公司檔案管理制度通用15篇
在社會一步步向前發(fā)展的今天，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編整理的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。
公司檔案管理制度1
第一條
管理部門1.文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。
第二條
文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。
第三條
文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條
檔案分類1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的'檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條
檔案名稱及編號1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條
檔號編定1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。
第七條
歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條
保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條
檔卷清理1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
第十條
調(diào)卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員�！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾�！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條
調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負(fù)責(zé)處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。
公司檔案管理制度2
第一章總則
第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動，根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》，并結(jié)合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理范圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務(wù)指標(biāo)快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了后，應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一：建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。
2.會計憑證裝訂時的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會計憑證裝訂后的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應(yīng)按年整理立卷�；疽笫牵�
(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的`封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求：
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應(yīng)對其修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中，需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交，由財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。
第十五條機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)。
第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
公司檔案管理制度3
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的`書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
公司檔案管理制度4
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的`總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的.會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
公司檔案管理制度5
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認(rèn)股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
（三）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
�。ㄎ澹┕镜母鞣N請示報告及上級部門的批復(fù)；
�。┘瘓F(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；
（七）政府各級部門發(fā)送的文件；
（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
�。ㄊ┕緳n案的交接清冊和銷毀清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；
�。ㄈ┕靖鞑拷�(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；
�。ㄋ模┕竞蜆I(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財務(wù)類
（一）年度審計報告；
（二）年初預(yù)算報告；
�。ㄈ┴攧�(wù)分析報告；
�。ㄋ模┴攧�(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；
�。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊�、部室人員編制及花名冊
�。ㄈ┞毠お剳颓闆r記錄；
�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
�。ㄎ澹﹦趧庸べY報表（年報）；
�。┯嘘P(guān)獎勵基金和福利基金的'開支情況資料
五、行政類
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
�。ㄈ┵徺I固定資產(chǎn)計劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
公司檔案管理制度6
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的.借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案管理制度7
一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責(zé)1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的`安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募�，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；
�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。
⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
�、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：
a)公司規(guī)定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。
d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。
六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：
借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
公司檔案管理制度8
一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。
(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的'實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告?zhèn)�人有關(guān)事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。
(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進(jìn)行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度9
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的'保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度10
1 目的與范圍
本制度規(guī)定了xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。
其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2 管理職責(zé)
2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的.領(lǐng)導(dǎo)工作。
2.2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2.3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3. 管理內(nèi)容
3.1檔案的分類及編號
a)共設(shè)置三個一級類目。
編號用漢語拼音音節(jié)表示。
一級類目分類編號順序如下:
代 號 名 稱
aq 安全類檔案
hb 環(huán)保類檔案
w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號,編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項檢查)、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。
3.3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環(huán)保評價及驗收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3.4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料等。
3.5檔案的保存期限
3.5.1安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.2環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
公司檔案管理制度11
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責(zé)
公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項資料：
1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營管理者、法人（這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿�、�?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的`信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級為機(jī)密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；個人級客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度12
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。
第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財政預(yù)算。
第二章 機(jī)構(gòu)和人員
第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;
(三)對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;
(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。
第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的`檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。
第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章 基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門，配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。
第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
公司檔案管理制度13
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的.主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。
公司檔案管理制度14
第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的.各種社會榮譽(yù)資料;
(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
公司檔案管理制度15
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的'產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
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