文件管理制度(通用20篇)
在社會一步步向前發(fā)展的今天，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
文件管理制度1
1、目的：促進公司提高管理水平，規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規(guī)范、科學(xué)，確保文件結(jié)構(gòu)與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。
4、管理職責(zé)：企業(yè)負責(zé)人負責(zé)質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、頒布；質(zhì)量負責(zé)人負責(zé)審核；各部門負責(zé)人與質(zhì)管部共同起草其部門的質(zhì)量體系文件，并執(zhí)行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開展工作。質(zhì)量管理部負責(zé)按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查等；所有文件由人事行政部負責(zé)分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件；
6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規(guī)范內(nèi)部管理活動，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.2、部門及崗位職責(zé)文件：是指企業(yè)為規(guī)范經(jīng)營行為，明確各部門及崗位職責(zé)，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.3、操作規(guī)程文件：是指企業(yè)為規(guī)范過程管理，明確規(guī)定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件；
6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的.證據(jù)的文件；
6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責(zé)任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；
6.1.8、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、驗收方法等所做的技術(shù)規(guī)定，這里主要指藥品標(biāo)準(zhǔn)或其他相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；
6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數(shù)流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個表格；
6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)由質(zhì)量管理部負責(zé)和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負責(zé)人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質(zhì)量負責(zé)人審核，經(jīng)企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行；
6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準(zhǔn)人（姓名）、批準(zhǔn)日期在文件流轉(zhuǎn)中直接錄入，文件打印出來后，相應(yīng)人員同時在紙質(zhì)《文件審批流轉(zhuǎn)記錄》上手工簽署姓名及日期；
6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內(nèi)容、頁數(shù)、頁碼、實施日期、文件狀態(tài)。
6.3.2.1、內(nèi)容應(yīng)符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營質(zhì)量管 理規(guī)范》及其實施細則等法律、法規(guī)；
6.3.2.2、文字應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、用語規(guī)范、內(nèi)容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫，沒有發(fā)生的項目記“無”或畫“/”，各相關(guān)負責(zé)人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應(yīng)用“─”劃去原內(nèi)容，寫上更改后的內(nèi)容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數(shù)標(biāo)明，如：170401；
6.3.2.3、文件應(yīng)標(biāo)明題目、種類、以及文件編號和版本號；
6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；
6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況進行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執(zhí)行過程中如需調(diào)整，或因與國家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時，由機構(gòu)負責(zé)擬稿，質(zhì)量負責(zé)人核稿，經(jīng)企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)后由人事行政部發(fā)執(zhí)行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應(yīng)詳細記錄在《文件修改審批表》中；
6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標(biāo)識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規(guī)政策相違背，已不適應(yīng)或過時，須進行撤銷；
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進行一次清理，對不適當(dāng)或過時文件填寫《文件銷毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負責(zé)人同意后進行銷毀；
6.6、文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應(yīng)當(dāng)按照文件管理操作規(guī)程進行，并保存相關(guān)記錄；
6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應(yīng)當(dāng)為現(xiàn)行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)；
6.9、非本部門執(zhí)行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內(nèi)容相對應(yīng)的必要文件，并嚴格按照規(guī)定開展工作。
文件管理制度2
為規(guī)范學(xué)校文件簽發(fā)程序，提高工作效率，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實際，特制xx學(xué)校文件簽發(fā)制度。
一、以學(xué)�；�?qū)W校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導(dǎo)性文件、決定、規(guī)定，經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據(jù)校務(wù)會議或黨總支會討論決定的結(jié)論擬稿，處室(學(xué)部)領(lǐng)導(dǎo)審核，由校長或書記簽發(fā)。
二、以學(xué)校名義向上級報送的有關(guān)單項性問題的報告和請示，下發(fā)的`有關(guān)單項性工作的指示、規(guī)定、通知，經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿，處室、學(xué)部主管領(lǐng)導(dǎo)核稿，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。政策性較強的應(yīng)經(jīng)校長審閱。
三、以辦公室名義上報、下發(fā)的文件、材料等，由辦公室主任簽發(fā)。會議通知一般由分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。
四、文件簽發(fā)前，一般先由辦公室主要負責(zé)人核實、校正文字。
文件處理辦法
為規(guī)范學(xué)校辦文制度，明確職責(zé)分工，提高工作效率，現(xiàn)對學(xué)校文件處理辦法作如下規(guī)定：
一、收文處理
收來文件由文書統(tǒng)一簽收、啟封、登記，并分類處理。
1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱范圍為規(guī)定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負責(zé)人以上干部，由辦公室負責(zé)送閱；其他干部自行到文書處閱讀。處室、學(xué)部負責(zé)人以上干部閱文后應(yīng)在文件處理單閱文簽名欄簽名。
為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書統(tǒng)一歸檔。
2、承辦文件。來文要求承辦、答復(fù)的作承辦文件處理。
(l)涉及重大事項或幾個處室、學(xué)部協(xié)作承辦的文件，由辦公室送校主要領(lǐng)導(dǎo)閱示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示處理；屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。
(2)要求辦理時限在二日以內(nèi)的，作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導(dǎo)外出的，由辦公室直接交處室、學(xué)部負責(zé)人閱辦。
(3)處室、學(xué)部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結(jié)果，并交辦公室轉(zhuǎn)作傳閱文件。
借閱收來文件，需填寫借閱單，并按時歸還辦公室。
二、內(nèi)部文件處理
黨總支會議、校務(wù)會議、校長辦公會議、行政會議、教職工代表大會和有關(guān)專項會議的記錄及全校各種工作計劃、總結(jié)、月工作行事歷等，均為內(nèi)部文件處理，記錄文件在年終統(tǒng)一交辦室歸檔。
各處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作計劃在每學(xué)期（學(xué)年）開學(xué)前交辦公室，處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作小結(jié)（總結(jié)）應(yīng)在學(xué)期（學(xué)年）結(jié)束前10天內(nèi)交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學(xué)校學(xué)期（學(xué)年）工作計劃、總結(jié)、行事歷的附件歸檔。各處室（學(xué)部）的有關(guān)文件材料（一式三份）應(yīng)抄報辦公室。
三、外發(fā)文件處理
外發(fā)文件為本校上報、下發(fā)的請示、報告、批復(fù)、通知、公函、通報及信息簡報等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執(zhí)行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導(dǎo)的，由擬文處室或?qū)W部在擬文稿上注明，由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一編號，并由辦公室視輕重緩急統(tǒng)一交總校文印室打印，各處室、學(xué)部負責(zé)文件的校對，辦公室負責(zé)除機密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前，辦公室應(yīng)再作一次校閱，若有誤差，及時收回更正。
文件管理制度3
1適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實施過程。
3技術(shù)文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計,是組織和管理工程施工總的指導(dǎo)性文件。應(yīng)依據(jù)施工承包合同、設(shè)計文件及施工組織設(shè)計綱要(公司投標(biāo)文件)編定。經(jīng)過批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導(dǎo)工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內(nèi)容應(yīng)突出施工重點,更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導(dǎo)書
是以可操作性為主要特征的`技術(shù)性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術(shù)經(jīng)過一定時間的應(yīng)用、驗證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4職責(zé)和權(quán)限
4.1工程管理部
負責(zé)對公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產(chǎn)單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術(shù)人員,按相應(yīng)的分工職責(zé),負責(zé)進行技術(shù)交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門
各相關(guān)職能部門應(yīng)以批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務(wù)。
5施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計由項目經(jīng)理組織、項目總工編制、機關(guān)主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.2施工措施由施工隊專責(zé)技術(shù)員編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.3施工作業(yè)指導(dǎo)書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計的技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應(yīng)要求組織編制。
一般作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準(zhǔn)。重要和特殊的作業(yè)指導(dǎo)書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準(zhǔn)。涉及有重大安全風(fēng)險的作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有安全責(zé)任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導(dǎo)書必須有項目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準(zhǔn)。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應(yīng)對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準(zhǔn),確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責(zé)公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準(zhǔn)的技術(shù)文件,由批準(zhǔn)單位負責(zé)出版及報送公司有關(guān)職能部門備案。
5.3.3項目工程技術(shù)文件必須報工程管理部備案。
5.4.驗證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應(yīng)充分發(fā)揚技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應(yīng)召集有關(guān)會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導(dǎo)書開始使用時,應(yīng)進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準(zhǔn)出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計修改時,應(yīng)提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導(dǎo)書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個人應(yīng)在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負責(zé)保管。
5.6.2領(lǐng)用人責(zé)任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊是典型施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),可以長期和反復(fù)使用,領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應(yīng)按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6標(biāo)識
6.1文件編號
施工技術(shù)文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責(zé)任署名
施工技術(shù)文件應(yīng)有審批頁,由批準(zhǔn)、審核、編寫者簽名以示責(zé)任標(biāo)識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標(biāo)識。
7記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門)負責(zé)保管,保存期與技術(shù)文件同步。
文件管理制度4
為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。
第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責(zé)整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負責(zé)收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的'文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。
2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時，應(yīng)征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，按有關(guān)規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度，認真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。
文件管理制度5
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的'文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達貫徹,病區(qū)負責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
文件管理制度6
1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的'格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫：要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件管理制度7
一、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責(zé)
1、企業(yè)主要負責(zé)人負責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2、綜合管理部負責(zé)體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責(zé)組織體系文件的編制、評審、修訂；負責(zé)檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作；負責(zé)有關(guān)上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責(zé)組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、審核，對職責(zé)范圍內(nèi)記錄的格式及使用負責(zé)，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導(dǎo)及監(jiān)督，負責(zé)保管職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類
�。�1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；
�。�2）機構(gòu)和職責(zé)；
�。�3）安全投入；
（4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
（8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的.編號和標(biāo)識
安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號由安全保衛(wèi)科負責(zé)，按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標(biāo)識。受控文件在更改時接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。
國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準(zhǔn)
安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負責(zé)編制、審核職責(zé)范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放
行政辦公室負責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負責(zé)人批準(zhǔn)后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責(zé)收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應(yīng)保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當(dāng)一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標(biāo)注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號從1開始順序標(biāo)注。當(dāng)文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的換版標(biāo)注。
所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責(zé)更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制
安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責(zé)人審批同意后方可補發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由行政辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計編制并經(jīng)部門負責(zé)人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設(shè)計應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動，滿足支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時、準(zhǔn)確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責(zé)任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷毀
安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類
歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應(yīng)對下列主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：
�。�1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；
�。�2）機構(gòu)和職責(zé)；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
（5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
（11）應(yīng)急救援；
（12）事故調(diào)查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確真實、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時間
各部門在安全生產(chǎn)活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內(nèi)容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復(fù)制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
14、相關(guān)記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復(fù)制記錄
文件管理制度8
一、體系文件的構(gòu)成及分類
生產(chǎn)、研發(fā)
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務(wù)管理體系。其分別對應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營銷;人事;財務(wù)五種基本職能。
文件體系分四個層次，管理手冊為一級文件，程序文件為二級文件，工作手冊為三級文件，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級文件。
二、體系文件使用指南
質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認證，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。
質(zhì)量、環(huán)境手冊:iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn)，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求，從而產(chǎn)生了企業(yè)的'《質(zhì)量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中，將其進行整合。《質(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級文件，通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別，并告訴每個過程應(yīng)做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗收標(biāo)準(zhǔn)索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評標(biāo)準(zhǔn)》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級文件)�！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟性運行措施等內(nèi)容，《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按三級保養(yǎng)詳細敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)�！豆�(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗標(biāo)準(zhǔn)。
安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理，如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進行詳細說明。
應(yīng)急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故，并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。
服務(wù)手冊:廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務(wù)，可分為公共服務(wù)、專項服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動，客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動及會所管理的指導(dǎo)性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務(wù)管理體系
財務(wù)管理手冊:財務(wù)管理手冊是在嚴格按照國家財務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務(wù)人員職責(zé)、財務(wù)管理、核算體制、各類費用政府標(biāo)準(zhǔn)等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件。
文件管理制度9
1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責(zé)
3.1董事長負責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。
3.4公司辦公室負責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責(zé)對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的`管理手冊、負責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負責(zé)收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件管理制度10
1、資料室要確定專人負責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。
3、資料室內(nèi)嚴禁生明火，嚴禁吸煙。
4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。
5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源。
7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。
文件管理制度11
一、文件與資料識別
1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時,必須按標(biāo)準(zhǔn)化要求制定符合標(biāo)準(zhǔn)的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)
2、對外來文件要進行識別與分析,在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時要進行標(biāo)準(zhǔn)性轉(zhuǎn)換,下傳的文件必須符合標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。
3、各種資料的`收集、整理要以標(biāo)準(zhǔn)資料格式進行裝訂收藏。
4、對資料的內(nèi)容進行識別分析,不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的要修改完善。
二、文件與資料的管理規(guī)定
1、文件、資料都要按標(biāo)準(zhǔn)格式進行分類、保存、管理。
2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”,登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求,并將保存文件下發(fā)登記表存檔。
3、建立文件、資料檔案庫,專人負責(zé)管理和保存。
4、借閱、查詢各種資料、文件時,要建立借閱、查詢登記表。
5、文件、資料要整理規(guī)范,保存有序,管理到位,查找便捷。
6、若文件、資料需更新、補充、增加,必須經(jīng)過保管員進行操作,非工作人員不得隨意進行修改。
7、妥善保護文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時不得在文件上做任何標(biāo)記,不得損壞。
8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應(yīng)的安全措施,保證文件、資料的安全。
文件管理制度12
為了推進機關(guān)涉密文件管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高涉密文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認真核對信封號碼、件數(shù)，開拆后要認真核對文件的文號、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負責(zé)，其他人員無權(quán)拆封。對注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、收到時間等內(nèi)容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認真實行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報告。
四、傳閱。按照上級有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號，以便查對。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準(zhǔn)，嚴格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的`文件要登記，歸還后要及時注銷。
六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴格登記、管理制度，對復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對待，認真辦好分發(fā)手續(xù)，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規(guī)定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責(zé)任，落實到人，并作出適當(dāng)處理。
九、銷毀。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。
文件管理制度13
文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負責(zé)人或項目負責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識發(fā)放文件編號。
4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的'發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。
(3)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責(zé)人簽署意見,項目負責(zé)人根據(jù)具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。
3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:
(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;
文件管理制度14
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙,各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
一、技術(shù)文件是公司進行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據(jù),必須加強管理,切實做好各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。
保證技術(shù)文件的完整,準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。
二、技術(shù)文件的制訂,按各有關(guān)管理細則及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資料執(zhí)行。
并嚴格執(zhí)行逐級會審,會簽制度。
三、技術(shù)文件的'修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行。
四、技術(shù)文件修改前,負責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容,交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù),填發(fā)更改通知書。
六、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
七、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負責(zé)此項工作。
八、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理一定的手續(xù)后方可復(fù)印。
九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
十、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負責(zé)此項工作。
十一、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理手續(xù)后方可復(fù)印。
文件管理制度15
文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導(dǎo)和部門必須執(zhí)行如下規(guī)定:
1、由上級機關(guān)下發(fā)的.各類行政、政工、醫(yī)療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應(yīng)由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。
2、醫(yī)院辦公室主任負責(zé)對各類收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱和執(zhí)行。院級領(lǐng)導(dǎo)批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門對院領(lǐng)導(dǎo)批示文件應(yīng)在規(guī)定時間抓好落實,落實后應(yīng)將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負責(zé)對文件批轉(zhuǎn)及執(zhí)行過程中的督促、檢查,有權(quán)對延誤工作的部門提出批評。
5、執(zhí)行文件批轉(zhuǎn)過程中的簽收、注銷規(guī)定,對丟失文件、延誤工作者應(yīng)予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。
6、各類文件在批轉(zhuǎn)過程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。
文件管理制度16
一、編制目的
通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、適用范圍
本制度適用于對項目部安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。
三、工作職責(zé)
1.項目經(jīng)理負責(zé)本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準(zhǔn)和發(fā)布。
2.分管安全副經(jīng)理負責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.安全科負責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
4.各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的'安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。
5.安全科負責(zé)組織標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。
四、工作程序
(一)文件的制定
1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項目實際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。
(二)發(fā)放管理
1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。
2.安全科按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。
3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)取科室、施工隊?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。
4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,到安全科辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。
(三)文件的修改與修訂
1.文件出現(xiàn)下列情況時,需進行修改或修訂:
1.1文件編制本身重大失誤;
1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化運行過程中出現(xiàn)變動;
1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;
1.4其它情況。
2.安全生產(chǎn)管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經(jīng)理提出書面申請,項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進行修改或修訂。
3.安全生產(chǎn)管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。
4.安全科將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理文件收回。
5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
(四)文件的評審
1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。
2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
(五)文件的借閱
1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。
2.外來人員需借閱時,必須經(jīng)項目經(jīng)理審批后方可向用戶提供。
(六)廢止和回收
新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
文件管理制度17
局辦公室負責(zé)我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽，方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。
(三)對急辦件，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的.內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。
(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，送區(qū)保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。
文件管理制度18
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件(指時效性較強的文件)。本制度的內(nèi)行文所指的.是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀(jì)要和會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號
各部門發(fā)放文件之前，應(yīng)交至辦公室統(tǒng)一編號并留存一份(見附件一《編號規(guī)則》)。
3、格式要求(附件二)
�、�、每一頁頁眉右側(cè)注明公司名稱并用五號宋體加粗字體。
⑵、每一頁頁腳中心注明頁數(shù)和總頁數(shù)，其中總頁數(shù)用“()”括起。
�、�、在首頁正文上方注明文件的編號、生效時間、修訂時間、總頁數(shù)、擬定部門，簽發(fā)人。
�、取⑽募䴓�(biāo)題使用宋體小二號字居中。
⑸、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。
�、�、主題詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。
�、�、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。
注：主題詞即文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞。抄報適用于需了解文件內(nèi)容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內(nèi)容的相關(guān)單位、部門及同級部門。
4、辦公室負責(zé)對各部門起草的文件格式進行審核，對不符合格式要求的，有權(quán)退回并按要求格式改正。
文件管理制度19
一、管理職現(xiàn)
1、技術(shù)部負責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗規(guī)范)的編制、更改、負責(zé)人負責(zé)審核。
2、總經(jīng)理負責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進行審批。
3、品控部負責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。
二、工作程序
1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求,通過,確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗規(guī)范等)。
2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實到有關(guān)人員,收集有關(guān)資料,作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù),這些資料應(yīng)由技術(shù)部負責(zé)人對其適宜性進行評審。
3、通過評審,由開發(fā)人員對產(chǎn)品進行開發(fā),編制相應(yīng)的技術(shù)文件,這些文件在適當(dāng)?shù)碾A段,由生產(chǎn)行政部對其符合性進行評審,必需時由質(zhì)量負責(zé)人如今有關(guān)部門一同進行評審。評審符合要求后,交技術(shù)部負責(zé)審核、總經(jīng)進批準(zhǔn)后進行小樣試驗。
4、通過批準(zhǔn),由化驗室 負責(zé)小親試樣,對小樣進行產(chǎn)品特性的總體驗證。
5、在驗證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求,應(yīng)由原開發(fā)人員負責(zé)對設(shè)計開發(fā)文件作更改,更改后仍應(yīng)進行審批。
6、通過驗證,產(chǎn)品符合要求,可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認的方法對產(chǎn)品進行鑒定。
7、通過鑒定,由開發(fā)人員對技術(shù)進行一次完整性的.檢查,正式定稿,定稿的文件由質(zhì)量負責(zé)人員進行審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。
8、審批后的正搞,由品控部移交到技術(shù)部進行歸檔,根據(jù)需要,技術(shù)部負責(zé)指派專人對文件進行復(fù)制,發(fā)放到需使用的部門,進行使用。
9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進行更改,由使用部門提出報技術(shù)部,負責(zé)人簽注意見后,由原開發(fā)人員進行更盡管,當(dāng)指定其它人員更改,應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。
10、更改后,應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后,由技術(shù)部負責(zé)原稿進行修改,對發(fā)下文件同時進行修改。
11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件,對制訂審批后的文件應(yīng)嚴格執(zhí)行。
12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實施情況。
13、當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況,質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進行整改,嚴重的應(yīng)按違反廠紀(jì)廠規(guī)進行處理,對造成損失將追究經(jīng)濟責(zé)任,對造成事故的移交有關(guān)方面處理。
文件管理制度20
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識
4.1.1機電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識,標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機房重地,非請勿進的標(biāo)識。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼嚴禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應(yīng)有天臺重地,非請勿進的標(biāo)識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險,請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物,手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識
4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有危險勿進,高空作業(yè),注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時,必須在開關(guān)上掛有人工作,禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放暫停使用告示牌,清潔時掛放清潔中字樣的'標(biāo)識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時,應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護服務(wù))標(biāo)識,應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn)。
4.3標(biāo)識的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識,必須嚴格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識,部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識意義,應(yīng)及時更換、替補或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
《ci標(biāo)識手冊》
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