檔案流程管理制度

　　在生活中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的檔案流程管理制度，希望能夠幫助到大家。

檔案流程管理制度1

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的`利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

檔案流程管理制度2

　　物業(yè)項目業(yè)戶檔案管理流程

　　1、職責

　　(1)客服部負責業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。

　　(2)工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。

　　(3)保安部做好業(yè)戶物品出入申請、車輛等相關(guān)資料管理。

　　2、工作程序

　　(1)管理要求

　　①.業(yè)戶情況發(fā)生變更時,應(yīng)及時修訂檔案。

　　②.業(yè)戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關(guān)借閱記錄。

　�、�.文件、資料要進行合理歸檔,分類整理。

　　④.檔案要經(jīng)常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

　�、�.部門須指定專人負責,做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無關(guān)人員泄露。

　�、�.業(yè)戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　(1)當業(yè)戶的第一份資料(含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報信息)轉(zhuǎn)到項目管理中心相關(guān)部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。

　　(2)為便于管理,每一份業(yè)戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關(guān)信息增減時,需同時修改目錄。

　　(3)主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的'特點及性質(zhì),選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式:

　�、�.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

　　②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　　③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④.各部門需依據(jù)要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

　　(4)業(yè)戶發(fā)生變更后,原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限后,經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關(guān)銷毀記錄。

　　(5)客服部主管每周一對照《業(yè)戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發(fā)理問題及時予以指導,簽署相應(yīng)評語。

　　(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項目經(jīng)理。

　　(7)項目經(jīng)理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相關(guān)部門借閱檔案時,需經(jīng)部門主管同意,辦理相關(guān)手續(xù)。

檔案流程管理制度3

　　一、工程技術(shù)資料:

　　1、項目取得資料(批文等);

　　2、各類建筑許可證;

　　3、各類圖紙;

　　4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;

　　5、物業(yè)接管驗收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶資料:

　　1、前期服務(wù)協(xié)議;

　　2、交房清單;

　　3、業(yè)主(客戶)入住驗房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務(wù)單;

　　2、報修、約修記錄。

　　四、安全維護管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來人員出入登記

　　5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

　　1、購銷合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說明書;

　　4、養(yǎng)護計劃;

　　5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養(yǎng)護工作計劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

　　1、工作計劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社區(qū)文化資料:

　　1、活動計劃;

　　2、活動通知;

　　3、活動圖片。

　　九、業(yè)主反饋資料:

　　回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

　　十、行政文件資料:

　　1、規(guī)章制度;

　　2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。

　　十一、業(yè)主委員會資料:

　　1、籌備、成立等文件資料;

　　2、會議紀要、決議等。

　　十二、財務(wù)管理資料:

　　各種收費資料(包括綜合服務(wù)費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。

　　●檔案的.銷毀:

　　根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導核實報公司領(lǐng)導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

檔案流程管理制度4

　　一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇惡贤�或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　�、俏募�資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；

　　必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　�、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　�、乒�司收到的`公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　�、裙�司領(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟�司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　�、媳竟�司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實物檔案；

　�、悠渌�具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：

　　序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門接收原/復接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期：

　　序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

　　記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：

　　□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：

　　接收人：

　　移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：

　　經(jīng)辦人：

　　移交日期：

　　年月日接收日期：

　　年月日見證人：

　　日期：

　　年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

　　檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：

　　借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：

　　目錄號：

　　部門：

　　日期：

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