退出系統(tǒng)。會議結(jié)束后，各分會場應及時將會議效果上報各行信息中心。主會場、每個分會場都應準備《會議室使用情況登記薄》，用于記錄會議室使用情況及運行狀態(tài)（包括會議時間、會議名稱、召集單位、參加人員及系統(tǒng)運行是否正常等）。《會議室使用情況登記薄》由系統(tǒng)管理員本人填寫并簽名。

　　第十條會議召集者對會議內(nèi)容秘密事項的保密工作負總責。參會人員及記錄員對會議內(nèi)容秘密事項負有保密的義務。

會議室使用管理制度12

　　第一章總則

　　為了規(guī)范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好，提高會議管理工作效率、會議質(zhì)量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。

　　第二章適用范圍

　　第一條會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。

　　第二條本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。

　　第三章會議的類型及使用原則

　　第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。

　　第四條會議室使用原則：

　　一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預約情況；

　　二、會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》；如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據(jù)實際

　　三、情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補辦有關(guān)登記；

　　四、部門應在所預約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排；

　　五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

　　第四章會議準備

　　第五條會議組織部門應根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。

　　第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。

　　第七條會議組織方或人員的會議前需要準備以下內(nèi)容：

　　一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要；

　　二、涉及接待重要領(lǐng)導或貴賓的`會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領(lǐng)導的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費用等事項；

　　三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。

　　第八條行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內(nèi)容：

　　一、應于會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；

　　二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。

　　第五章會中服務和會議要求

　　第九條會場服務

　　會場服務主要由行政部負責。

　　一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌，可引導與會人員盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導人員和重要貴賓人員的座次位置；

　　二、茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔15—20分鐘添加茶水，根據(jù)與會人員飲水情況，自行調(diào)整添加茶水間隔時間；

　　三、維護會場秩序：保證會場內(nèi)外安靜，注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進行；

　　四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進行中領(lǐng)導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。

　　第十條會議要求

　　一、請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；

　　二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員；

　　三、會中，與會人員應及時關(guān)閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。

　　第六章會后工作

　　第十一條會議結(jié)束后，各部門應做好收尾工作。

　　一、會場清理：各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀，視頻等設(shè)備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設(shè)備，保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后，隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；

　　二、會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，并成文由與會人員簽字確認；

　　三、貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結(jié)束。

　　第七章會議室的管理

　　第十二條會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。

　　第十三條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。

　　第十四條如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。

　　第八章附則

　　第十五條本制度由行政部指定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報批集團通過后生效。

　　第十六條本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。

　　第十七條其他內(nèi)容

　　附件一：《會議室預約使用登記表》

　　附件二：《會議接待需求表》

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