文件管理制度
在社會一步步向前發(fā)展的今天，很多地方都會使用到制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
文件管理制度1
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的'立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件管理制度2
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)其他有關(guān)重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打��；
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關(guān)來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的'報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監(jiān)督下銷毀。
文件管理制度3
1.目的
為了加強對安全生產(chǎn)制度的管理,確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制,確保使用文件的適宜性和有效性,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責:
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門,負責所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負責起草有關(guān)培訓、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟責任考核等文件的`編制。
3.2安全科負責起草有關(guān)安全文件的編制。
3.3技術(shù)科負責起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。
3.4機動科負責起草有關(guān)設(shè)備、維護、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負責起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求:
4.1引用法規(guī)、標準
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標準化評定標準》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標準。
4.2文件編寫要求:
4.2.1簡單說明編寫目的;
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍;
4.2.3實施活動的主管部門與相關(guān)部門的職責和權(quán)限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容,要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么,由誰來做,如何做,達到什么標準,信息如何反饋,獎勵與考核等。
4.2.5文件實施日期。
5.文件審批
文件編寫后,由部門負責人核稿后,送交主管廠領(lǐng)導審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次:正常情況下,每年組織評審一次;當出現(xiàn)以下情況時,可隨時組織評審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化;
c)安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機構(gòu)發(fā)生重大變化;
d)管理機構(gòu)的管理職責發(fā)生重大變化時;
6.1.2評審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性;
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性;
c)與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性;
d)安全管理制度之間的相容性和匹配性;
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次:正常情況下,每兩年組織修訂一次。當出現(xiàn)以下情況,可隨時組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化,現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突,或不能充分滿足法律、法規(guī)要求;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化;
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn),現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理;
d)組織機構(gòu)發(fā)生重大變化,需重新分配安全生產(chǎn)職責;
e)各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化,規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動;
6.2.2修訂組織權(quán)限:制度文件的修訂,本著制訂部門組織修訂的原則,當制訂部門發(fā)生職能變化時,由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時,需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù):
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中,員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件,要履行會簽手續(xù),最后由廠長審批后,修訂版發(fā)布實施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因,終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度,按原審批程序申請批準終止。
文件管理制度4
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的`文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
文件管理制度5
第一章總則
第一條為使機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領(lǐng)導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。
第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應(yīng)將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領(lǐng)導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調(diào)。
第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：(1)上級機關(guān)主送本機關(guān)、并需要貫徹落實的文件；(2)本機關(guān)所屬部門主送本機關(guān)的請示件；(3)平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應(yīng)簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領(lǐng)導閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導、主管領(lǐng)導，再送其他領(lǐng)導。對需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導，再送主要領(lǐng)導和其他領(lǐng)導。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領(lǐng)導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應(yīng)當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯修k。
(一)承辦公文應(yīng)按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時向領(lǐng)導匯報反饋。
(二)對需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>
(三)對只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。
(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，應(yīng)當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級機關(guān)對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對方回復(fù)的公文。
第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發(fā)文處理
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
(一)《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經(jīng)秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。
(二)經(jīng)常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權(quán)的常務(wù)副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關(guān)部門的調(diào)查、視察報告，經(jīng)分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。
(三)《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經(jīng)分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
(五)各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件，應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。
(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領(lǐng)導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細檢查領(lǐng)導簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領(lǐng)導和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的'采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第四章文件管理
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應(yīng)嚴格按發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。
第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級機關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)同意，并請示保密機關(guān)。經(jīng)批準同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標明翻印、復(fù)制機關(guān)的名稱。翻印，復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關(guān)的秘密以上文件需向上級機關(guān)寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關(guān)負責人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。
文件管理制度6
規(guī)范性文件管理辦法
第一條：為提高我局規(guī)范性文件的質(zhì)量，確保規(guī)范性文件的合法性，保護行政管理相對人的合法權(quán)益，根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，結(jié)合本局實際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權(quán)利、義務(wù)，具有普遍約束力并可反復(fù)適用的規(guī)定、辦法、細則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
�。ㄒ唬┎渴鸸ぷ�，規(guī)范本機關(guān)、本系統(tǒng)內(nèi)部工作的文件；
�。ǘ⿻h紀要。
第三條：規(guī)范性文件資料應(yīng)貼合下列規(guī)定：
�。ㄒ唬┵N合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定；
�。ǘ┵N合職權(quán)法定原則；
�。ㄈ┡cWTO原則或其他規(guī)范性文件相協(xié)調(diào)，無地方保護和行業(yè)保護的規(guī)定。
第四條：規(guī)范性文件不得創(chuàng)設(shè)下列事項：
（一）行政許可；
（二）行政事業(yè)性收費；
�。ㄈ┬姓幜P；
�。ㄋ模┬姓䦶娭拼胧�；
（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權(quán)益；
�。┓�、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定之外的義務(wù)。
第五條：法制辦負責對規(guī)范性文件進行監(jiān)督和管理（包括規(guī)范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。
第六條：規(guī)范性文件原則上由業(yè)務(wù)工作機構(gòu)指定專人負責起草。需報市政府或市人大批準的規(guī)范性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)工作機構(gòu)組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關(guān)部門的人員、有關(guān)專業(yè)人員或社會團體的代表參加。
第七條：規(guī)范性文件初稿構(gòu)成后，應(yīng)由負責起草的業(yè)務(wù)工作機構(gòu)將以下材料提交法制辦審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本。
規(guī)范性文件資料與其他行政機關(guān)職責相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機關(guān)協(xié)商情景的說明。
第八條：法制辦應(yīng)當在收到送審材料之日起7個工作日內(nèi)提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規(guī)定，對規(guī)范性文件進行審查并按下列規(guī)定處理：
�。ㄒ唬┵N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進行文字把關(guān)；
�。ǘ┧蛯彶牧喜毁N合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，將送審材料退回負責起草的業(yè)務(wù)工作機構(gòu)，并書面說明理由；
（三）送審材料只存在立法技術(shù)問題的，予以修改并簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進行文字把關(guān)。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，經(jīng)局辦公會議討論決定或局長批準后，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關(guān)規(guī)定進行登記審查：
（一）規(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規(guī)范性文件的'依據(jù)文本；
�。ㄋ模┍静块T法制工作機構(gòu)的書面意見。
規(guī)范性文件資料與其他行政機關(guān)職責相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機關(guān)協(xié)商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規(guī)定事項之一的規(guī)范性文件，由主管局領(lǐng)導審核經(jīng)局長批準后簽發(fā)，并應(yīng)自發(fā)布之日起7個工作日內(nèi)由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本；
�。ㄋ模┍静块T法制工作機構(gòu)的書面意見。
負責起草規(guī)范性文件的業(yè)務(wù)工作機構(gòu)應(yīng)當在規(guī)范性文件發(fā)布后3日內(nèi)將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。
第十二條：規(guī)范性文件除按本辦法第九條、第十條規(guī)定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應(yīng)在發(fā)布之日起3日內(nèi)由負責起草的業(yè)務(wù)工作機構(gòu)將規(guī)范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統(tǒng)一送市政府法制辦、市人大、上級質(zhì)監(jiān)局等部門備案。
第十三條：規(guī)范性文件應(yīng)當自發(fā)布之日起30日內(nèi)在本局網(wǎng)站上公開，亦可同時采取其他方式公開。規(guī)范性文件在本局網(wǎng)站的公開程序按照本局政務(wù)公開的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條：規(guī)范性文件應(yīng)自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規(guī)范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。
第十五條：規(guī)范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規(guī)范性文件按政府每屆任期匯編一本。
第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀征市規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》規(guī)定處理。
第十七條：本辦法由揚州市儀征質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局法制機構(gòu)負責解釋。
第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。
文件管理制度7
為規(guī)范我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:
1、文件發(fā)放要編號標識,建立發(fā)放記錄,并歸檔保存,文件發(fā)放記錄要求部門、數(shù)量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號),每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,應(yīng)使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按時記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“年月日”應(yīng)用阿拉伯數(shù)字寫清楚、完整(如20xx年4月1日),不準涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號,編號與現(xiàn)行體系文件編號不符的應(yīng)及時改正(如lt—55應(yīng)改為yl—80),改正編號時應(yīng)將舊編號單杠劃去,沒有編號的要按現(xiàn)行體系文件編號要求編號,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫,記錄表不適用時應(yīng)及時更改,檢查中每發(fā)現(xiàn)一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應(yīng)將欄目單杠劃去,每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫而沒有劃掉的'欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內(nèi)所填寫的數(shù)據(jù)必須與所標示的單位一致,如因表格印制等原因?qū)е聵耸締挝慌c數(shù)據(jù)記錄的不一致時,應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的標示單位或換算成表格內(nèi)標示單位,每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e時應(yīng)及時更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格),相關(guān)車間應(yīng)及時制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術(shù)科,對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導書中所規(guī)定的數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責任,未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。
11、各車間應(yīng)在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時整改,廠部每月將對各車間進行不定期檢查,檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按相關(guān)規(guī)定進行考核。
12、對現(xiàn)場檢查中的提問,崗位操作人員應(yīng)能準確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容,對于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車間10元。
13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程,并粘貼上墻,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無操作規(guī)程處罰相關(guān)車間30元,未粘貼上墻處罰責任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計報表必須完善,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車間10—30元。
文件管理制度8
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標準、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領(lǐng)導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關(guān)重大事項；
3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打�。�
11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；
(7)政府領(lǐng)導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的`完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
文件管理制度9
1、學校各部門對學校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數(shù)，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的.文件，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動工作，事先要把文件交清。
文件管理制度10
一、總經(jīng)辦設(shè)專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的'詳細資料、附件等）應(yīng)及時主動地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導報告，情況嚴重的應(yīng)提交領(lǐng)導給予責任人必要的處理。
文件管理制度11
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規(guī)范、科學的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務(wù)資料等。
3職責
3.1客服中心設(shè)專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經(jīng)營財務(wù):經(jīng)營合同、財務(wù)資料。
d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護資料(大、中修年度計劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運行維護保養(yǎng)資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作,對破損或變質(zhì)檔案要及時進行修補和復(fù)制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調(diào)閱權(quán)限:
a)財務(wù)資料除主任外,非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負責人及主任批準,財務(wù)人員因工作需要借閱的.須經(jīng)客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機密的檔案資料時,應(yīng)填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書籍45日內(nèi)歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應(yīng)辦理清點、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應(yīng)立即寫出書面報告,并按情節(jié)追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關(guān)部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。
c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關(guān)內(nèi)容。
d.業(yè)主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調(diào)閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)
5.3標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
文件管理制度12
本廠對二級維護、總成修理、整車修理的車輛實行維修前診斷檢驗、維修過程檢驗和竣工質(zhì)量檢驗制度。質(zhì)量檢驗人員具體負責制度的貫徹執(zhí)行。
1.維修前診斷檢驗制度
1、在診斷檢驗前，質(zhì)量檢驗員應(yīng)主動告知車主出具《機動車維修記錄》。
2、根據(jù)汽車技術(shù)檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術(shù)狀況，質(zhì)量檢驗員確定所需要的'檢測項目。
3、質(zhì)量檢驗員針對每一檢測項目實際進行檢測，并依據(jù)檢測結(jié)果和車輛實際技術(shù)狀況進行故障診斷，以確定附加作業(yè)項目（二級維護）或維護和修理方案。
4、質(zhì)量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修項目等填寫《機動車維修記錄》，并根據(jù)檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認。
5、調(diào)度人員將維修作業(yè)單下派車間，車輛進入作業(yè)車間。
2.汽車維修過程檢驗制度
1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結(jié)合的"三檢"制度。
2、檢驗內(nèi)容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的檢驗，各總成組裝、調(diào)試檢驗。
3、各檢驗人員根據(jù)分工，嚴格依據(jù)檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄并填寫《車輛維修過程檢驗單》。
4、經(jīng)檢驗不合格的作業(yè)項目，需重新作業(yè)，不得進入下一道工序。
5、對于影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應(yīng)予以維修或更換，及時通知前臺，并協(xié)助前臺向車主做好解釋工作。
6、對于新購總成件，必須依據(jù)標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。
7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區(qū)域，通知總檢進行竣工質(zhì)量檢驗。
3.汽車維修竣工質(zhì)量檢驗制度
1、汽車維修竣工質(zhì)量檢驗由總檢負責。
2、汽車維修竣工質(zhì)量檢驗內(nèi)容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試后的再檢測及車輛驗收。
3、修竣車輛竣工質(zhì)量檢驗嚴格依據(jù)《汽車維護、檢測、診斷技術(shù)規(guī)范》（GB/T18344-20xx）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進行路試，對于路試中所發(fā)生的不正�，F(xiàn)象，要認真復(fù)查。路試合格后重新進行底盤檢查，確保各項技術(shù)性能合格后，將有關(guān)內(nèi)容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。
4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質(zhì)量檢測。檢測合格后，將車輛交付托修方。
文件管理制度13
為了便于各部門新文件的下發(fā)，規(guī)范文件會簽程序，加強部門間工作的配合與協(xié)作，特制定本制度：
第一條：會簽的目的
是為了增加辦事效率和增強制度、規(guī)定的執(zhí)行力度。
第二條：會簽的范圍
需要其他部門配合的工作和其他部門執(zhí)行遵守的制度、規(guī)定。
第三條：會簽方法
由文件起草部門確定會簽的內(nèi)容，并填寫《文件簽發(fā)審批單》。審批單中應(yīng)注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務(wù)名稱）
第四條：會簽文件編號方法
按各部門的統(tǒng)一順序和要求編號。如：希團字20xx第 號、希人字20xx第 號。
第五條：會簽文件的'主送單位
與會簽內(nèi)容相關(guān)的主要部門單位。
第六條：會簽文件的抄送單位
與會簽內(nèi)容相關(guān)的次要部門單位。
第七條：會簽文件中的會簽單位
會簽單位的領(lǐng)導審閱后，應(yīng)在《文件簽發(fā)審批單》中會簽單位處簽署本人的姓名且標注日期，以明確責任。
第八條：會簽文件密級的劃分
會簽文件分絕密級、機密級、秘密級三種。
第九條：公司密級的確定
1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
3、公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。
第十條：文件會簽的順序
按文件內(nèi)容相關(guān)的部門、總經(jīng)辦/集團人力資源部或分公司人行部、相關(guān)集團副總和藹總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。
第十一條：文件會簽的要求
1、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。
2、各會簽單位及個人自收到需會簽文件后，須在4小時處理時限內(nèi)回復(fù)，文件擬定部門負責文件會簽跟蹤工作。各會簽單位必須在會簽單上簽名。
3、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結(jié)果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。
文件管理制度14
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的`檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件管理制度15
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內(nèi)部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的`作好登記，填寫應(yīng)仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達學院領(lǐng)導或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應(yīng)按時上交當月的工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應(yīng)上交相應(yīng)的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學院相應(yīng)的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
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